No te olvides de esto si quieres ser productivo

¿Sabías que el desorden te hace perder tiempo y dinero?...

Así es, vivir y trabajar en un entorno sin orden y organización actúa de imán para el despilfarro y, por supuesto, te aleja de tu objetivo de ser productivo.

Si te resulta cercana la sensación de caos y descontrol y sientes que el dinero en material y tiempo se te escapa de las manos, es hora de poner orden.

A menudo, cuando pensamos en ser más productivos nos llaman la atención los métodos más complejos. Sin embargo, aspectos sencillos como el orden y la organización son el primer paso firme para cualquiera que quiera conseguir una mejora real y aumentar así su productividad.

Con orden y organización, tanto a nivel personal como profesional:

• No pierdes el tiempo buscando lo que necesitas.
• Puedes vivir y trabajar de forma más eficiente y por tanto reducir gastos.
• Puedes tener una sensación interna de control que se traduce en bienestar.
• Aprovechas más el espacio.
• Disfrutas de un entorno mucho más agradable.
• Puedes detectar fácilmente cuando te falta o te sobra algo.
• Proyectas una mejor imagen ante los demás.

Ahora bien, si ser ordenado y organizado no es una de tus fortalezas y realmente te has propuesto el conseguirlo, es importante que cuentes con un método efectivo.

Por ello quiero explicarte, o recordarte si ya la conoces, una metodología sencilla pero muy potente: las 5S de Lean Management.

Es una metodología de éxito, desarrollada en Japón, con la que se obtienen excelentes resultados de forma efectiva y sencilla. Su nombre se debe a que, en japonés, las 5 etapas que componen el método empiezan por la letra S. De ahí el nombre de las 5S.

Aquí te dejo una pincelada de cada una de las etapas:

1. Clasificación (Seiri):

La clave es identificar todo lo que no te sirve, es decir, todo aquello que no te aporta valor y desprenderte de ello. De este modo liberas espacio y ganas agilidad al estar rodeado sólo de cosas que te sirven.

La pregunta que tienes que hacerte en esta etapa con todo lo que te rodea es: ¿Esto realmente es necesario o no lo es?…

Si la respuesta es “no es necesario” y además no le va a servir a nadie, tíralo en el correspondiente contenedor de reciclaje.

Si la respuesta es “no es necesario” pero alguien que no seas tú lo puede necesitar, dáselo.

Y si la respuesta es sí“, es necesario”, lo dejamos para cuando pasemos a la etapa 2 de ordenar.

2. Orden (Seiton):

Consiste en ubicar todo lo que necesitas de modo que te sea fácil y rápido encontrarlo y utilizarlo. Un criterio muy sencillo, y como todo lo sencillo, práctico, es ordenar por frecuencia de uso.

De esta forma, todo lo que se usa diariamente y de forma continuada tiene que estar lo más accesible posible y a la vista.

Conforme las cosas se utilizan algo menos pueden estar algo más alejadas.

Y aquello que usas de forma esporádica puedes guardarlo en los estantes menos accesibles de los armarios o incluso fuera del espacio dónde lo utilizas.

3. Limpieza (Seiso):

Además de la limpieza tal y como la conoces, consiste en identificar las zonas que más se ensucian y encontrar soluciones para evitarlo.

Para aplicar este enfoque preventivo es muy interesante integrar este concepto en el diseño de los espacios. Un buen diseño debe evitar rincones difíciles de limpiar y que la suciedad se vaya acumulando en determinadas zonas.

4. Estandarización (Seiketsu):

Consiste en crear sistemas para poder distinguir de forma fácil una situación normal de otra que no lo es. Un ejemplo típico es marcar el contorno del espacio escogido para ubicar un determinado material. También se añade el nombre exacto de lo que va allí de modo que si ese espacio queda vacío, es muy sencillo identificar qué falta.

De este modo, ordenar se convierte en algo muy sencillo pues no tienes dudas de dónde va cosa.

Si ya has aplicado las etapas anteriores y disfrutas de un entorno sin nada innecesario, ordenado y limpio, ahora tienes que conseguir que el resultado se mantenga. Si mantenerlo te resulta fácil, las probabilidades de éxito son muy altas. Por eso el objetivo de la estandarización es ponértelo fácil.

5. Mejora continua (Shitsuke):

Todo el esfuerzo de haber conseguido un entorno organizado, se ve amenazado por la inercia cotidiana que nos lleva de nuevo al desorden. Para garantizar que el orden y la organización se vuelvan un hábito diario, te propongo la mejora continua.

Una buena herramienta para ello es el uso de Check-list con preguntas muy sencillas para comprobar que todo está ordenado y limpio.

Cada vez son más las personas y empresas que se suman al propósito de mejorar su productividad implantando sistemas de orden y organización, así que mi propuesta para ti en el artículo de hoy es que no te quedes atrás y que elijas un espacio para organizar.

El orden es un gran paso hacia la productividad. Te permitirá optimizar tus espacios y tu tiempo.