Combatir la procrastinación

Procrastinación, el hábito de posponer tareas hasta el último minuto, puede ser un problema grave en tu carera profesional y vida personal. Oportunidades perdidas, horas extra de trabajo, estrés, resentimiento y culpabilidad son solo algunos de los síntomas. En este artículo exploramos las raíces de la procrastinación y doy algunas herramientas prácticas para combatirla.

Reemplazar ‘Tengo que…’ por ‘Quiero…’

Reloj

En primero plazo, pensar que absolutamente debes hacer algo es una razón importante para procrastinar. Al decir a tu mismo que debes hacer algo, implicas que estás forzado de hacerlo, y por tanto sentirás automáticamente resentimiento y rebelión. Procrastinar es tu mecanismo de defensa para evitar este dolor. Si la tarea postergada tiene una fecha final, el sentido de dolor asociado a la tarea será al final eliminado por el sentido de aun más dolor si no empiezas inmediatamente para finalizar en tiempo.

La solución para este primero bloque mental es realizarte no hay que hacer nada si no lo quieres hacer. Aun que hay consecuencias graves, siempre tienes la libertad de elegir. Nadie te obliga trabajar en la manera actual. Todas las decisiones tomadas durante tu vida te han llevado a la situación actual. So no te gusta la situación actual, tienes la libertad de tomar decisiones diferentes, resultando en otra situación.

Recuérdate también que no procrastinas en cada área de su vida. Hasta los procrastinadores más graves tienen áreas en que nunca procrastinan. Puede ser que siempre consigues ver tu serie favorito en televisión, o puede ser que cada día encuentras tiempo para leer El Canasto. En cada situación tienes la libertad de elegir. Si no empiezas el proyecto nuevo que debes hacer este año, recuérdate que tú eliges hacer este proyecto. Procastrinación no pasa en tareas que tu mismo has elegido de hacer en toda la libertad.

Reemplazar ‘Finalizar’ con ‘Empezar’

Calcular

En segundo plazo, si piensas de una tarea como un gran conjunto para finalizar, nunca vas a finalizarla. Si enfocas en una tarea sin poder visualizar todos los pasos necesarios para llegar al final, generas un sentimiento de abruma. El resultado es un sentido de dolor asociado a esta tarea y la ejecución de esta tarea queda retrasada. Si te obligas al ‘Hacer la declaración de IRPF’ o ‘Completar un análisis del mercado’, es probable que te sientes abrumado y retrasas la tarea.

La solución es empezar con una pequeña parte de la tarea en lugar de pensar en finalizar el total. Reemplace, ‘¿Cómo puedo finalizar esto?’ con ‘¿Que paso pequeño puedo empezar ahora misma?’ Si simplemente empiezas trabajar en una tarea varias veces, al final acabes toda la tarea. Imagínate que uno de los proyectos para completar es limpiar el garaje, y que no lo haces por que sientes que es mucho trabajo limpiar todo en una vez. Piensa en como puedes empezar con una pequeña parte del proyecto. Por ejemplo, entra en el garaje con un bloc de notas y apunta algunas ideas para tareas de 10 minutos que te ayudan al limpiar el garaje. Quizá también puedes tirar uno o dos artículos a la basura si estás allí. No te preocupas en finalizar cualquier cosa significante; solo enfocas en lo que puedes hacer ahora misma. Si repites esto varias veces, al final empiezas con el ultimo parte de la tarea y estás listo.

Reemplazar ‘Perfeccionismo’ con ‘Permiso para ser humano’

Flor

El tercer tipo de pensamiento responsable por procrastinación es el perfeccionismo. Si crees que debes hacer el trabajo perfecto al primero intento probablemente previene que empiezas. Creer que debes hacerlo perfectamente es la manera perfecta de entrar en estrés, y naturalmente vinculas este estrés con la tarea y por tanto empiezas a evitar hacerlo. La solución normal es esperar hasta el ultimo momento, cuando puedes decir a tu mismo que ya no hay suficiente tiempo para hacerlo perfecto. Claramente esto solo funcionen con tareas con una fecha final definido; tareas sin fecha de vencimiento quedan retrasados indefinidamente. Si nunca has empezado este proyecto que siempre has querido hacer tan perfecto, ¿es posible que este perfeccionismo te evita a empezar?

La solución para perfeccionismo es darte permisión de ser humano. ¿Algún día has utilizado un software que era perfecto en cada aspecto? Lo dudo mucho. Realice que un trabajo completado imperfecto siempre es mejor que el trabajo perfecto retrasado indefinidamente. Perfeccionismo también esta relacionado a ver la tarea entero. Reemplaza esa única tarea perfecta por un pequeño primero paso imperfecto. Un primero borrador puede ser bastante crudo, pero siempre puedes revisarlo. Por ejemplo, si quieres escribir un artículo de 5000 palabras, empieza con un borrador de solo 100 palabras — menos que el tamaño de esto párrafo.

Reemplazar ‘Privación’ con ‘Diversión Garantizada’

Cometa

Un cuarto bloque mental es asociar privación a una tarea. Eso significa que crees que hacer un proyecto disminuye la diversión en tu vida. ¿Debes parar el resto de tu vida para completar el proyecto? ¿Dices a ti mismo que debes entrar en seclusión, trabajar muchas horas al día, sin ver tu familia y sin tener tiempo para diversión? Eso probablemente no te motivo mucho, pero es lo que hacen mucha gente para entrar en acción. Imaginar un periodo largo de trabajar mucho sin tiempo para divertirte es una garantía para procrastinar.

