Gestionar correo electrónico (3)
En un par de pasos hemos sacado todos los mensajes sin acción de la bandeja de entrada y los hemos eliminado, archivado o incubado. Hoy continuamos con los otros correos en la bandeja de entrada. Recuérdate que no almacenamos mensajes en la bandeja de entrada, solo sirve para recopilar temporalmente mensajes entrantes.
Trabajo de conocimiento
La mayoría de nosotros hacemos trabajo de conocimiento (‘knowledge work’ en inglés), un tipo de trabajo que no te enseñan en el colegio. Una de las características de este tipo de trabajo es que nadie ha definido exactamente lo que debes hacer. Para cada cosa que entra en tu vida tienes que pensar que significa para tu trabajo y que debes hacer con esta cosa. Eso hacemos con dos preguntas; dos preguntas que marcan la diferencia entre un trabajador de conocimiento eficaz y un trabajador de rutina.
Aunque hoy hablamos de correo electrónico, estas dos preguntas son válidas para cada tipo de asunto que entra en tu vida.
Las dos preguntas
- ¿Qué es el resultado para obtener?
- ¿Cuál es el próximo paso?
¿Qué es el resultado para obtener?
¿Que es lo que quieres con esta cosa? La respuesta de esta pregunta es personal; es diferente para cada persona. Tú tendrás que tomar esa decisión.
Imagínate que recibes un correo de tu jefe pidiéndote que le envíes un informe por la tarde. Es claro que quiere el jefe, ¿pero es también lo que quieres tú? Es posible que estás trabajando en dos tareas muy importantes y en este caso sería mejor hablar con tu jefe, por que no sabes si el informe tiene una prioridad tan alta que debes parar tus otras actividades.
Ese ere un ejemplo simple y claro, pero durante el día recibes docenas o incluso hasta cientos de correos nuevos y no siempre decides que resultado esperas del mensaje.
Si no piensas y no tomas ninguna decisión sobre lo que quieras con las cosas, otras personas lo hacen para ti. Y crea me, en largo plazo has hecho más para los otros que para ti mismo.
Entonces, pregúntate:
- ¿A dónde quiero llegar con eso?
- ¿Que resultado deseo?
- ¿Que es mi meta para esto artículo?
Estas preguntas te ayudan enfocar. No debes reaccionar intuitivamente a cada correo en la bandeja de entrada, en lugar paras un momento para reflexionar sobre el significado de esta cosa en tu vida. Tan solo un par de segundos, pero son segundos impactantes.
Entonces, ¿cuál es el próximo paso concreto?
Ahora que sabes a dónde quieres llegar, sabes en que dirección debes hacer el primero paso.
También decidir que es el primero paso requiere un poquito de tiempo para pensar. ¿Que vas a hacer exactamente con este correo? ¿Vas a responderlo ahora? ¿Debes apuntar una tarea en la lista de Próximas Acciones? ¿Empieza con este correo un Proyecto nuevo? ¿Debes delegar algo? Debes tomar esa decisión para cada correo, y tienes que hacerlo a la primera vista.
Concreta y práctica
La descripción del primero paso debe ser concreta y práctica. “Planificar reunión” no es suficientemente concreto. ¿Cómo vas a planificarlo? ¿Vas a llamar los participantes, enviarlos un correo o pides tu asistente organizarlo?
Es mejor poner “Enviar correo al equipo para planificar reunión 01/11”.
Lo más pequeño el primero paso, lo más posibilidades tienes que lo haces en poco tiempo. Las tareas que quedan días, semanas o hasta meses en tu lista de tareas son en general tareas demasiados grandes o poca definidas.
Dos preguntas por correo
Hacerte dos preguntas por cada correo electrónico no es mucho trabajo.
En la próxima parte de esta serie miramos como podemos apuntar y guardar las tareas. Lea también Gestionar correo electrónico parte 1, parte 2 y parte 4.
