Las cosas que no planifico

Habitualmente, hablo en El Canasto sobre métodos y tecnologías para planificar el día. Estos artículos pueden dar la impresión que todo lo que hago está planificado, pero no es así. Gran parte de mis acciones no han sido planificadas. Sólo planifico las tareas importantes y las tareas complejas. Las tareas que no planifico las dividiría en tres grupos:

1. Rutinas y hábitos

¿Qué es lo primero que haces cuando te despiertas? En mi caso, voy a baño, me limpio la cara, me preparo un café, saco el desayuno de la nevera y me siento delante del ordenador para planificar mi día. Cada día repito el mismo ritual, aunque no tengo estos pasos planificados en mi sistema de productividad. Lo hago automáticamente sin tener que pensar; es una rutina.

Tengo muchas más rutinas y hábitos: cuando alguien me llama automáticamente cojo mi bloc de notas y una pluma, al procesar el e-mail convierto un mensaje en una tarea sin tener que pensar y tampoco necesito un checklist con los pasos para publicar un nuevo artículo en El Canasto. Cada día hago un montón de cosas de forma automática.

2. Imprevistos

Otra clase de tareas no planificadas son los imprevistos, cosas que aparecen durante el día que afectan a mi planificación. Puede ser una llamada telefónica, una buena idea, una visita o un problema tecnológico.

Aunque intento minimizar el número de interrupciones, estos imprevistos también pueden tener un efecto positivo: la llamada que recibo mientras estoy escribiendo un informe puede ser un cliente nuevo.

3. Tiempo libre

Finalmente, gran parte de mi tiempo libre no está planificado. El hecho de tener un sistema de confianza para capturar y gestionar el trabajo, me permite desconectar completamente en mi tiempo libre. Aunque planifico algunas actividades, como por ejemplo una excursión a la montaña, habitualmente hago simplemente lo que me apetece.