6 pasos para conseguir ‘Inbox Cero’

¿Cuantos mensajes tienes en la bandeja de entrada del correo? Hasta ahora el número más grande que he encontrado en los sistemas de mis clientes es alrededor de 14.000 emails. Se trataba de un ejecutivo que recibí un CC de la mayoría de los correos de sus empleados a los clientes. Creo que es imposible distinguir correos accionables del resto de los mensajes cuando hay tantos.

Lo que está en la bandeja de entrada, por definición está pendiente. Pendiente de definir qué hay que hacer con el email. Pendiente de decidir si puedes archivar o borrar el correo. Pendiente de contestar o delegar.

Vaciar la bandeja de entrada no cuesta mucho tiempo, pero da mucha claridad. Incluso cuando tienes 14.000 emails en el inbox, es posible vaciarlo en solo algunos minutos. Personalmente intento vaciar mi bandeja de entrada del correo electrónico al menos una vez al día. Si, cuando vuelvo de un viaje o de mis vacaciones, encuentro demasiados emails en el inbox, aplico los seis pasos abajo para vaciarlo rápidamente. Esto es importante porque no quiero pasar demasiado tiempo en el correo electrónico.

Los pasos

1. Abre el correo electrónico.
2. Mueve todos los mensajes recibidos hace más de un mes a la carpeta ‘Archivo’. Es poco probable que todavía hay que hacer algo con estos correos y seguramente puedes borrar muchos de ellos, pero para ahorrar tiempo es mejor simplemente archivar todos. Si en algún caso necesitaras un mensaje, siempre podrás buscarlo.
3. Crea una nueva carpeta llamada ‘Pendiente de procesar’.
4. Mueve todos los mensajes, menos los recibidos en la última semana, a esta carpeta. Estos son mensajes que todavía hay que procesar, pero que no son urgentes.
5. Finalmente procesas todos los mensaje restantes. Para clasificar los mensajes puedes utilizar el flujo de trabajo de GTD o usar el método de los 4D:
   • Descartar mensajes sin acción. Si el correo no contiene información que vas a necesitar en el futuro, lo puedes borrar. En caso contrario, guardas el mensaje en la carpeta ‘Archivo’.
   • Do en 2 minutos, es decir, si puedes contestarlo rápidamente, es mejor hacerlo ya y olvidarte del tema.
   • Delegar la tarea si tu no eres la mejor persona para hacer la acción.
   • Diferir el resto de las acciones al calendario—cuando hay que hacerlo en un día específico—o en tu lista de acciones—cuando hay que hacerlo lo antes posible.
6. Cada día debes dedicar un cuarto de hora para procesar los mensajes nuevos en la bandeja de entrada y también algunos mensajes en la carpeta ‘Pendiente de procesar’. Así mantienes la bandeja de entrada vacía mientras poco a poco también vas vaciando la carpeta de emails pendientes.

Deja un comentario para explicar cuantos mensajes has podido procesar mediante este procedimiento.