Gestionar correo electrónico (1)

Nos han dicho que gracias a los ordenadores vamos a tener menos trabajo y mucho mas tiempo libre.

Pues aquí ha fallado algo. Mucha gente tienen su correo electrónico lleno, y no saben de donde sacar el tiempo para leer y responder todo el correo. Poco a poco, esa media nos lleva mas estrés que beneficio.

Claro, todos sabemos que correo electrónico también soluciona algunos problemas. Ahora por ejemplo es mas fácil de enviar las fotos de los hijos a tus padres, y no es necesario llamar el jefe para cada pregunta pequeña.

¿Como podemos usar e-mail sin tener estrés?

Cada medio nuevo requiere otra manera de gestionar

Si cambias la herramientas, cambiaras tu manera de trabajar. Cuando salía la pintura acrílica los pintores también tenían que adaptar su manera de pintar, por que pintura acrílica tiene otros propiedades que la pintura tradicional en base de aceite. En la misma manera el correo electrónico es diferente al correo en papel.

En este artículo presento algunos principios relacionados al correo electrónico. Léelos bien, por que escondido dentro de los principios hay varios consejos prácticos.

Principio 1: No pierdes tiempo si no es necesario

Aunque tengo instalado in filtro para eliminar spam recibo casi cada día correos que claramente no son para mi. En este momento no necesito Viagra, ni préstamos baratas o cirugía estética. Muchas gracias.

Lo primero que hago al leer mi correo es eliminar estas mensajes. El botón Suprimir del teclado es suficiente para borrarlo para siempre, y funcione en la mayoría de los lectores de correo. Tus dedos deben ser capazos de encontrar esa botón sin mirar y sin pensar. La memoria muscular es la manera más rápido de trabajar.

Lo mismo haces con todos los otros mensajes que no requieren ninguna acción y que no quieres guardar. El “gracias por enviarme la información” y el "“Juan ha dejado un comentario en tu blog” hacen que tu dedo va hacia botón Suprimir. En algunos casos puedes decir leer el mensaje, pero si tienes dudas es mejor eliminarlo directamente.

Principio 2: Hay que tratar correo electrónico igual a las otras ‘cosas’

En el libro de David Allen, "Organízate con Eficacia", la palabra cosas o asuntos tiene un significado especial. Ya escribo sobre este tema en Asuntos para resolver:

Asuntos = todo lo que entra en tu vida. Asuntos consisten de cosas sueltas, como correo, cartas, acuerdos, promesas que has hecho, nuevas ideas, planes, notas, informes, casi todo que entra en sus pensamientos.

Mensajes de correo también son ‘asuntos’. Y eso significa que los tratas igual a todas las otras formas de cosas. Tu bandeja de entrada solo es temporal y debe ser vaciado regularmente.

Algunos gurus dicen que la mejor manera de vaciar la bandeja de entrada es guardar todas las correos que todavía tienes que contestar en una carpeta separada. ¡El resultado es que en lugar de una bandeja de entrada llena vas a tener dos bandejas de entradas llenas !

No queremos eso, y por tanto tratamos email como todos los otros asuntos.

Lea también Gestionar correo electrónico parte 2, parte 3 y parte 4.