¿Cómo quieres que tus compañeros te contactan?

Una de las grandes causas de pérdida de productividad son las interrupciones. ¿Cuántas veces al día tienes que dejar lo que estás haciendo porque un compañero tiene una pregunta urgente? Tomando en cuenta que después de cada interrupción necesitas unos 20 minutos para volver al estado de enfoque que tenías antes de la pregunta, queda claro que hay una gran oportunidad para mejorar la eficacia.

La solución es bastante fácil: establecer un protocolo de comunicación interno. Solo hay que sentarse juntos durante un momento y decidir que medio de comunicación hay que usar en cada situación. Todo el equipo debe tener claro cómo y cuándo pueden contactar con los demás. Este sería mi protocolo de comunicación preferido:

1. El correo electrónico por defecto

Si necesitas saber algo de mi, la mejor manera es enviarme un email. Leo mi correo al menos dos veces al día e intento contestar en 24 horas (aunque habitualmente contesto en 4 horas). Raramente es necesario contestar más rápido. El gran beneficio es que yo puedo decidir cuando contesto.

2. La mensajería Instantánea para cosas urgentes

Si es una cosa que no puede esperar 4 horas hasta que yo proceso mi correo, casi siempre estoy disponible en Skype. Skype es cómodo, porque las demás personas pueden ver mi disponibilidad a distancia. Con la Mensajería Instantánea tendrás una respuesta inmediata. Si alguien me pregunta una cosa no urgente vía Skype, siempre contesto, pero explico que prefiero un email para evitar interrupciones. Por supuesto, cuando realmente necesito concentrarme en una tarea, siempre cierro el Skype.

3. Teléfono o reuniones en persona para cosas muy importantes, muy urgentes o sensibles

Finalmente hay cosas que solo puedes hacer en persona. Si no es muy urgente, podemos planificar una cita. Obviamente, no tengo ninguna problema si me interrumpes para una cosa realmente urgente. Y con realmente urgente me refiero a cosas que no pueden esperar ni 15 minutos. También cosas sensibles, especialmente cuando hay emociones involucradas, hay que hablarlo cara a cara para no empeorar los problemas.

Recuerda que también existen maneras de mostrar tu disponibilidad a tus compañeros: cierre la puerta de tu despacho o usa una artilugio en cartulina.

Ahora, ¿cómo quieres que tus compañeros contacten contigo? Y sabiendo esto, ¿qué medio de comunicación utilizas si necesitas algo de un compañero?

Imagen Teléfono cortesía de siewlian

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.