El secreto mejor guardado de la Productividad Personal

Hace tiempo que tienes la sensación de no rendir como te gustaría. Y no sólo en el trabajo. En tu vida personal no dedicas tiempo de calidad a lo que de verdad te importa y te hace sentir viv@.

Has oído hablar de la productividad personal como una serie de consejos, herramientas, metodologías y técnicas que pueden dar solución a esta situación.

Así que, con el poco tiempo disponible que te queda entre el trabajo y tu vida personal, decides seguir un blog, apuntarte a un webinar, asistir a un taller presencial o comprarte el último libro que ha salido sobre el tema.

Con toda la ilusión y entusiasmo del mundo te dices:

Ahora sí que sí, esto era lo que me faltaba, por fin voy a…
(Escoge tu opción. Puedes escoger más de una.)

• … tener muchas más posibilidades de encontrar un empleo.
• … gozar de muchas más probabilidades de promocionar en mi empresa.
• … acelerar la marcha de mi propio negocio.
• … dedicar tiempo de calidad a mi familia, pareja, hij@s y amistades.
• … disfrutar a fondo de mi afición favorita.
• … hacer lo que de verdad me importa.

Entonces tomas lo aprendido e intentas implementarlo.

A las pocas semanas de haber probado aquel gran remedio, el efecto inicial de mejora ya no es percibido como tal. Y te preguntas:

¿Por qué funciona a medias o directamente no funciona?

¿Qué he hecho mal?

Has cambiado algunos hábitos, tienes mayor sensación de control sobre lo que haces, usas herramientas y metodologías nuevas, has definido muy bien tus objetivos pero sigues sin estar satisfech@, sin sentir que puedes dedicar el tiempo suficiente a lo que te importa de verdad.

Y empiezas a pensar que esto de la productividad personal es una gran farsa o al menos que no es para ti y claro, te sientes frustrad@.

Me queda mucho por aprender pero conozco la productividad personal hasta el punto de hacer de ella mi profesión. Incluso he diseñado una herramienta a medida para ayudarme a implementar mi propio sistema de productividad personal. Pero me di cuenta de que pese a todo, mi sistema productivo seguía sin funcionar como yo creía que debía hacerlo.

Hasta que un día lo vi claro. El problema era que pretendía ser productivo con un exceso de objetivos, compromisos, tareas, objetos, herramientas… A mi vida le sobraban muchas cosas que siendo honesto, ya no me aportaban valor.

Me di cuenta de que “trabajar la productividad personal sin simplificar es como ese hámster que corre en su rueda sin moverse del sitio”.

Y así comprendí por qué todo lo aprendido sobre productividad personal funcionaba parcialmente.

¿Cómo podía implementar algo nuevo de forma efectiva con el esfuerzo y energía que eso supone, sin antes eliminar nada de mi vida?

Tenía que aplicar esa norma del metro o de los edificios públicos: “dejar salir antes de entrar”.

Llegados a este punto tal vez os estéis preguntando:

Vale, pero a nivel práctico… ¿Cómo lo hiciste? ¿Cómo simplificaste tu vida?

En primer lugar, vi que necesitaba tiempo para simplificar, tiempo de calidad. O sea que necesitaba bloquear al menos un par de mañanas enteras para hacer un inventario exhaustivo de todo lo que tenía.

Al principio pensé:

Fácil, el próximo fin de semana.

Error, el fin de semana lo necesitas para descansar ya que simplificar, aunque no lo parezca es una tarea dura.

Vale, pues entonces está claro, aprovecharé las vacaciones. Error otra vez. Las vacaciones son para desconectar de verdad.

Pues entonces, ¿cuándo?

Cógete un par de días libres en el trabajo. Como si fueras al médico o a algún evento importante esos días. Empieza pronto y aprovecha las horas en las que estas más fresc@.

