Una herramienta de productividad infravalorada

Hola, espero estés pasando excelente día.

Este es mi primer post sobre productividad.

Aplica tanto al ámbito personal, como el profesional. En realidad arropa cualquier plano de la vida en la que nos desenvolvamos.

Espero no solo que te guste, sino que sea de utilidad práctica y ayude a dar un par de vueltas a la tuerca.

Sin más pasemos a la acción.

Un poco de contexto

Alguna vez he escuchado que el máximo de cosas paralelas que la mente humana promedio puede recordar/manejar en su ajetreo diario es de 12. Algunas podrán con 10. Otras con 15.

Seamos optimistas y digamos por ejemplo, que herramientas como thinkwasabi con sus consejos y su guía para manejar mejor nuestra actividad diaria nos ha colocado en un top y manejamos 20.

No se Uds. Pero yo (y segurísimo estoy que el 100% de Uds.) maneja muchas más cosas que 10, 12, 15 o 20 al tiempo.

Y por cierto, si estás en camino, te dejo una versión de audio de este artículo del blog, que puedes escuchar y descargar.

Una herramienta de productividad infravalorada

Desde comprar el pan y la leche, hasta hacer el plan de negocios para solicitar un crédito.

Todo, desde lo más pequeño hasta lo más grande esta allí, revoloteando, dando vueltas.

«La mente humana no está hecha para recordar, no por lo menos primordialmente»
— Rafael Ochoa

Y la mente humana no está hecha para recordar, no por lo menos primordialmente. Si ya sé que puede hacerlo. Y mucho y muy bien si está bien entrenada para ello. O esta superdotada, como el personaje aquel de la película Rain Main de Dustin Hoffman y Tom Cruise, que es una película basada en una persona real.

Pero también está hecha para crear. Por lo menos este es (o debería ser) su rol principal.

El estar recordando continuamente las cosas para que no se nos pasen por alto no es muy eficiente.
Si estamos recordando continuamente incluir en el plan de negocios un detalle que me falta, o que la pastilla me la cambio el doctor en la última cita y debo tener ese pensamiento revoloteando para cuando vaya a la farmacia no se me pase y compre la pastilla correcta.

Y así nos empeñamos en recordar detalles que en realidad no tienen por qué estar permanentemente quitándonos tiempo del procesador, y que podríamos estar usando para crear.

Y no hace falta trabajar de diseñador, escritor o cualquier profesión u oficio con el que nos cataloguemos como creativos.

Me refiero a pensar en cómo mejorar mi salud, mis relaciones, como optimizar mis tiempos, que puedo quitar del medio que en realidad no me ayuda a avanzar y que puedo integrar que si me puede ser de provecho, y otros muchos etc., que me ayuden a avanzar en los distintos roles.

Todos esos avances, en los que podríamos estar usando nuestra mente por estar más despejada, se ve obstruida por el empeño en ser más memorísticos que otra cosa.

Para que alguna de la docena de cosas que maneje paralelamente mi mente no se me olvide, debo estar rumiándolas constantemente.
— Rafael Ochoa

Y repito que no es para nada eficiente. Para que alguna de la docena de cosas que maneje paralelamente mi mente no se me olvide, debo estar rumiándolas constantemente. Si entra un par más, alguna de las que no caben en mi capacidad craneana de recordación inmediata se esfumara.

¿Cual o cuales se irán?… las que sean menos parpadeantes.

No importa si es comprar el bombillo que se quemó para la sala, o si es hacer una llamada superimportante. Muchas veces pasa que, para tomar como base este ejemplo, como la llamada es tan importante estamos seguros de que no se nos olvidara. Y está en la cola. El bombillo lo recordamos más constantemente, sea por la razón que sea.

Y llega otra cosa para recordación de corto plazo, y se va la de la cola. Es humano. No es culpa nuestra en realidad.

Lo que si podemos hacer es evitar esta mala maña de empeñarnos en ser depósito de recordatorios, en vez de hacer re-ingeniería y pasar a usar más tiempo de procesador para aquello para lo que realmente deberíamos usarlo para crear.

Conozco personas que les hablo de esto, de lo volátil y limitado de nuestra memoria cortoplacista y me miran con una cara de::
Eso será para otros, yo estoy sobrada/o, a mí no se me pasa nada. Además no tengo tiempo de estar anotando ni agendando, y eso es muy complicado.

Esto por supuesto no me lo dicen. Pero lo noto en su forma de llevar la vida.

Lo que no entiendo es que, aunque me he enterado de que se le han pasado cosas muy importantes, sigan empeñadas en seguir con el mismo plan.

Mea culpa. Yo mismo antes no usaba ninguna técnica que me alejara de esta “mala maña”.

Y por supuesto, con el tiempo, las responsabilidades, los múltiples roles, y cada vez más actividades, pues como todo mundo llegaba a puntos de colapso.

Aquí por fin… la herramienta

Un día se me ocurrió empezar a usar en un pequeño móvil (pre Smartphone) que tenía, la app que traía de grabador de voz.

