La opinión de los expertos

Hoy presento una nueva sección en El Canasto: La opinión de los expertos. La idea es que varios expertos en productividad personal contestan la misma pregunta, como una entrevista en grupo. Me parece muy interesante ver si los expertos coinciden en sus opiniones, si hay tendencias o si hay diferencias. La primero pregunta en La opinión de los expertos es:

¿Cuál es la principal forma en que la gente pierde el tiempo sin darse cuenta?

Pienso que la principal forma en la que se pierde tiempo sin darse cuenta es mirando la televisión, que nos llena de imágenes y sonidos sin criterios, sin orden.
Luis Argento

Antes de encender la tele, ¿tienes claro qué quieres ver, durante cuanto tiempo y porque?

En mi opinión, la principal forma en que la gente pierde el tiempo es la televisión. Hay veces que encendemos la televisión y nos quedamos pegados a ella, incluso viendo programas que no nos aportan información sobre la que podemos actuar. Claro que hay programas que son interesantes pero, en mi opinión personal son minoría.
Rafael B.S. de Simplicidad

Rafael también apunta a la televisión como la mayor perdida de tiempo. ¿Alguna vez has notado que todos nos quejamos de que no hay nada en la tele, si al otro lado pasamos muchas horas mirando la televisión?

Yo creo que la gente pierde en tiempo prestando demasiado atención a aquellas cosas que los distraen u alejan de lo que verdaderamente importa en sus vidas (TV, mensajería instantánea, e-mail, dormir de más).

Las distracciones no son malas, nos ayudan a combatir el stress definitivamente. Pero en exceso, esa ayuda se vuelve en contra, y se convierten definitivamente en un factor de stress dado que siempre, dentro de nuestro inconsciente, está la señal de alerta que nos dice "estas pasando demasiado tiempo en Twitter"; y eso, aunque lo ignoremos, siempre pesa.
Facundo Arena de HabitoZen

No deberíamos usar nuestro tiempo libre solo para relajarnos. Está bien mirar la televisión un rato para relajarse, pero si pasas cada noche mirando las series pierdes mucho tiempo. También deberíamos reducir las interrupciones para poder concentrarnos en las cosas realmente importantes.

Las interrupciones. Queremos estar atentos a todo lo que pasa y por eso no podemos evitar tener el correo electrónico a la vista, el lector de noticias, la mensajería instantánea y demás. Cuando esto pasa, somos nosotros mismos quienes invitamos a que nos interrumpan. Pero esto consume mucho tiempo por dos razones. La primera es que el cúmulo de pequeñas interrupciones supone al cabo del día una gran cantidad de tiempo.La segunda es el cambio de contexto. Si estamos concentrados en algo y nos interrumpen, podemos tardar hasta 20 minutos en volver a retomar el estado de concentración en el que estábamos.
Dani de Du Tudú

Si realmente quieres concentrarte en una tarea, cierre los programas de correo y mensajería y explica a tus compañeros (o familia) que quieres trabajar en tranquilidad. Explica también a tus compañeros cuando vuelves a estar disponible.

Preocupándose por todo lo que tienen que hacer sin ponerse en serio a hacerlo.
David Topi

Saber convertir una idea en acciones concretas es lo que separa la gente productiva del resto.

En mi opinión la principal forma de perder el tiempo es no consolidando tareas por contexto. Haces una llamada telefónica, envías un email, haces otra llamada, trabajas en una presentación, envías otro email… Simplemente consolidando todo lo que tenemos que hacer por teléfono o por email y haciéndolo de una vez se consiguen ahorros espectaculares de tiempo. Tomar y dejar varias veces una misma cosa o actividad es para mí la mejor forma de perderlo.
JM Bolivar de Optima Infinito

Si tienes la lista de Próximas Acciones categorizada por el contexto, tendrás una lista lista más pequeña al momento de decidir qué vas a hacer ahora.

En conversaciones, generalmente son de cortesía, de solidaridad bien para justificarse o solidarizarse
Alf

Conversaciones de cortesía tienen su función en las relaciones interpersonales, pero al igual que el uso de la televisión, hay que buscar el equilibrio en su uso.