Entonces debes hacer 3 listas (por escrito, sí) de elementos a simplificar. He identificado 4 categorías de elementos pero una de ellas no necesita lista. Las categorías y la forma de simplificar para cada una de ellas se explica a continuación:

1. Tareas repetitivas

Son aquellas tareas que sólo te incumben a ti y que repites con una frecuencia estable.

Ejemplos de elementos de esta categoría son revisar el correo o la agenda a diario, salir a correr 3 días a la semana o la revisión semanal de tus listas de tareas.

A cada tarea repetitiva de esta lista debes añadirle la frecuencia con la que la repites.

Acabada la lista debes decidir (por escrito) si mantener o reducir la frecuencia de la tarea repetitiva o incluso si la eliminas.

2. Bandejas de entrada

Son contenedores físicos o digitales donde recibes información que todavía no has decidido qué hacer con ella (ejecutar una acción concreta, guardarla, eliminarla).

Ejemplos de elementos de esta categoría son la bandeja de entrada del correo electrónico o de la mensajería interna de las redes sociales, el whatsApp o el buzón físico.

En esta lista deberás añadir la frecuencia de revisión de cada bandeja de entrada. Puedes utilizar la plantilla de El Canasto para llevar a cabo este inventario.

Terminado el listado debes decidir si mantener o reducir la frecuencia de revisión de las bandejas de entrada o incluso si agrupas (ejemplo: cuentas de correo electrónico) o eliminas algunas.

3. Compromisos

Aquellas actividades a las que asistes con una frecuencia estable pero que incumben a otras personas.

Los mantienes porque te apasionan, porque te sientes con la “obligación” de asistir o tal vez porque no te has planteado nunca abandonarlos.

Ejemplos de elementos de esta categoría son asistir cada semana al encuentro semanal con tu grupo de amig@s o ir a la reunión mensual de una asociación a la que perteneces.

En esta lista también deberás añadir la frecuencia con la asistes a cada compromiso.

Finalizado el listado debes decidir si mantener o reducir la frecuencia de asistencia a tus compromisos o incluso si eliminas algunos.

4. Objetos y herramientas

Todos los elementos físicos o digitales que posees y que se encuentran a tu alrededor. Aquí se incluye desde una grapadora o un mueble hasta una app de tu móvil.

Esta es la única categoría que no requiere una lista, por lo tanto, simplificaremos cogiendo o revisando cada herramienta u objeto uno por uno.

Como es obvio, para esta categoría vamos a necesitar más tiempo que 2 mañanas, pero como dice Marie Kondo, es vital hacer una “maratón de eliminación de objetos” concentrada en poco tiempo y ver los resultados rápido para que el orden se mantenga.

Acto seguido pregúntate la frecuencia de uso de cada herramienta u objeto y decide si mantenerlo o eliminarlo.

“No seas bland@, si no suma resta”.

Nótese que en el caso de los objetos físicos que decidimos eliminar, los podemos vender, donar o regalar, reciclar o tirar. Si están en buen estado, lo mejor es donar o regalar pues le damos una alegría a alguien y requiere menos tiempo y esfuerzo que vender.

Simple, ¿verdad? Lo bueno de este ejercicio es que lo puede hacer cualquier persona, ya seáis comerciales, ejecutivos, abogados, docentes, médicos, ingenieros, estudiantes, autónomos, emprendedores, desempleados o personas que os dedicáis al hogar y al cuidado de los más pequeños de la casa.

Entonces, ¿cuándo empiezas? ¡Una vida más satisfactoria te espera! Por cierto, para los amantes de GTD (Getting Things Done) entre los cuales me incluyo, creo que además de los 5 principios clave (recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer) es imprescindible incidir mucho más en la simplificación continua de los objetivos, de las listas de tareas y de la excesiva información que pretendemos almacenar.

Si hasta el propio David Allen ya lo decía: se puede hacer DE TODO, pero NO TODO .

Imagen Rueda cortesía de Shutterstock