Recuerdo que estaba en alguna situación en la que no podía anotar, me parece que era un número de teléfono importante, y al momento se me prendió el bombillo de usar la grabadora de voz que curioseando poco tiempo antes había visto en el menú del cacharrito.

Desde allí fue la perdicion. Se me convirtió en una herramienta imprescindible.

Mucho más cómoda que libreta y papel en la mayoría de las ocasiones.

Son muchos los ejemplos que puedo dar:

  • Estoy en transporte público y veo por la calle algo que me gustaría recordar (o de plano debo recordar) y allí está la grabadora de voz. A un solo toque de botón ya estoy salvando convenientemente algo que no pasa a estresar mi cerebro, sino que pasa a darme la tranquilidad que no se escapara. Tranquilidad que puedo usar para en el trayecto pensar en algo de provecho. Ejemplo: veo una nueva oficina de pago de servicio público, convenientemente situada y quiero meterla en la agenda para cuando este de diligencias por allí, aprovecho y optimizo mi tiempo. Otro ejemplo: veo un anuncio publicitario en el que me llamo la atención el diseño, y veo que es perfecto para el proyecto que tengo en mente. Grabo todos los detalles que pueda y al hacer vaciado de la grabadora, anoto los detalles en el folder correspondiente. Otra optimización.
  • Estoy escuchando un podcast mientras me preparo algo de comer. Nombran un recurso que me parece interesante. Grabadora en mano queda salvado rápidamente y sin quitarme más que un par de segundos. Así no tengo que re-oír el podcast cuando este en la PC para recordar cual era el recurso. Si es que recuerdo re-escucharlo.
  • Me ha pasado que durmiendo, me he despertado con esa idea que tanto había buscado. En medio de la noche oscura y con sueño no me para ni godzilla que entre por la ventana. Si no he tenido la grabadora a la mano para hablarle medio dormido, y que me asista luego con el memo, la idea se pierde para siempre.
  • Viendo la TV hablan de algo importante. Grabo el detalle en el móvil. No dejo de ver TV ni ando buscando aquí y allá un lápiz, y luego donde anotar. Y ya que los encuentro me he perdido media entrevista.
  • Me encuentro con alguien en la calle, hablamos y le pido el mail. Le digo que le escribiré para mandarle los vídeos de los ejercicios que necesita, y para esto y lo otro. Tenerlo en la cabeza para recordarlo todo me parece de tontos. Y si te estoy diciendo tonto. Te lo dice un tarado que antes no solo no mandaba todos los ítems en el mail. Sino que de plano no enviaba el mail por olvido.

Podría escribir un libro con las situaciones en las cuales me ha sido útil el aparatito grabador.

Pero creo que se ha entendido la idea.

¿Recuerdas el pequeño móvil pre Smartphone que nombre hace rato atrás?
Aun lo utilizo.

Teléfono móvil

Empecé a usar un Smartphone, y para hacer lo mismo tenía que pulsar unas 8/9 veces el móvil.

Con el antiguo móvil, solo pulso 2 veces. Si está bloqueado el teclado 4 veces.

Aun poniéndole alguna App al más nuevo que me agilice la operación, el antigüito sigue siendo más cómodo y rápido

Y hasta seguro, ya que lo puedo sacar en cualquier parte, así sea insegura, y no llama para nada la atención de ningún “interesado”.

Lo único sí, es que sacar el teléfono, y hablarle sin tenerlo pegado en la oreja da un poco de “curiosidad” a los más cercanos. Que seguramente pensaran que estoy loco vamos.

Y otra cosa es que nos ayuda a centrarnos en el contexto. Así, si estas en una reunión de trabajo, por ejemplo, y te viene a la mente algo que deseas recordar, grabas el memo, y se ira la idea de tu mente porque sabes que está segura ya en otro lado. Así no estará ando vueltas durante todo el rato para impedir que la olvides.

Como dije al principio, espero que encuentres practicidad en el recurso explanado, que no es nuevo, pero si poco aprovechado, infravalorado y hasta olvidado según mi parecer.

Y como ves abarca todos nuestros ámbitos, ya que recordatorios de voz pueden ser de cosas personales, familiares, profesionales, de clientes, diligencias, ideas, y un etc. tan un largo como el que todos manejamos.

Se debe sacar un tiempo diario para procesar las notas de voz, que puede (y debería ser) al momento de revisar los pendientes. En mi caso, tengo un checklist con las entradas de pendientes a revisar/ordenar/clasificar: bandeja en físico, bandeja de e-mail, voz y un par mas.

Un último detalle es que, por lo menos a mí, me mantiene más sano. Este solo recurso me ha quitado toneladas de estrés desde el primer día que lo use. No es la panacea “pero como ayuda”.

Si tienes la deferencia de incluir un comentario, tus sugerencias y criticas serán desde ya bien recibidas y agradecidas. Y de incluir más tips que apliques o que se te ocurran al vuelo con el recurso que expuse, será de mucha más utilidad para todos.

Gracias por leer hasta acá y espero sus amables comentarios/preguntas/criticas/tomatazos.
@sdecomputacion