Creo que las principales formas de perder el tiempo sin darse cuenta pueden concentrarse en:

  1. Interrupciones. Si no se tiene un mapa claro de qué es lo que se quiere lograr en el transcurso del día, lo más seguro es que éste se disperse en la continua atención a las interrupciones cotidianas: e-mail, messenger, twitter, feeds, teléfono, ‘watercooler gang’.
  2. Watercooler Gang. Sí, esa masa amorfa que se aglutina en torno al dispensador de agua, la cafetera, o la cocineta de la oficina. Basta con dar una vuelta para tomar un poco de agua e inmediatamente nos enfrascamos en esas discusiones bizantinas sobre el fiasco que ha resultado nuestro equipo favorito de soccer o si la falda de la directora de marketing no es lo suficientemente reveladora de su inteligencia. Todos hemos perdido el tiempo con esta pandilla.
  3. Poca o nula organización. “Lo tenía por aquí” es una frase que escuchamos con mucha frecuencia, mientras nuestro interlocutor busca afanosamente durante cinco minutos entre pilas de oficios sobre su escritorio, para finalizar con un “¿Qué te parece si, para no hacerte perder el tiempo, te marco en un momento?”.
  4. Multitasking. Varias ventanas abiertas, en el equipo de cómputo, con un informe para el director general, el ajuste presupuestal solicitado para hoy, la presentación para el consejo de administración de mañana, mientras parpadean las ventanas emergentes de cinco o seis conversaciones en Messenger y se tuitea que el marido de Demi Moore llegó a un millon de followers. Resultado: a duras penas se acabó el informe al director general, porque tenía que ser presentado hoy, quedarse en la oficina para terminar el ajuste presupuestal y habrá que llegar temprano mañana para la presentación.

Miguel Ángel León Fabela de Cosas por hacer

Una respuesta muy completa. Los primeros dos puntos coinciden con lo que han dicho algunos otros expertos. Creo que todos reconocemos la situación descrita en el tercer punto.

En muchas de las tareas diarias y rutinarias, aquellas que hacemos casi ‘por instinto’ o por pura costumbre: navegar, leer tweets o feeds. Hacemos más hincapié en esforzarnos y ser más productivos con las tareas complejas o que se salen de lo común, pero no prestamos atención a esas pequeñas tareas o procesos que generalmente son fuente de los cuellos de botella.
Alberto Pena de ThinkWasabi

¿Sabes a dónde van los 24 horas cada día o tienes el sentido que te falta tiempo? Será interesante apuntar todo lo que haces durante una semana; los resultados te sorprenderán.

He visto en ocasiones grupos enteros de secretarias jugando al solitario del Windows porque ‘no les funciona el correo’. O porque ‘me tienen que instalar el Office’. Yo recuerdo perfectamente que antes de existir Internet o el Office la gente sólo necesitaba un teléfono y un fax para trabajar. Diría que Internet es la principal forma de perder el tiempo sin darse cuenta, pero estaría siendo injusto así que daré una respuesta más genérica. La principal forma en la que se pierde el tiempo es confundiendo herramientas con fines y tratando a las primeras como si fuesen las segundas.
Ismael Valladolid Torres de La media hostia

Hay dos cosas que puedes hacer para estar preparado en caso de un fallo tecnológico: tener una clara descripción de tus responsabilidades y categorizar la lista de Próximas Acciones por contexto. Si no te funciona el ordenador, puedes finalizar tareas de la lista de llamadas.

A mi modo de ver y también hablando desde mi experiencia, son dos:

  • Procrastinando
  • Planificando

Javier Ferrand de Vida en orden

La planificación es un paso necesario para la productividad personal, pero no hay que sobre-planificar.

Como se diría en psicologia, creo que el principal problema es de autocontrol, es decir, dejar las tareas más difíciles o más importantes para el final.

Y también hay un problema de microplanificación, de dedicar espacios de tiempo demasiado largos a tareas que deberían partirse en trozos pequeños, y de no aplicar suficiente reforzamiento entre tareas.

Estos dos problemas llevan a una situación continua de evitación y de retraso de las tareas pendientes, con lo que el tiempo va pasando, y las tareas sólo acaban haciéndose con ansiedad y disgusto cuando ya es inevitable, cuando "el plazo termina"
Yoriento

Aquí finaliza la primera entrevista en grupo. Quiero dar las gracias a los expertos en la productividad personal por haber tomado tiempo para contestar mis preguntas.

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.