Pequeños problemas
La mayoría de las personas tienen muchos problemas. Normalmente son problemas pequeños y no muy importantes, pero son muchas. Últimamente he notado que cada vez más ignoramos nuestros problemas y por tanto no las solucionamos. Hay algunos problemas que desaparecen automáticamente y no necesitan solución, pero hay otras que no deberíamos ignorar.
No nos gusta la frustración. Y cosas que no gustamos podemos sacar de nuestra consciencia. A veces lo hacemos concienzudo, pero a veces pasa inadvertido. En el último caso puede ser que te falta información que podría ayudarte.
El archivador
Hace un par de semanas visitaba el despacho de un amigo. Mientras miraba cómo trabajaban la gente, notaba que tenían dificultades cerrar un archivador. La llave giraba bien, pero no cerraba la puerta. Cuando pregunté que pasa con esta puerta me comentaban que siempre ha sido difícil cerrarla. Mi reacción a este problema era diferente que la suya...
Decidió mirar como funcione el cierre y por que no funcione. Parecía que el cierre no entraba bien en su sitio en la puerta izquierda pero en lugar quedaba detrás de esta puerta. Cuanta apretó la puerta de izquierda y al mismo momento giraba la llave, la puerta cerraba perfectamente.
Desde aqueste momento, nadie en la oficina de mi amiga ha tenido problemas al cerrar la puerta del archivador. Un cambio pequeño quita un poquito de frustración en un día laboral intensivo.
La copia de seguridad
Un otro ejemplo. Ya no me recuerdo cuantas personas he encontrado sin procedimiento adecuado para hacer copias de seguridad de sus datos. Todos sabemos que algún día se destroza el disco duro, o pasa un virus u otra cosa y de repente has perdido todos tus documentos y fotos. Pero ignoramos esta información; lo hemos sacado de nuestro consciencia. Y por tanto no hacemos nada para evitarlo.
Si planificar una copia de seguridad cuesta demasiado tiempo, simplemente no lo hacemos. Pero todos deberíamos invertir un par de horas hoy para evitar un gran perdido de tiempo mas adelante. Si, cuesta tiempo de diseñar, buscar y/o comprar un sistema que hace copias de seguridad, pero ya sabes que es necesario.
En mi ordenador en la oficina he configurado un proceso que automáticamente hace una copia de todos mis ficheros al servidor, y nuestros técnicos hacen una copia del servidor a una cinta guardado fuera de la oficina.
En mi ordenador a casa he instalado Carbonite, un software que automáticamente copia mis ficheros importantes —MP3 & documentos—a un servidor en internet. Carbonite cuesta $49,95 por año, pero por este dinero tengo el privilegio de olvidar mis copias de seguridad.
Me ha costado un poquito de tiempo para arreglar las copias de seguridad, pero ya no tengo miedo para disco duros rotos.
Mejorar procesos
De una manera o otra, conseguimos ignorar muchos frustraciones: “Es imposible cerrar este archivador”, “Ahora no tengo tiempo para hacer una copia de seguridad”,…
Hay un par de ideas para mejorar esta situación:
- Toma tus sentimientos en serio. Ser consciente de tus frustraciones;
- Decide lo que una frustración quiere decir. ¿Por que sientes esta frustración? ¿Que problema hay debajo?;
- Soluciona el problema, o apuntalo.
He podido solucionar el cierre del archivador en un par de minutos, pero buscar una buena solución de copias de seguridad requiere más tiempo. Esta acción pertenece en la lista de Algún Día/Quizás para que cada semana encontrarás esta tarea en tu Revisión Semanal y en el momento adecuado puedes pasar esta tarea a la lista de Próximas Acciones. - Toma a veces el tiempo para pensar como puedes mejorar tus procesos. Por ejemplo puedes apuntar todos tus frustraciones pequeños en la vida; todos los archivadores que no cierren bien. O apunta que actividades te cuestan mucho tiempo.
Apuntar estas cosas es el primero paso hacia la solución, que a veces puede ser muy simple: poner un lápiz a lado del teléfono, un par de plantillas para documentos frecuentes, una lista con las cosas para llevar al gimnasio,…
Atención: si tomas tus frustraciones en serio y los utilizas para mejorar tu vida, puede ser que las cosas cambian mucho. Es muy probable que cambiaras de una persona que siempre se queja en un emprendedor.
