El arte de aclarar en GTD

Si usamos GTD, una vez hemos recopilado/capturado todos los "elementos" que requieren nuestra atención, nos daremos cuenta que la mayoría de tareas a realizar no son lo suficientemente "evidentes" como para poder sin más, lanzarnos a la acción. A menudo necesitamos definir de qué se trata y qué hay que hacer al respecto.

David Allen define este segundo paso como la fase en la que deberemos decidir qué hacer con algo cuando no es obvio ni evidente. Es el momento de “aclarar”, podríamos decir de “aclararnos” sobre qué sentido tienen para nosotros los elementos que rondan por las bandejas de entrada, por el escritorio, la casa y la psique.

José Miguel Bolívar en su libro Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD, nos habla de procesar/aclarar como un proceso estructurado y previamente definido, que nos asegura disponer y tener en cuenta toda la información necesaria para poder tomar una decisión. Según Bolívar, este proceso de aclarar para que se haga de forma efectiva, ha de basarse solo en criterios objetivos y nunca subjetivos (como urgente, quien lo pide, no me gusta, me gusta etc.).

Para mí ahí está el reto.

David Allen inicialmente hablaba de procesar, término más indicado para hablar sobre una cadena de producción y ya en su libro “Haz que funcione” introduce un vocablo más amplio y humano: aclarar. Me parece muy acertado este término, ya que los usuarios de GTD no tenemos el corazón de metacrilato y de ahí surge la dificultad de establecer criterios objetivos.

Hay “elementos” que fácilmente se “aclaran” pero otros se resisten por su contenido emotivo. Generalmente se trata de “emociones ambiguas” que no nos permiten avanzar. Detectar y definir de qué emociones se trata, reconocerlas, aceptarlas y gestionarlas , nos permitirá obtener una nueva perspectiva mucho más objetiva.

Para tomar una decisión sobre qué vas a hacer con los temas pendientes habrás de determinar el significado relativo que tiene cada elemento para ti y que connotaciones emocionales te representan.

Antes de :

  • Eliminar
  • Archivar
  • Incubar
  • Delegar
  • Hacer
  • Aplazar

Deberás “transformar” tus criterios subjetivos en objetivos.

Algunas tareas están claras y no se necesita pensar mucho, fluyen y es sencillo decidir qué hacer. Sin embargo, otras se resisten, se detienen e incluso se tiende a ignorarlas.

Responder un email para aceptar una invitación a una reunión, no es simplemente reenviar una respuesta afirmativa o negativa. En la decisión a tomar, influirán muchos factores y no únicamente físicos de disponibilidad de agenda e interés personal por el asunto, sino otros como miedos, entresijos sociales de conveniencia y factores psicológicos de aversión o simpatía hacia algunos asistentes.

¿Qué hacer con las fotos antiguas de tu familia que ya has escaneado? ¿O con enseres que son de tu ex pareja? Tendrás que “aclarar” si todavía hay una razón para guardarlas.

¿Qué es basura y qué no lo es? ¿Qué hay que archivar o incubar?¿Que puedo delegar y que no? ¿Qué debo hacer o posponer? Normalmente si nos cuesta determinar estos factores es porque nos movemos en emotivas arenas movedizas.

Generalmente, las personas cuando han de decidir entre clarificación o apego, se deciden por este último; pues tener que clarificarse hace emerger cuestiones o vivencias, que duelen y prefieren aparcarlas. Las listas de “Incubar” y “aplazar” pueden verse muy engrosadas por estas cuestiones.

Identificar las emociones que acompañan a un elemento de tu bandeja de entrada, te permitirá sincerarte contigo mismo. Reconocer que sientes: celos, tristeza, rencor o demasiado apego es un primer paso. “Aclarar la emoción” te permitirá tomar cierta distancia y ver el asunto desde otra perspectiva más objetiva.

“Transformar” la emoción nos ayudará a “transformar” el significado. Las cosas no clarificadas de forma activa, crean una neblina psicológica a su alrededor que se instala de forma perenne en nuestras vidas y nos produce estrés.

Una vez disipada la niebla emotiva, ya podrás aclarar, e incluso, escurrir al máximo tu bandeja.

Tu colada ya está a punto para ser organizada.

Que tengáis un buen día.

Montse

Montse Vila

Master-Practitioner en PNL. Ex-directiva y prejubilada de Banca. Para evitar caer en la improductividad, escribo un blog sobre desarrollo y productividad personal.Dos temas que me apasionan.