Getting Teams Done con Holacracy

Llevo muchos años enseñando a profesionales y organizaciones cómo ser más productivos. Si he aprendido sola una cosa es que un equipo de gente altamente productivo no necesariamente es un equipo productivo. Ser una persona eficaz ya es bastante complicado, pero el trabajo en equipo sólo complica la situación más.

¿Cuántas veces has tenido que enviar recordatorios a tu compañero para que te envía los datos de ventas? ¿Cuántas veces has arreglado cosas que tu compañero debería haber hecho?

Lo que necesita un equipo es una metodología de productividad para colaborar eficazmente. A nivel individual, la metodología de productividad más usada es Getting Things Done de David Allen. Además de GTD necesitarás algo como Getting Teams Done. Esta extensión natural de GTD existe y se llama Holacracy. Es imposible explicar todas las facetas de Holacracy en un post, pero quiero dar algunas características que pueden ayudar a mejorar la productividad de una organización.

Roles y responsabilidades

Una función útil de las modernas aplicaciones de cartografía es la posibilidad de hacer zoom. Dependiendo de tus necesidades puedes ver una zona de cientos de kilómetros—para tener una vista general del viaje que quieres hacer—o enfocarte en una salida de la autopista—para saber exactamente qué hacer cuando llegues allí.

En tu trabajo también puedes hacer zoom. Puedes ver lo que estás haciendo desde diferentes alturas:

• Acciones: el Street View de tu trabajo—son las cosas que físicamente haces, como por ejemplo "Consultar el número de visitas de la página web".
• Actividades: algo más genérico que las acciones. Piensa en el nivel de “Realizar un experimento A/B para verificar el nuevo diseño”. Una actividad puede consistir en varias acciones.
• Responsabilidades: ¿De qué tipo de actividades eres responsable? Por ejemplo, “Crear y mantener los campañas de publicidad”.
• Roles: Un grupo lógico de responsabilidades lo llamamos un rol, en este caso: “Marketing”.

Habitualmente cuando hay problemas en la colaboración, intentamos buscar soluciones en nivel de acciones y actividades, pero la causa está casi siempre en la falta de definición de las responsabilidades y roles. Sólo cuando sabes exactamente cuales son tus roles y qué responsabilidades—y facultades—que vienen dadas con cada rol, puedes planificar y priorizar bien tu trabajo. Para poder delegar tareas necesitas además conocer los roles y responsabilidades del resto del equipo.

Cuando todos los roles están claros dentro del grupo de trabajo, delegar las tareas es tan sencillo como revisar esta lista de control:

• ¿Pertenece la acción a mi rol? Entonces, hazlo.
• ¿Pertenece la ación a un otro rol Delega la tarea a la persona responsable para este rol
• ¿Pertenece la acción al equipo, pero a ninguna rol específico? Pasa la acción al responsable del equipo y apúntalo en tu agenda para tratarlo en la próxima reunión de roles.
• ¿Pertenece la acción a otro equipo dentro de la organización? Pasa la tarea al responsable de este equipo.
• ¿Es algo importante para ti? Hazlo, pero fuera de la organización.

• En todos los demás casos, no hay que hacer la acción.

  Desafortunadamente, hay muy pocas empresas en que tienen procesos establecidos para definir y actualizar roles y responsabilidades. En general, el único momento en que hablan de roles y responsabilidades es cuando hay que contratar un nuevo empleado.

Agilidad

Nuestro entorno está cambiando, la empresa cambia, las personas cambian… y cada vez más rápido. No es lógico que los roles y las responsabilidades sean estáticas. Es recomendable revisar frecuentemente los roles presentes en el equipo, las responsabilidades asignadas a cada rol, las personas que ejecutan un rol y las métricas relacionadas a la ejecución del rol.

Las metodologías Agiles ya no son sólo aptas para empresas de desarrollo de software, todas las empresas deben ser ágiles. Una empresa ágil trabaja en ciclos breves y utiliza cada ciclo para adaptarse a la realidad encontrada.

Para una empresa gestionada por roles y responsabilidades recomiendo tener al menos tres tipos de ciclos:

1. Ciclo de roles y responsabilidades: Un ciclo mensual para revisar y actualizar los roles del equipo, aunque en principio es recomendable reducirlo a un ciclo bisemanal para tener rápidamente una buena definición de los roles y responsabilidades.
2. Ciclo de trabajo: Un ciclo semanal para desarrollar proyectos. El objetivo es convertir los problemas que surgen durante la ejecución del proyecto en acciones concretas.
3. Ciclo de seguimiento: Consiste de una reunión diaria de pie en que cada participante contesta tres preguntas:
   • ¿Qué hice ayer?
   • ¿Qué voy a hacer hoy?
   • ¿Qué necesitaré?

La implementación de estos ciclos de trabajo conlleva un gran beneficio en la forma de una mayor transparencia. El ciclo de seguimiento asegura que los miembros conocen el trabajo actual de sus compañeros. Además, en el ciclo de trabajo se revisan los indicadores y los proyectos más importantes de cada persona. De esta forma disminuye el número de interrupciones al día por preguntas de los compañeros. Finalmente, el ciclo de roles y responsabilidades mantiene una estructura para poder delegar con eficacia.

Imagen Recursos humanos cortesía de Shutterstock