Acciones y próximas acciones en aplicaciones

Un concepto muy importante cuando estamos trabajando con proyectos es la próxima acción, siendo la primera acción física que podemos hacer en el proyecto. Si, por ejemplo, estoy planificando una cena con mis amigos, tengo que hacer estas tareas:

  1. Llamar al restaurante para reservar la mesa
  2. Pasar los datos del restaurante a mis amigos
  3. Ir al restaurante

En este caso, llamar al restaurante para reservar la mesa es la próxima acción del proyecto y sólo esta tarea es la que pongo en mi lista. Las otras dos tareas dependen de la primera y aún no las puedo hacer.

¿Dónde dejo las otras tareas?

Si trabajo con un gestor de tareas sencillo, como por ejemplo una hoja de papel o una aplicación como Wunderlist o Microsoft Outlook, no puedo registrar las demás tareas en mi lista. En el ejemplo de arriba no hay ningún problema, porque los pasos son bastante obvios. Pero, ¿qué hago si se trata de un proyecto con docenas de pasos?

Si no quiero olvidar los demás pasos, puedo guardarlos en el material de referencia del proyecto, por ejemplo como una nota en el proyecto o en un documento en la carpeta del proyecto. Cada vez que finalizo una tarea, tengo que acordarme de añadir la tarea siguiente a la lista de acciones.

¿No hay una manera más fácil?

Algunos gestores de tareas, como Nozbe y FacileThings, han implementado el concepto de la próxima acción. Al definir el proyecto, ya puedes entrar todas las acciones y luego puedes marcar la próxima acción con una estrella o una bandera.

Estas aplicaciones ofrecen dos modos de ver tus tareas. En modo planificación puedes ver y modificar todas las tareas, mientras el modo para hacer sólo muestra las tareas que has marcado como próxima acción.

Al finalizar una tarea, solo hay que marcar la próxima en modo planificación.

¿No puedo automatizarlo?

Un riesgo que hay en los dos tipos de aplicaciones arriba, es que puedo olvidar de añadir o marcar una nueva tarea. Si ya he entrado todas las tareas del proyecto, ¿porque la aplicación no marca automáticamente la próxima acción? La razón es bastante simple: no todos los proyectos son secuenciales. Muchos proyectos tienen partes que son secuenciales y otros partes que puedo hacer simultáneamente. Mira por ejemplo la planificación completa de la cena con mis amigos:

  1. Llamar al restaurante para reservar la mesa
  2. Pasar los datos del restaurante a mis amigos
    1. Llamar a Juan
    2. Llamar a Pedro
    3. Llamar a Montse
  3. Ir al restaurante

No importe en qué orden llamo a mis amigos. Si quiero automatizar la selección de la próxima acción, necesito tener la posibilidad de especificar que hay que activar las tres llamadas al finalizar la primera tarea.

La gran mayoría de las aplicaciones para gestionar tareas no ofrecen la posibilidad de crear grupos de tareas dentro de cada proyecto y especificar si cada proyecto y/o grupo es secuencial o paralelo. Las únicas excepciones que conozco son Microsoft Project y OmniFocus.

Como siempre, la solución más simple es probablemente la mejor, pero a veces necesitas más funciones…

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.