Criterios para evaluar un gestor de tareas para GTD
Hay 264 artículos en la categoría Software de este blog y la mayoría de ellos hablan de gestores de tareas. Es parte de mi trabajo como consultor de productividad personal conocer las opciones disponibles en el mercado. De hecho, tengo una base de datos en DEVONthink con más que 300 gestores de tareas, todos clasificados por sus funciones.
He pensado que sería interesante compartir esta clasificación de funciones con mis lectores. A partir de ahora incluiré una tabla de características debajo de las reseñas de gestores de tareas para ayudarte a comparar diferentes soluciones.
Un aviso importante
El objetivo de esta lista de funciones es poder comparar y seleccionar aplicaciones, pero la decisión nunca debería ser tomada basándote en el número de funciones.1 Ya sabes, más no siempre es mejor
. Incluso hay algunas funciones en esta lista—como, por ejemplo, las sub-tareas—que no tienen nada que ver con GTD.
Funciones de un gestor de tareas
- Tareas
- Permite crear tareas. Obviamente, todas las aplicaciones en la categoría gestores de tareas cumplen esta función.
- Sub-tareas
- La aplicación permite crear sub-tareas para trocear la tarea en partes más pequeñas.
- Listas
- Es posible crear múltiples listas de tareas dentro de la aplicación.
- Buzón de entrada
- Un lugar dentro de la aplicación para las tareas que aún no han sido clasificadas
- Entrada rápida
- La aplicación cuenta con una manera rápida para añadir tareas nuevas a la bandeja de entrada con un atajo de entrada o un clic.
- Integración con el email
- Hay una manera ágil para convertir mensajes de correo en tareas
- Proyectos
- Cada tarea tiene un campo para indicar el proyecto a que pertenece. Además es posible visualizar las tareas por proyectos.
- Contextos
- Cada tarea tiene un campo para indicar el contexto de la tarea. Además es posible visualizar las tareas por contextos.
- Próximas Acciones
- Hay una manera de indicar cuáles son las Próximas Acciones de cada proyecto.
- Mover tareas
- Permite fácilmente mover las tareas del buzón de entrada a un proyecto y/o contexto.
- Ordenar tareas
- Es posible ordenar las tareas dentro de un proyecto y/o dentro de un contexto
- Vistas / Perspectivas / Búsquedas guardadas
- La aplicación cuenta con una manera de cambiar entre 'vistas' basado en filtros por múltiples criterios (fechas, proyecto, contexto, tiempo, energía…)
- En espera
- Permita asignar un estado ‘En Espera’ a tareas o contextos
- Delegar
- Indicar a quien has delegado la tarea
- Fecha de vencimiento
- Hay un campo para especificar la fecha final de la tarea
- Fecha de inicio
- El campo ‘fecha de inicio’ permite esconder tareas hasta que llegue la fecha indicada
- Fecha prevista
- Es la fecha en que tienes planificado hacer la tarea
- Acciones recurrentes
- Al finalizar una tarea, la aplicación crea automáticamente una nueva tarea con otra fecha de vencimiento
- Recordatorios
- Hay un mecanismo para avisarte en la fecha de vencimiento
- Áreas de Responsabilidad / Roles
- Una forma de organización de proyectos en grupos lógicos (áreas de enfoque o trabajo/personal).
- Buscador
- Una función para encontrar tareas
- Material de referencia
- Integración con aplicaciones como Dropbox y Evernote para gestionar la documentación relacionada a una tarea o proyecto
- Offline
- La aplicación funciona bien sin conexión a internet
- Sincronizar
- Es posible sincronizar la información entre diferentes dispositivos
- Windows
- Existe una aplicación para ordenadores con Windows
- Mac
- Existe una aplicación para ordenadores con OS X
- Web
- Existe una manera de acceder a los datos desde un navegador
- Android
- Existe una aplicación para dispositivos Android
- iOS
- Existe una aplicación para iPhone e iPad
- Versión de prueba
- Hay una manera de probar la aplicación sin coste
- Precio
- Precio único o cuota mensual/anual de la aplicación
- Mira a cualquiera discusión sobre iOS vs. Android para entender que nunca se trata de número de funciones. ↩
Imagen Puntuación cortesía de Shutterstock
