¿Por que caminar si también puedes volar?
Aunque has recopilado todas tus Próximas Acciones en una lista y has organizado tus Proyectos, todavía quedan otras cosas que no son una acción o un proyecto y que requieren tu atención. ¿Qué haces por ejemplo con tus ideales, tu visión, tus planes y metas de largo plazo?
Varios niveles para la vida y el trabajo
Utilizando la aviación como metáfora, David Allen describe los siguientes niveles en su libro Getting Things Done:
- 50.000 pies: Tu vida — valores
- 40.000 pies: Los próximos 3–5 años — visión y estrategia
- 30.000 pies: Los próximos 1–2 años — metas / dirección
- 20.000 pies: Áreas de responsabilidad y enfoque
- 10.000 pies: Proyectos actuales
- Pista de despegue: Próximas Acciones
Los diferentes niveles tienen mucha influencia entre ellos; no solo de arriba hacia abajo, sino también al revés.
La pista de despegue y 10.000 pies
Trabajar con las Próximas Acciones es fácil: las pones en tu lista de Próximas Acciones y al finalizar la tarea marcas esta tarea como completada. Este es el nivel más básico — la pista de despegue. “Where the rubber meets the road.”
Todos los Proyectos en que actualmente trabajas están en la lista de proyectos. Si es un proyecto complejo, incluye material de soporte como notas, acciones para el futuro y planes. Para cada Proyecto activo hay al menos una Próxima Acción en la lista de acciones.
Los niveles más altos
Yo mantengo un documento separado para cada nivel (30, 40 y 50 mil pies) donde apunto las cosas importantes para mí en este nivel. Por ejemplo el documento de 40.000 pies contiene mis pensamientos relacionados con la visión y la estrategia para los próximos tres a cinco años.
A veces, durante el Repaso Semanal leo uno de estos documentos para ser consciente de las grandes líneas de mi vida o las metas a largo plazo y para mantener este documento actualizado.
Existe el peligro que hayas formulado tus metas y visión, sin hacer nada para conseguir estas metas en tu vida diaria. Simplemente no les das tu atención porque es más fácil trabajar en cosas urgentes que en cosas importantes. Por ello, vale la pena repasar con frecuencia tus documentos donde has apuntado tus valores, visión y metas. Eso te permitirá tomar decisiones intuitivas durante el resto de la semana, porque aún tienes tus valores y visión en memoria.
Pensar sobre tu visión
Al apuntar tus valores, visión y metas, estás obligado de pensar sobre estos temas. Estos documentos son documentos dinámicos: es posible que justo cuando los tienes actualizados llegará una mudanza, el amor de tu vida, el trabajo de tus sueños,… y todo cambia. No importa; simplemente hay que actualizar tus documentos en los varios niveles y estarás listo para adaptarte a los cambios en la vida.
Llevarlo al práctico
Ahora tienes una idea clara y actualizada de tu visión y todo está bien documentado. ¿Cómo vas a conseguir tus metas?
La manera más lógica es empezar por arriba y saliendo de tu visión y estrategia definir metas de largo y corto plazo. Para llegar a estas metas tienes que definir Responsabilidades y Proyectos concretos, que contienen una o varias Próximas Acciones. De este modo, puedes convertir tus ideales en acciones concretos.
Desde arriba hacia abajo, paso por paso, nivel por nivel.
¿Aun no has definido tus ideales?
Si todavía no tienes ningún ideal o visión definido puedes crear un proyecto nuevo: Definir metas y valores. Si en la próxima semana no tendrás tiempo para sentarte a pensar puedes dejar este proyecto en la lista Algún Día/Quizás. Define también las Próximas Acciones de este Proyecto: Definir metas a largo plazo, Definir metas a corto plazo, etc. Finalmente solo tienes que sentarte delante de una hoja en blanco y empezar a pensar: ¿Cómo quieres vivir? ¿Qué es importante para ti? ¿Cuáles son tus valores?
Continua desde allí, un nivel a la vez. No es necesario tenerlo todo perfecto a la primera; escribir es solo una manera de ordenar tus pensamientos. Si cada mes o dos meses revisas el documento será poco a poco más completo.
