Proyectos de A a Z

Getting Things Done no es un método de gestionar proyectos. Es decir, GTD no te explica cómo debes asignar y controlar tus recursos, cómo debes estimar los costos o cómo debes montar una oficina de proyectos. Para eso existen otros teorías, diagramas Gantt y software cómo Microsoft Project. GTD es una sistema de productividad personal y explica cómo puedes convertir tu proyecto y las metas de ese proyecto en acciones concretas.

En mi experiencia, el tema de gestionar proyectos en GTD es una de las temas más difíciles del libro Organízate con Eficacia. En su definición más simple, un proyecto es cualquiera tarea que requiere varias acciones para completar. Yo siempre lo explico como una simple secuencia de A hasta Z.

Proyectos de A a Z

Proyectos de A a Z

La Z representa el Resultado Deseado o el fin del proyecto, que se gestione en la lista de proyectos. ¿Qué ha acabado cuando se acaba el proyecto? Visualiza el resultado con gran éxito, y después apunta el Resultado Deseado en la lista de Proyectos en una manera específica, medible, realizable (pero desafiadora) y con fecha de finalización.

La A representa la Próxima Acción, siendo la primera cosa que puedes hacer para avanzar el proyecto. Como ya sabéis, solo apuntamos las acciones que realmente podemos hacer ahora en nuestra lista de acciones. Cada proyecto debe tener al menos una Próxima Acción, pero puede tener varias si puedes hacer esas tareas en paralelo, es decir que esas acciones no dependen de la finalización de otra acción.

Documentación de Proyecto

Documentación de Proyecto

Finalmente necesitas un sitio para almacenar todas las otras acciones (B-Y) que debes hacer para llegar a Z pero que no son Próximas Acciones. Este sitio se llama Material de Soporte para el Proyecto. Si es un proyecto grande, seguramente ya tienes una carpeta (físico y/o en el ordenador) para el material de soporte, donde puedes guardar un documento simple con todas las acciones del proyecto. O si usas un gestor de tareas electrónico, seguramente puedes guardar esa información juntos con el proyecto, por ejemplo en el campo Notas de Microsoft Outlook o el campo Comentarios de Lotus Notes.

Si tu lista de acciones es demasiado larga, es muy probable que no solo contenga acciones tipo A, pero también acciones de B hasta Y. Mira bien a la lista de acciones: ¿todas las acciones son de tipo A? ¿Y la lista de proyectos solo contiene Z?

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.