Gestionar correo electrónico (4)

Correo

Eso es el cuarto artículo en la serie (lea también parte 1, parte 2 y parte 3)

Cada correo que todavía está en la bandeja de entrada ha sido revisado para ver que hay que hacer. Has pensado sobre el Resultado Deseado y sobre el Próximo Paso.

¡Pero aun hay más! También esos últimos correos deben tener un lugar en otro sitio del sistema. Si no nunca vas a disfrutar de una bandeja de entrada vacía. Es posible… ¡cada día!

Cuatro categorías

Algunos correos contienen material para varios Próximos Pasos. Pero al final cada Próximo Paso pertenece en una de las siguientes cuatro categorías:

Reloj Antiguo

1. Puedes hacerlo en menos de dos minutos

En este caso usas la ley de Dos Minutos: hazlo ahora. La lógica de esta ley es que normalmente te costaría más tiempo de apuntar la tarea o la cita que hacerlo, y por tanto es más eficaz hacerlo ahora mismo. Entonces: haz la tarea y mueve el correo a la carpeta de correo archivado (Ctrl+Shift+V en Outlook).

2. Calendario

El Próximo Paso tiene una hora o fecha especifica. En este caso lo apuntas en el calendario (de papel o digital). Imagínate que recibes un correo de Ana para decirte que empezando la próxima semana sale para un viaje de tres meses a Nuevo Zelanda. Entonces seguramente quieres llamarla el viernes para desearla un buen viaje. Este tipo de acción debes apuntar en el calendario de viernes. El resto de la semana no hay que pensar en esta acción, y por tanto no pertenece en la lista de Próximas Acciones. Si has apuntado la acción en el calendario puedes desplazar el correo a la carpeta de correo archivado.

3. Delegar

Si el Próximo Paso es una tarea delegada a otra persona o esperando en otra manera de otra persona apuntas esta tarea en la lista ‘En Espera…’. y mueves el correo a la carpeta de correo archivado. De este modo has sacado el correo de la bandeja de entrada peo mantienes un recordatorio en la lista de ‘En Espera…’ Una vez a la semana, durante el Repaso Semanal, pasas por esta lista para seguir el estado de las tareas delegadas.

4. Posponer

Una tarea completada

Seguramente esto es la acción que encontrarás más a menudo. Si no puedes aplicar las otras tres categorías, apuntas la tarea en la lista de Próximas Acciones. Yo hago eso en Outlook con el atajo de teclado Alt+E, . (Edición, Copiar en una Carpeta…) para después desplazar el correo a la carpeta de correo archivado (Ctrl+Mayús+V).

Fácil

Eso es todo. Rápidamente tienes la bandeja de entrada vacía y has generado una lista práctica con Próximas Acciones.

Por ser caso que todavía no estás convencido: esa manera de trabajar asegura que en lugar de una pila enorme de correos trabajas desde unas listas adecuadas. Cosas relacionadas están juntas, facilitando la toma de decisiones sobre que debes hacer.

El calendario te dice exactamente que debes hacer hoy. Para el resto del día trabaja desde la lista de Próximas Acciones, donde encuentras un menú completo de todo lo que debes y quieres hacer.

Con un poquito de velocidad de mecanografía, algunos atajos de teclado (apúntalos en un Post-it pegado a la pantalla para aprenderlos) y un buen software de correo pasas por el correo a todo velocidad.

¿Vaciar la bandeja de entrada? ¡Fácil!

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.