Capturar, un paso esencial de GTD

Algunas personas están utilizando Getting Things Done pero notan que no consiguen mantener la cabeza vacía. La tentación para acordarte tareas sin apuntarlas es muy grande. Pequeñas promesas como “Te reenvío este email”, “Llamaré a la Ana” o “Te contestaré la semana que viene”. Estás seguro de que podrás acordarte de estas cosas pequeñas, pero casi siempre lo olvidarás en menos de un día.

Algo similar pasa con tus papeles. Aunque utilizas un recipiente de plástico como bandeja de entrada, siempre dejas también papeles sueltos justo al lado de esta bandeja, encima de la mesa, en las estanterías del despacho, en el coche… y nunca sabes exactamente dónde están los papeles que necesitas en este momento. ¿Dónde están las notas de la reunión? ¿Y el recordatorio con tu contraseña?

Deja de pensar en ‘cosas’

Recopilar es el primer paso para tener la cabeza vacía. Creo que es uno de los factores que explica el éxito de Getting Things Done: ya no tienes que pensar en cosas. La parte administrativa de tu trabajo está controlada y eso da espacio para escribir, para crear planes o para solucionar problemas. En otras palabras: con una pequeña inversión en tu organización personal tendrás más tiempo disponible para dedicarte a tu trabajo de verdad y a estas actividades que realmente te gustan.

Un poco de inquietud

Si no apuntas todo, notarás que tu mente se queda inquieta. ¿Qué estás olvidando? Tu subconsciencia te hace el favor de acordarte de las cosas que no tienes registradas en tu sistema, pero habitualmente lo hace en los momentos y lugares equivocados: justo cuando quieres relajarte o precisamente en el día que la persona con quien querías hablar empieza sus vacaciones.

Recopilar es difícil cuando no tienes suficientes buzones de entrada. O cuando estos buzones son complicado en el uso. Si tienes que bajar tres pisos para poner una nota en tu buzón de entrada, es probable que no lo haces. Y un buzón de entrada guardado al fondo del armario tampoco invita a utilizarlo.

Facilita la recopilación

¿Cómo puedes ayudarte a capturar consecuentemente? Examina tu sistema de recopilación. Es posible que lo podrás optimar. Algunos puntos de atención:

• Asegúrate de tener suficientes bandejas de entrada. En cualquier lugar necesitas poder captar cosas mentales y físicas. Piensa no solo en tu lugar de trabajo, pero también en cuando estás en el coche o un día en las montañas.
• Para capturar cosas mentales puedes utilizar un bloc de notas con tu bolígrafo favorito o la lista de tareas de tu smartphone. Obviamente, hay que llevarlo siempre contigo.
• Si estás conduciendo el coche es recomendable capturar utilizando una grabadora de voz (¡manos libes!). Al llegar en la oficina o en casa guardes la grabadora en tu bandeja de entrada para luego procesar las notas.
• Cuando estoy de viaje, siempre llevo una carpeta de plástico en mi maleta para guardar tíquets y documentos.
• Siempre cuida la usabilidad de tu bandeja de entrada. Si cuesta demasiado tiempo para guardar algo nuevo, no la utilizarás.

Finalmente, es importante separar las fases de recopilar y procesar. Si siempre quieres saber qué hay que hacer con el elemento que acabes de capturar, verás que la barrera para recopilar está demasiado alto. Captura sin pensar; más tarde ya decidirás cuál es la acción a tomar.

Imagen Bandeja de entrada cortesía de Shutterstock