¿Cuál es la acción? Dejar tu bandeja de entrada de email a cero
Tengo la sensación que la mayoría de nosotros vivimos en nuestras bandejas de entrada de email, sea outlook o mail.app, entourage, gmail etc.
Yo sé que lo hice hasta hace un año o así cuándo entendí que estaba a trabajando en una manera reactiva y no proactiva.
En realidad la bandeja de entrada dictaba mi día a día, reaccionando al bing como un perro de Pavlov.
Quiero compartir unos trucos para ayudarte dejar de vivir dentro de tu bandeja de entrada de email.
Mi solución no debería ser un concepto nuevo para lectores de Canasto porque está muy inspirado en Getting Things Done de David Allen. En resumen, se trata de responder rápidamente a unas preguntas sobre cada email en tu bandeja de entrada de email:
- ¿Qué significa este email para mi, y que interés tiene para mi?
- ¿Qué acción, si alguna, requiere este email por mi parte?
Sé que estás pensando:
¡Pero, si esto es exactamente lo que dice David Allen, es un de los pillares del método GTD!
Y sí, lo es, pero ya te advertí antes no? :-) Paciencia jóven Padawan…
Lo que he notado es que muchos seguidores de GTD hemos montado sistemas sofisticadas a la hora de capturar y procesar notas y ideas que nos salen diariamente pero a la hora de procesar nuestros e-mails seguimos viviendo como hombres y mujeres de la edad de piedra, en las cuevas que son nuestras bandejas de entrada de email.
Lo impactante con estas dos preguntas es que lo siguiente: ¿Cuántos mails en tu bandeja de entrada no han sido sujetos de estos filtros tan simples?
Una gran cantidad quizás ni siquiera logra pasar el primero y presto! Delete, borrar.
De los que superan el primer obstáculo, puede que con una respuesta de 10 palabras puedas deshacerte de él.
El idea es transformarse en superhéroes a la hora de convertir mensajes valiosos en acciones.
Echa un vistazo a tu bandeja de entrada ahora y intenta aplicar las dos preguntas. Pon un timer a 5 minutos (yo utilizo Miniteur) y mira cuántos mails puedes borrar , delegar o asignar una acción.
Si puedes concentrarte en encontrar el camino más rápido y directo desde el primer contacto hasta la ejecución de un email, has tomado un gran paso hacia el ‘email zen’.