GTD: Control y perspectiva con MindManager

MindManager es la herramienta por excelencia para mind mapping, si bien es cierto que últimamente han aparecido otras muchas, incluso algunas online, que están cada vez más cerca de él en cuanto a características y calidad.

Las ventajas de los mapas mentales sobre otras formas de gestionar información son muchas y una rápida búsqueda en Google os puede dar una idea de a qué me refiero. La más importante de todas ellas, al menos en mi opinión, es que permite al cerebro trabajar de una forma más natural y por tanto aprovechar al máximo la contribución de ambos hemisferios cerebrales y las sinergias que se generan cuando ambos trabajan juntos.

Comencé a utilizar MindManager mucho antes de siquiera conocer la existencia de la metodología GTD. A raíz de ver a un compañero de trabajo tomar notas en una reunión, me di cuenta de la enorme flexibilidad de la herramienta para añadir, modificar, reorganizar y agrupar notas, así que decidí empezar a usarla para ese mismo fin.

Más tarde fui descubriendo otras utilidades, como por ejemplo gestionar proyectos, facilitar sesiones de brainstorming y, posteriormente, aplicar GTD…

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Fue precisamente a través de un blog de mind mapping donde descubrí ResultsManager, un add-in para MindManager que resulta ideal como soporte informático para la metodología GTD.

Como sabéis GTD no recomienda una herramienta específica, ni siquiera que esa herramienta sea un software. Os comento esto porque la solución MindManager + ResultsManager es fantástica pero no perfecta.

La ventaja de MindManager es que puedes añadir acciones agrupándolas visualmente y estableciendo relaciones de dependencia, precedencia, etc. entre ellas.

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La combinación con ResultsManager se traduce es una enorme potencia para gestionar un gran volumen de ‘acciones’, incluyendo las que son para hacer "algún día/tal vez", proporcionando diversas vistas o perspectivas (Dashboards) totalmente personalizables. Un ejemplo sería "próximas acciones @teléfono", es decir, filtrar sólo las acciones que se pueden hacer ya y que son para hacer al teléfono.

A modo de dato deciros que mi volumen total de acciones (incluyendo trabajo, personales, realizables y aún no realizables, las que son ‘algún día/tal vez’, etc.) ronda habitualmente las 800 y mi Dashboard Diario de Próximas Acciones, que se refresca automáticamente cada noche, me presenta cada mañana alrededor de un 5% de las mismas, que son en las que debo concentrame ese día.

Si tomamos como ejemplo de lo que os comento el segundo dibujo, sólo hay una acción que es además ‘próxima acción’: “Pensar y decidir tema”. Hasta que esa acción no esté terminada, las restantes no se pueden hacer. Cuando marque esa acción como terminada en mi Dashboard, la siguiente que me presentará será “Recopilar definiciones términos clave” y así sucesivamente.

Existen muchos otros Dashboards predefinidos, por ejemplo para la revisión semanal o mensual, y siempre puedes adaptarlos a tus necesidades o incluso crear otros nuevos.

La desventaja es que la curva de aprendizaje es lenta, sobre todo si pretendes aprender a usar el software sin dominar la metodología GTD. No tengo reparos en reconocer que fracasé dos veces antes de conseguir implantar el sistema con éxito. Pero ahora llevo un año usándolo ininterrumpidamente y puedo deciros que el resultado es espectacular.

Evidentemente la carga de trabajo es la misma que antes, pero la sensación de control y perspectiva que consigues con esta solución te permite ser mucho más efectivo (alrededor de un 30% más según mis cálculos) y, lo que es aún mejor, sin estrés.

José Miguel Bolívar

Jose Miguel Bolivar es Consultor Artesano, coach de la ICF, profesor, investigador, ponente y autor del blog Óptima Infinito, en el que escribe desde 2008 sobre Innovación en Productividad y metodología GTD. Licenciado en Psicología Social y Análisis Político por la U.C.M. y máster en RRHH por el Centro de Estudios Garrigues, José Miguel acumula una amplia experiencia como directivo en entornos profesionales altamente competitivos como HP o Life Technologies. Actualmente, como Consultor Artesano y Coach, sigue trabajando para aumentar la competitividad de las organizaciones mejorando la productividad individual y colectiva de sus personas