¿Qué necesito para ser más productivo? (IV): Herramientas
Lo primero que debéis saber es que ninguna herramienta del mundo va a hacer que seáis más productivos por sí misma, así que es mejor no esperar milagros. Lo que las convierte en herramientas útiles es el uso que hacemos de ellas.
Siendo absolutamente sinceros, no se necesita gran cosa para implementar nuestros planes de mejora de la productividad personal. Un cuaderno, un bolígrafo y quizás unos post-it y un calendario, no necesitas más para empezar.
La mayoría de los sistemas de productividad se basan en listas, y para elaborar y controlar una lista no necesitas más que un lugar donde escribirla.
Pero bueno, suponemos que si estás leyendo este artículo necesitas dar un pasito más. Es cierto que existen herramientas fantásticas que cubren necesidades muy específicas de la gente que quiere administrar su tiempo de forma eficiente, pero te recomiendo que aprendas a andar antes que a correr.
Saltando del terreno del papel al terreno digital, las herramientas básicas que deberías aprender a manejar a mi juicio son Evernote (mi ‘cuaderno’) y Google Calendar (mi ‘calendario’).
Evernote es una aplicación fantástica que permite tomar notas y elaborar listas de tareas. Francamente, en mi día a día me surgen muy pocas necesidades que Evernote no sea capaz de suplir. Dispone de versión web y de excelentes aplicaciones para android y IPhone, por lo que puedes utilizarlo en cualquier lugar. Mi vida no sería igual sin Evernote, os lo aseguro.
Google Calendar es, la mejor opción a la hora de manejar notas en calendarios. Utilizar un servicio de Google tiene innumerables ventajas, como la integración con Gmail o Google Tasks. Además dispone de una API propia. Esto significa que los programas de terceros pueden conectarse con Calendar para modificar datos, lo que lo convierte en la base fundamental de un buen número de aplicaciones basadas en fechas que quizás queráis utilizar en un futuro. Si venís de Outlook, no dudéis en pasaros a Calendar cuanto antes, tiene todas sus ventajas sin la limitación de tener que usarse solamente desde un dispositivo.
Google Drive o Dropbox son buenos complementos para mejorar la administración de vuestros archivos. En vez de hacer copias de seguridad y manejar diferentes versiones de los documentos, lo que en ocasiones puede resultar muy trabajoso y hasta confuso, yo prefiero tenerlo todo en la nube. Últimamente me decanto más por Drive porque prefiero unificar todos mis servicios en un único proveedor.
Merece una mención especial Trello, la última aplicación que se ha hecho imprescindible en mi área de trabajo. Su fuerza es su sencillez. Utiliza notas simples que se pueden crear y mover dentro de listas, englobadas todas en el mismo panel. Un complemento perfecto que suple algunas carencias que tenía la administración de mi GTD.
Existen muchas más herramientas que podéis utilizar y que seguramente os resulten muy útiles, pero a lo largo de los años he aprendido que a veces lo más simple puede resultar lo más efectivo.
Mi experiencia me dicta que utilizar unas pocas herramientas apropiadamente maximiza mi rendimiento y utilizar demasiadas herramientas hace que me disperse y pierda más tiempo administrándolas que ejecutando lo que de verdad debo hacer.
