GTD y la matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower es una clasificación de tareas popularizada por Stephen Covey en su bestseller Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. La matriz divide las tareas en cuatro grupos basados en sus dos ejes urgencia e importancia.
La matriz de Eisenhower
Habitualmente, la matriz viene acompañada por un consejo sobre qué hacer con las tareas en cada cuadrante:
- Urgente/importante: hacerlo ahora
- No urgente/importante: planificar en la lista de tareas o el calendario
- Urgente/no importante: delegar la tarea
- No urgente/no importante: descartar
Siempre me ha sorprendido el consejo de delegar tareas urgentes y no importantes, especialmente en relación con las tareas que no son urgentes. Si hay una tarea que no vale la pena de hacerla, porque no es importante, ¿porque hay que delegarla si ponemos una fecha de vencimiento?
Tampoco estoy muy de acuerdo con la idea de siempre dar prioridad a las tareas urgentes. Obviamente, hay que evitar que pasemos las fechas de vencimiento, pero justo en las tareas importantes y no urgentes está el trabajo de evitar urgencias y de avanzar hacia las metas. Yo, siempre que puedo, intento dar la prioridad a este grupo.
Getting Things Done
Aunque no está escrito específicamente, los cuatro cuadrantes de Eisenhower están incorporados en el flujo de trabajo de GTD.
Como sabéis, el flujo de trabajo consiste de cinco pasos distintos: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer. En el segundo paso, procesar, hay que tomar una decisión sobre qué hacer con cada elemento en la bandeja de entrada. ¿Hay alguna acción?, ¿cuál es el resultado deseado? y ¿cuál es la próxima acción a tomar? En otras palabras, analizamos si realmente vale la pena hacer algo. Es en este paso, que descartamos las tareas no importantes, porque no encajan en nuestras áreas de responsabilidad ni nos ayudan a lograr nuestros objetivos.
El flujo de trabajo publicado por Sally McGhee menciona este punto específicamente y es el flujo que yo habitualmente uso y enseño.
El factor de importancia de Eisenhower, lo podemos encontrar en el último paso de GTD: hacer. David Allen sugiere que decidamos qué hacer en cada momento utilizando el calendario (para tareas que hay que hacer en un día específico) y la lista de acciones (para tareas que hay que hacer lo antes posible). El proceso de decidir es complejo e incluye cuatro criterios (contexto, tiempo disponible, energía disponible y prioridad), los seis niveles de perspectiva y además la realidad de la situación actual.
La fase de Hacer incluye los malabares para compaginar las tareas urgentes y las tareas que dan más resultados a largo plazo.
Como podéis ver, no es necesario clasificar las tareas según la matriz de Eisenhower, porque ya está incorporado en GTD.
