Delegar profesionalmente con una lista ‘A la espera’

Si pudieras delegar todas tus tareas, tendrías tiempo infinito (en teoría). La práctica es, como siempre, más complicada. En el momento de delegar una tarea dependes de  otra persona y pierdes tiempo gestionando el progreso de esta tarea. Una lista A la espera te ayuda a realizar este seguimiento.

Si no tienes una lista de cosas pendientes, seguramente mantienes una lista similar en tu mente. Y esto es una pena, porque con la cabeza vacía delegas mejor. Una lista A la espera evita sorpresas desagradables en el progreso de tus proyectos.

¿Qué poner en la lista?

En la lista de A la espera escribes todas las cosas que estás esperando antes de que tu puedas continuar. Y no solo cosas del trabajo, sino también tareas privadas. Es igual si pides algo a tu jefe, a una compañera, a un proveedor o a un empleado. Delegar es un concepto muy ancho: puedes delegar cosas hacía arriba o hacia abajo y también puedes delegar horizontalmente.

Poner algo en la lista de A la espera es tomar una decisión. Todas las cosas en esta lista son tareas que no son la Próxima Acción para ti. Al ponerlo en la lista A la espera decides que tu no puedes continuar trabajando en la tarea, y esta decisión da tranquilidad en tu cabeza.

Unos ejemplos:

  • Pedidos esperando a su entrega
  • Tareas que has delegado o encargado
  • Preguntas que has hecho a alguien y que todavía no han recibido respuesta
  • Una suscripción nueva—¿realmente vas a recibir la revista?
  • Alguien que te llamará sobre un tema importante
  • Propuestas que has enviado pero que aún no han sido aceptadas o denegadas
  • Contratos que has enviado para firmar
  • Cosas que has prestado a otras personas

¿Cómo mantener esta lista?

Si puedes añadir cosas rápidamente, funciona bien. Mi lista de A la espera es una categoría en la carpeta de tareas de Outlook y en OmniFocus, pero también puedes usar una hoja de papel, un documento Word o una bandeja física. Lo importante es que puedas añadir cosas sin esfuerzo, para que realmente uses la lista.

Habitualmente, no cambio la descripción de las cosas en la lista A la espera como hago con la lista de Próximas Acciones, porque solo consulto esta lista una vez a la semana. Cambiar la descripción me costaría demasiado tiempo.

¿Que hacer con esta lista?

Durante la Revisión Semanal (una vez a la semana) revisa la lista de A la espera para limpiarla:

  • Elimina cosas que has recibido de la lista. No lo hagas al momento que recibes un pedido, porque es demasiado trabajo e innecesario. El viernes todavía te acuerdas que lo has recibido para tacharlo de la lista.
  • Pasa cosas que han estado en la lista durante mucho tiempo a la lista de Próximas Acciones para llamar o enviar un correo de recordatorio.

Si has implementado este sistema y confías al 100% en la lista, puedes delegar todo lo que quieras. Sabes que cada semana revisas todo lo que has delegado para asegurarte el progreso y recordar a la gente sus compromisos.

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.