¿Cómo hacer una Matriz de Priorización para ser más efectivos?
Una de las grandes razones que explican la falta de productividad, sea laboral o personal, es una priorización inadecuada. ¿Qué es prioritario? ¿Qué tareas debemos realizar primero y cuáles dejar para el final de la semana? ¿Cómo priorizar? ¿Y si todo es urgente e importante?
La matriz de priorización es una herramienta que nos ayuda a decidir qué es más urgente, más importante y qué ruta de trabajo seguir para cumplir con nuestros objetivos a tiempo, gracias a la ponderación numérica de una serie de criterios.
Esta podría ser una definición teórica. Pero vamos a ver qué es realmente prioritario para nosotros, cómo utilizar esta matriz de priorización de problemas, o cuadro de prioridades, para adaptarla a nuestras necesidades reales. Para finalizar el artículo con alternativas al alcance de todos, que nos ayudarán también a conseguir nuestros propósitos.
¿Qué es prioritario?
A menudo, atravesamos épocas en las que el volumen de trabajo nos puede llegar a sobrepasar tanto, que terminamos bloqueados y rindiendo a un nivel muy inferior a nuestra capacidad real. Provocando así, una cruel frustración en nosotros.
Esto puede ocurrir, bien porque no sabemos qué es lo verdaderamente prioritario, bien porque una vez hemos planificado las tareas que nosotros consideramos prioritarias, siempre aparecen interrupciones de ‘apaga fuegos urgentes’, que terminan quemando nuestro calendario.
Lo mejor en estos casos es buscar un equilibrio para saber qué tareas debo planificar, cuáles debo decir ‘no’, y qué actividades tengo que ponerme a hacer en ese momento, sin necesidad siquiera de planificarlas. Incluso, qué cosas es mejor delegar, otro aspecto importante en nuestra productividad laboral, siempre y cuando se realice correctamente.
En este mismo blog, Jeroen Sangers explica que «las prioridades no son para fijar, sino para tenerlas en cuenta», en el post ¿Cómo priorizar tus tareas cuando todo es urgente e importante?
Así pues, una tarea es prioritaria cuando nos ayuda a cumplir con nuestro objetivo general. Por lo que es importante. Es necesaria realizar cuanto antes, porque dependen otras actividades de ella. Tareas a la espera que también persiguen ese objetivo general.
En estos dos criterios, incluimos la perspectiva general como un aspecto principal para tomar decisiones. Sin perder de vista nuestro propósito general, a largo plazo. En base a esto, cada persona tendrá sus propios ejemplos de prioridades, sin incumplir, por ello, ninguna regla supeditada a la efectividad perfecta.
¿Cómo hacer una matriz de priorización de problemas?
Y en la práctica, ¿cómo priorizar tareas? La matriz de priorización de proyectos nos puede ayudar a decidir qué actividades son clave para nosotros, gracias a la ponderación, descomposición, análisis y agrupación de actividades.
Pocos profesionales se sientan en frente de su listado de tareas e invierten un momento para analizar cada una, con el fin de analizar y clasificar las actividades. De vez en cuando, debemos parar y pensar: ‘esta tarea pertenece a esta actividad general, por tanto tiene un nivel priorización ‘X’, esta otra corresponde a tal grupo de actividades, por lo que según nuestro orden de prioridad, debemos clasificarla con una ponderación de ‘X’’.
Por ello, los pasos que recomiendo seguir para hacer una matriz de priorización según nuestras necesidades son:
- Identifica los objetivos generales de tu plan estratégico.
- Crea un listado de actividades que te ayuden a cumplir con esos objetivos.
- Establece unos parámetros que identifiquen la importancia de cada objetivo. En el ejemplo, los objetivos de SEO o conversión (puntos del 1 al 10) son más importantes que los de Onboarding y Social Networking (del 1 al 5).
- ¡Únelos!
- Por último, súmalos e identifica qué actividades son más importantes y prioritarias para ti.
En este caso, Redacción de contenido propio/ajeno tiene una prioridad más alta, en base a los objetivos generales que perseguimos, por lo que la situamos lo más arriba de nuestra lista de tareas. Después, iría Gestión en redes sociales y a continuación Ampliar contenido formativo.
De esta manera, siempre tenemos en cuenta esa perspectiva de ‘¿qué buscamos?’ ‘¿qué queremos alcanzar?’ Bien, pues enfoquemos nuestros esfuerzos en aquellas actividades que nos ayuden a conseguirlo.
Esta matriz podría servir perfectamente para realizar también una priorización de riesgos lo más objetiva posible, o también con una matriz de priorización de proyectos, la cual nos ayudaría a saber cómo priorizar proyectos.
Orden de prioridad según la alternativa de Eisenhower
La popular matriz de Eisenhower hace una clasificación por niveles de prioridad en:
- Urgente–Importante
- Urgente–No importante
- No urgente–Importante
- No urgente–No importante
En esta matriz, cedida por el gestor de proyectos Sinnaps, podemos encontrar varios ejemplos de prioridades, siguiendo estos cuatro criterios. Además, podemos ver cuáles son los efectos que conlleva situar este tipo de tareas en cada cuadrante.
Matriz de Eisenhower
Orden de prioridad según la alternativa de Sinnaps
Existe otro tipo de método para priorizar el trabajo. Es el que usa la aplicación de planificación y gestión Sinnaps, de manera gratuita.
Las relaciones entre las actividades, junto con los plazos fijados y la duración de las mismas, nos indican qué orden de tareas debemos seguir para llegar a tiempo.
De la manera más sencilla, podemos tener nuestra lista de tareas planificadas y priorizadas. Primero, podrías hacer una matriz de priorización, en la que identificaras las tareas que persiguen con tu objetivo general, y segundo, las planificarías y gestionarías en esta herramienta intuitiva y fácil de usar.
“Saber qué es lo importante requiere un esfuerzo por nuestra parte”
Su tablero de actividades está basado en Kanban y muestra las actividades por hacer, las completadas, en proceso y las que estás fuera de plazo. Además, dispone de un calendario para planificar y gestionar no sólo actividades, sino también recursos y costes.
Saber qué es urgente o no, puede ser más o menos sencillo a través de plazos y demás especificaciones del cliente, del jefe u otros agentes externos. Sin embargo, saber qué es lo importante requiere un poco más de esfuerzo por nuestra parte.
La matriz de priorización, junto con las demás alternativas descritas, nos pueden ayudar a detectarlo, pero somos nosotros los que debemos identificar antes nuestras necesidades reales. ¿Para qué cada mañana nos levantamos y vamos a trabajar? Sí, para tener un ingreso a final de mes, pero para conseguir eso ¿qué me hace falta realmente?
Descompón, analiza, agrupa actividades según tus objetivos principales y planifícalos ;)
