Digital o no digital

El libro Organízate con Eficacia habla muy poco de herramientas concretas, y creo que eso ha sido la clave para el éxito del método. David simplemente explica los principios, pero deja al lector para elegir las herramientas adecuadas para que puedas adaptar GTD a tu estilo de vida.

Los últimos años han salido un montón de herramientas especialmente hechas para gestionar tu vida a la GTD, pero también puedes usar herramientas genéricas. Y siempre al discutir las herramientas sale la gran pregunta: ¿Qué es mejor: digital o papel?

Muchas veces cuando hablamos de herramientas para GTD, hablamos de gestores de tareas, pero para realmente trabajar según el método de Organízate con Eficacia necesitas más cosas: algún dispositivo para capturar ideas, bandejas de entrada, un calendario, un gestor de listas, un archivador… Algunos gestores de tareas incorporan una o varias de estas funciones, pero casi siempre necesitas varias herramientas. Para decidir si es mejor trabajar digital o papel, deberíamos mirar a cada uno de estas herramientas.

Recopilar y capturar

La primera fase del flujo de trabajo GTD es recopilar y capturar. Por un parte no podemos elegir que usamos, porque hay cosas que entran nuestra vida en forma digital (correo electrónico) y hay cosas que entran en forma análoga (facturas, cartas, publicidad). Por tanto, necesitamos al menos dos bandejas de entrada: una digital y una bandeja física.

Además de cosas que nos envían otros, tenemos ideas propias para capturar. Es importante capturar ideas nuevas lo más rápido posible, para no interrumpir la tarea en que estas trabajando. Además tendrás que llevar la dispositiva de capturar siempre contigo, para no perder ideas que te salen en lugares remotas. Casi siempre es más fácil y rápido usar un bloc de notas para capturar. Dispositivos electrónicos normalmente son más frágiles y más lentos que papel, con solo una excepción: si ya estás trabajando al ordenador y tu gestor de tareas tiene un atajo de teclado para abrir la ventana de captura.

Calendario

El calendario es el centro de GTD, donde apuntas todas las tareas y citas que debes hacer en un día especifico. El calendario es una herramienta que es igual de popular en forma digital que en papel. Calendarios de papel tienen el beneficio de dar una vista global para planificar tu tiempo y además puedes apuntar tus citas de forma libre usando dibujos y colores. Con un calendario electrónico es más fácil (y más neta) cambiar citas y un calendario electrónico generalmente es más pequeño y por tanta más fácil de llevar contigo.

Gestor de tareas

El gestor de tareas es la otra parte central de GTD. En gestor de tareas es nada más que un conjunto de listas (uno para cada contexto) que usas en los momentos en que no hay citas en tu calendario. Listas de tareas son más dinámicas que calendarios, y por tanto hay mucha gente que usa un gestor de tareas digital. Pero gestionar tus tareas en papel también tiene sus beneficios: el sentido de satisfacción al tachar una tarea, la portabilidad de listas en papel, y la posibilidad de dibujar.

Listas

Otra parte del sistema GTD son las listas. David recomienda mantener listas para todo lo que quieres recordar: libros para leer, cosas para llevar a viajes, restaurantes por cuidad, instrucciones para tareas difíciles,… y por supuesto la lista de compra para ir al supermercado. Esas listas son normalmente bastante estáticas, y por tanto no importe si son digitales o en papel. Lo que es importante es que tienes la lista encima el momento que lo necesitas. La lista de compras debe ser disponible en la cocina y en el supermercado, y además debería ser modificable por cada persona en casa. Casi siempre es mejor hacer esta lista en papel. Las instrucciones para hacer una copia de seguridad de mi ordenador tengo en mi ordenador. La lista de libros para comprar siempre llevo conmigo porque nunca sé cuando encuentro un libro interesante o cuando voy a entrar en una librería. Es importante decidir el lugar y la forma correcta para cada lista.

Archivadores

Igual a las herramientas de colección, la forma del archivador depende de las cosas que quieres archivar. Normalmente tienes al menos dos archivadores: uno para guardar papeles (facturas, manuales, cartas,…) y otro para guardar material electrónico (e-libros, confirmaciones de compras en internet, documentos), aunque hay gente que intentan digitalizar todo.

Conclusión

Nuestro sistema depende de las cosas que tenemos, y por que normalmente tenemos cosas digitales y ‘normales’ también necesitamos las herramientas para gestionar esas dos formas de cosas. Para algunas herramientas como el calendario y el gestor de tareas podemos elegir, y al hacer la elección deberíamos enfocarnos al lugar de uso y a los beneficios de cada medio.