La solución es hacer exactamente lo contrario. Primero garantiza las partes divertidas de tu vida y planifica después el trabajo. Puede ser que suene ineficaz, pero esto psicología al revés funcione muy bien. Decide primero cuando es hora para estar con la familia, mirar la tele, ir al gimnasio y otras actividades sociales. Garantiza muchas horas de todos estos actividades. Entonces limita las horas para trabajar al resto de la semana. Las trabajadoras más eficaces normalmente toman más vacaciones y trabajan menos horas al día que los workaholics. Si tratas tiempo para trabajar como un recurso escaso en lugar de un monstruo incontrolable comiendo cada hora libre, te sentirás más equilibrado y trabajas más enfocado y eficaz. Es mostrado que una semana óptima de trabajo contiene 40–45 horas. Trabajar más horas realmente tiene un efecto negativo a la productividad hasta el punto que al final haces menos cosas.

¿Que pasaría si tan solo puedes trabajar algunas horas a la semana? El sentimiento de privación sería al revés, ¿verdad? En lugar de sentir que no queda tiempo libre, vas a tener el sentido de que no queda tiempo suficiente para trabajar. Reemplazaras ‘Quiero jugar’ con ‘Quiero trabajar’, y vas a tener una motivación para trabajar como nunca antes.

También recomiendo tomar al menos un día entero a la semana libre para recargar las pilas y prepararte para la semana que viene. Tener un día garantizado sin trabajo incrementa la motivación para trabajar y evita la procrastinación. Si sabes que mañana tienes un día libre es menos probable que retrasas tareas, por que no quieres trabajar en tu día libre. Pero cuando todos los días son iguales, no puedes ver el final del trabajo y tu mente va a usar la procrastinación para garantizar un poquito de diversión en tu vida.

Usa ‘Timeboxing’

Caja de carton

Para tareas que hace tiempo estas postergando, recomiendo el método de timeboxing para empezar hacerlas. Eso es como funcione: primero, seleccione una pequeña parte de la tarea que puedes finalizar en 30 minutos. Después elige una recompensa para el momento que finalizas este tiempo. No es necesario finalizar el trabajo, solo debes trabajar durante 30 minutos para merecer la recompensa. Ejemplos incluyen mirar tu serie favorito en la tele, comer algo, salir con amigos, darse un paseo, leer El Canasto o cualquiera otra cosa agradable. Por que el tiempo que trabajaras en esta tarea es tan corto, el foco cambiara inmediatamente a la recompensa en vez de la dificultad de la tarea. No importa si la tarea es muy desagradable, no existe virtualmente nada que no se puede aguantar por apenas 30 minutos si tienes una recompensa suficientemente grande esperándote.

Si usas el método de timeboxing en tus tareas, puedes descubrir que sucede algo muy interesante. Encontraras probablemente que continúas trabajar más que solo 30 minutos. A menudo te implicas tanto en la tarea, incluso las tareas difíciles, que actualmente quieres continuar trabajando en ella. La recompensa todavía está allí, y sabes que puedes parar cualquier momento para disfrutarla. Pero una vez empezado el trabajo, tu foco cambia de la dificultad de la tarea hacia acabar la parte de la tarea que ahora tiene todo tu atención.

Si paras de trabajar, demanda la recompensa y disfruta. Luego planifica otro periodo de 30 minutos para trabajar en esta tarea con otra recompensa. Eso te ayuda al asociar más diversión a la tarea, sabiendo que siempre hay una recompensa para tu trabajo. Trabajar hacia recompensas a largo plazo no motiva tanto como recompensas inmediatas en corto plazo

Un ejemplo

Escribir este artículo sirve como un buen ejemplo de aplicar esos técnicos. Podría haber dicho “Tengo que finalizar esto artículo de 200 palabras, y debe ser perfecto.” Primero me recuerdo que no tengo que escribir nada; he elegido libremente de escribir artículos. Entonces realizo que tengo un montón de tiempo para hacerlo bien, y no es necesario hacerlo perfecto, por que si empiezo ahora puedo escribir varios revisiones. También sé que si simplemente continua empezando escribir, al final escribo la última palabra. Antes de empezar esto articulo no tenia idea del contenido, pero he usado timeboxing para definir la estructura. Mi recompensa era la cena, y por que al momento tenía hambre, eso era la recompensa perfecta. Tan solo necesitaba algunos minutos para hacer la estructura y he usado el resto del tiempo apuntando ideas. Después de 30 minutos he dejado de escribir y tome mi cena. Realmente sentía que he ganado esa comida.

El próximo día uso el mismo método de 30 minutos con el desayuno como mi recompensa. Pero ahora, 90 minutos más tarde, todavía estoy escribiendo. Sé que tengo toda la libertad de parar y tomar mi recompensa, pero una vez superado la inercia de empezar la tarea, la tendencia natural es continuar trabajando. En efectivo he invertido el problema de procrastinación permaneciendo con la tarea y postergar la satisfacción. El resultado es que acabo mi artículo temprano y tengo un desayuno de recompensa.

Espero que este artículo te ha ayudado obtener una vista de las causas y soluciones de la procrastinación. Realice que la procrastinación es causada asociando una cierta forma de dolor o sufrimiento a la tarea. La manera de superar la procrastinación es simplemente reducir el dolor e incrementar el placer asociado a comenzar la tarea, así permitiendo que superas la inercia y construyas un ímpetu positivo. Y si comienzas cualquiera tarea varias veces, al final acabas esta tarea.

Jeroen Sangers

el Canasto, Carrer Magí Morera 29-1, Lleida, CT, 25006, Spain

Management consultant artesano y conferenciante de alto impacto especializado en la productividad 2.0 para personas, equipos de trabajo y organizaciones.