Cómo uso Dropbox

Dropbox es sin duda una de mis aplicaciones favoritas. Antes de DropBox, sincronizar información entre varios dispositivos era un proceso complicado. Ahora solo tienes que guardar tus ficheros en la carpeta de DropBox y automáticamente se copia estos ficheros a tus otros dispositivos.

Si aun no conoces DropBox: después de instalar esta aplicación gratuita tendrás una carpeta especial en tu PC. Dropbox copia cada fichero o carpeta que guardes en esta carpeta especial directamente a sus servidores para poder acceder a estos datos desde un navegador de web. Si luego instalas Dropbox en otro PC, recibes los ficheros hechos en el primer PC. Si finalmente también pones Dropbox en tus dispositivos móviles, tendrás un montón de posibilidades. Yo tengo varios usos para esta aplicación:

Material de referencia

Como los ficheros en Dropbox están accesibles desde todos mis PCs, desde mi iPhone y desde internet, Dropbox es el lugar idóneo para guardar documentos de referencia: listas de control, instrucciones, etc.

Compartir ficheros

Dropbox es la manera más fácil de compartir ficheros con otros. En lugar de llenar el correo electrónico de los demás con ficheros PDF enormes, es mejor guardar el documento en la carpeta Public de Dropbox. Luego con el botón derecho puedes obtener el URL público de este fichero.

Este método también es perfecto para compartir ficheros grandes, como el vídeo que has hecho de tus vacaciones.

Carpetas compartidas

Si la persona con quién quieres compartir ficheros también usa Dropbox puedes crear una carpeta compartida. Todos los ficheros que pongas en la carpeta compartida aparecerán también en el Dropbox de las otras personas. Yo uso esta funcionalidad por ejemplo para pasar ficheros al portátil de mi esposa.

Álbum de fotos

La carpeta Photos de DropBox funciona de forma similar a la carpeta pública, con la diferencia de la visualización por web. Puedes crear carpetas con tus fotos, que automáticamente se convierten en una galería de fotos en la página de Dropbox. Yo uso esta opción para compartir fotos que solo quiero compartir con algunas personas. (el resto va en Flickr).

Copia de seguridad

Aunque uso otra solución (Carbonite) para hacer copias de seguridad, a veces Dropbox es la manera más rápida de hacer un backup. Si guardas tus ficheros importantes en Dropbox siempre podrás recuperarlos. Desde la web de Dropbox tienes la posibilidad de restaurar ficheros borrados.

Contraseñas

La aplicación 1Password que uso para gestionar mis contraseñas tiene la posibilidad de sincronizar su base de datos vía Dropbox. Sin Dropbox la única manera de sincronizar 1Password en el macbook con el iPhone es conectando los dos dispositivos a la misma red y abrir la aplicación al mismo momento. Con Dropbox siempre tendrás tus contraseñas actualizadas. También es posible abrir la base de datos de 1Password directamente desde un navegador web.

Ficheros de proyectos

En mi carpeta de documentos tengo una carpeta con material relacionado con mis proyectos activos. Esta carpeta en verdad solo es un symlink a una carpeta en Dropbox. De esto modo puedo acceder a mi material de proyectos desde la carpeta ~/Documentos, mientras al mismo tiempo sincronizo estos documentos con Dropbox. Tengo dos razones para tener estos documentos en Dropbox: primero para tener siempre acceso a este material, pero lo más importante es poder usar las versiones. Al cambiar un documento, Dropbox no sobrescribe el fichero, pero crea una nueva versión. Solo las últimas versiones están disponibles en la carpeta, pero desde la web puedo volver a una versión anterior.

Bandeja de entrada

Finalmente tengo una carpeta que funciona como bandeja de entrada personal. Si en la oficina tengo algo que quiero usar a casa, lo guardo en la carpeta Inbox para copiarlo al macbook. Como no quiero procesar dos carpetas (ya tengo una carpeta de descargas), he configurado Hazel para mover todo de la carpeta Inbox a la carpeta Descargas.

Estos son mis usos para Dropbox. ¿Como usais vosotros esta aplicación?

Por cierto, es posible ampliar el espacio disponible. Por defecto te dan 2 Gb, pero solo al abrir la pestaña Getting Started recibes 250Mb extra. Luego puedes invitar a tus amigos; por cada amigo que instala Dropbox recibes 250Mb extra. Gracias a Twitter ahora ya tengo 8,75Gb disponible.