Agrupar tareas similares

Una de las maneras más eficaces para gestionar mejor tu tiempo es agrupar tus tareas.

Durante la semana haces seguramente diferentes tareas que se parecen mucho entre ellas. Habitualmente haces estas tareas en varios momentos de la semana, pero si agrupas estas tareas es probable que puedas finalizarlas en menos tiempo.

Un ejemplo sencillo pero muy claro son las compras. En lugar de ir cada día al supermercado para hacer las compras es más eficaz hacerlo una vez a la semana. Esto requiere un poquito de planificación de las comidas para la semana que viene, pero ahorras mucho tiempo.

Tareas complejas

También puedes usar este truco para tareas más complejas. Si esta semana por ejemplo tienes que escribir siete artículos, puedes escribir un artículo cada día, pero también es posible agrupar estas tareas y reservar un tiempo consecutivo para escribir todos los artículos en una sesión.

Una vez que has empezado a escribir el primero artículo, ya tienes todas las herramientas que necesitas para el próximo artículo a mano. Si cada día tienes que buscar tus notas y herramientas antes de empezar estás usando tiempo y energía; ahorras este tiempo y energía si escribes todos los artículos en una sesión.

El cerebro humano funciona mejor si te enfocas en solo una cosa. Una vez que has entrado en el estado de flow verás que el segundo artículo cuesta menos tiempo. Ya has cogido el ritmo para escribir…

Finalmente, una vez que has acabado los siete artículos, puedes tachar siete tareas de tu lista y tendrás menos tareas para el resto de la semana.

Algunos otros tipos de tareas que puedes agrupar:

  • Hacer llamadas
  • Facturar a los clientes
  • Pagar a tus proveedores
  • Procesar correo

Obviamente, no puedes hacerlo con todas las tareas, pero sí es posible agrupa tareas para ahorrar tiempo y energía.

¿Qué tareas agrupáis vosotros?

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.