¿Cuál es tu mejor consejo para mantener la productividad en la organización del ordenador?

Para muchos, el ordenador es la herramienta central para hacer su trabajo. Asi que he preguntado a los expertos de productividad por sus consejos en la organización del ordenador:

¿Cuál es tu mejor consejo para mantener la productividad en la organización del ordenador?

En la organización de los ficheros, suelo poner nombres bastante largos, con tags identificativos, añadiendo un número de versión a cada uno de ellos por si hay que hacer revisiones. Los suelo meter en carpetas por proyectos, aunque esto último es indiferente, pues siempre acabo buscando con el buscador nativo del OS o del programa catalogador para disco externos. A falta de un DMS, lo mejor son las descripciones lo más larga posibles. A nivel de OS, tres particiones: OS, Programas y Datos y muchos, muchos, muchos backups en DVD.

Alex Bergonzini

Si habitualmente usas el buscador para encontrar tus documentos, es mejor usar nombres de ficheros muy descriptivos. Además, algunos sistemas operativos permiten etiquetar ficheros y buscar por estas etiquetas. Finalmente, creo que es mejor automatizar las copias de seguridad con un servicio como Carbonite en lugar de hacerlo manualmente en DVDs o un disco duro externo.

Tener una estructura mental clara de las diferentes áreas de tu vida. Si tienes claro como separas trabajo de estudios de aficiones, tu disco duro se puede organizar de la misma forma. Tu ordenador ha de representar tu estructura mental, la forma en la que tu concibas tu mundo. Así te será fácil siempre saber donde esta cada cosa :-)

David Topi

Si tienes la estructura de lo que haces claro, es mejor usar esta misma estructura para todo: para agrupar tus listas de tareas, para guardar ficheros, para organizar tu correo, etc. Con una estructura única no hay que pensar dónde guardar las cosas.

Uso Windows por no mantener varios sistemas distintos. Tengo todo en Mis Documentos, en distintas carpetas. Hago uso intensivo de las subcarpetas e intento que no haya un gran volumen de documentos por carpeta. Borro mucho y con frecuencia. En los documentos susceptibles de cambio añado la fecha al nombre del documento. Uso el formato "aammdd". Si hay más de un cambio por día uso versiones: v.1, v.2…

JM Bolivar de Optima Infinito

Es muy importante revisar los documentos frecuentemente y borrar documentos antiguos. Ahora que todos tenemos un disco duro enorme, pensamos que no hay ninguno coste asociado al guardar muchos documentos e información. Pero eso no es la verdad: con cada documento que guardas en el sistema de referencia será más difícil encontrar y recuperar un documento en concreto.

Simplicidad, coherencia y limpieza regular.
Simplicidad: no multipliques carpetas, no instales aquello que de verdad no vas a utilizar y cuida sobre todo los archivos y aplicaciones que más utilizas. Coherencia: utiliza una nomenclatura y sistema de ordenación igual para todos tus ficheros (texto, audio, etc.) Limpieza regular: entre la "instalodependencia" que tenemos unos y la capacidad de almacenaje de los discos duros todos tendemos al hacinamiento digital. Revisa con frecuencia y elimina todo lo que no utilices (aplicaciones, ficheros, feeds, etc.). Todo lo que no suma, resta.

Berto Pena de Think Wasabi

Creo que el Berto ha hecho un buen resumen de las respuestas de los otros expertos de productividad.

Como te conté, también esto hace parte de un post que estoy preparando. Actualmente uso mucho la función de búsqueda aunque planeo hacer unos cambios pues se me está haciendo lento encontrar ciertos archivos. Tengo los ficheros usuales de Windows (en una partición del disco aparte) y entre otros, los más importantes son:

media: adentro tengo música, vídeos, podcasts, imágenes
docs: adentro tengo cm (la de trabajo), reference, finanzas, databases (bases de datos de ciertos programas)
bak: respaldo
descargas: instaladores de todo tipo

Es usual encontrar varios ficheros que diferentes programas instalan por defecto. Aquellos que no me son muy importantes o que no guardan información sensible como bases de datos, etc, los marco como ocultos.

Cada archivo que guardo lleva en el nombre una fecha, una o varias keywords para identificarlos fácilmente y si hace falta, una pequeña descripción. Por ejemplo, una hoja de excel típica con un archivo de trabajo la nombro así: 20090713 PO3910 CFMD QUO CLIENTE donde se ve la fecha, el número de pedido, dos keywords que en este caso significan cotización confirmada y el nombre el cliente, de esta forma identifico fácilmente el archivo.

Sobre este tema hay mucho que hablar pero creo que este es un buen resumen.

Javier Ferrand de Vida en Orden

Muy bueno consejo de marcar los ficheros guardados por aplicaciones como ocultos.

Dropbox me permite sincronizar todos mis directorios y archivos de forma automática de manera que puedo trabajar con mucha tranquilidad tanto en el PC de mi casa como con el portátil. Esta aplicación realmente ha cambiado mi vida de trabajo cotidiana ;)

Suelo asignar un directorio a cada proyecto, que cuelgan del directorio raíz de Dropbox, y por otro lado tengo ficheros fijos con contenidos que uso frecuentemente: directorio de textos (con contenidos de consulta y lectura), directorio de imágenes, directorio de vídeos, directorio de casos (de orientación y coaching), etc.

Yoriento

Yo también soy fan de Dropbox. Lo mejor es la posibilidad de compartir carpetas con otros.

El uso de Google Docs y Spreadsheets para organizar mis documentos.

Luis Argento

Tener todos los documentos en la 'nube' tiene el gran beneficio de que siempre están disponibles.

Guardo muy pocos documentos localmente, la mayoría están en Evernote. En general no me preocupo mucho por la estructura de carpetas. Dejo que el ordenador trabaje para mí y no al revés: guardo el documento en una carpeta que en ese momento me parece bien (normalmente entorno / proyecto / subproyecto), pero acabo usando el buscador del sistema operativo (Google Desktop o Spotlight) para recuperarlo.

Otra cosa que valoro mucho es mantener el escritorio virtual limpio, al igual que intento con la mesa de trabajo real. Si tengo el escritorio vacío, no me distraigo cuando trabajo, y tengo un espacio donde poner los ficheros temporales de la tarea que estoy haciendo en ese momento (sin tener que buscarlos luego en un mar de iconos).

Daniel Aguayo de Du Tudú

En un buen sistema de referencia no hay que pensar dónde guardar y buscar los ficheros. Todo está en su sitio y fácil de acceder.

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.