Proyectos

Al leer el libro Organízate con Eficacia para la primera vez, no me quedaba claro como integrar proyectos en la sistema. Pero al final esto también resultaba ser fácil: proyectos consisten de una combinación de acciones. En realidad existen dos tipos de proyectos: proyectos simples y proyectos complejos.##Proyectos simples Para proyectos simples no planificas todas las acciones. Paso por paso miras que hay que hacer. Un ejemplo es la reparación de unos zapatos. La primera acción es buscar un sitio donde se reparan zapatos. Cuando has encontrado la tienda, puedes tomar el siguiente paso: ir a esta tienda para entregar los zapatos. Y después de esto, pones un recordatorio en la lista En Espera. Yo hago el seguimiento de proyectos simples directamente en la lista de Próximas Acciones. Entro el primero paso de este proyecto en la lista en la forma próxima acción > resultado deseado. Ejemplo:

Preguntar Juan por zapatería > zapatos arreglados Cuando Juan me ha contestado, hago una copia de esta tarea y desplazo una de las tareas a mi lista de tareas finalizadas. Después borro el texto antes el > y pongo la acción nueva en su lugar. Ejemplo: Llevar zapatos a XYZ > zapatos arreglados Para este tipo de proyectos es la manera idónea de planificar: he sacado cada paso de mi cabeza sin necesidad de hacer documentación extensa.

Proyectos complejos

Al empezar un proyecto complejo sí que es importante pensarlo bien y documentar las tareas antes de empezar. Siempre hago una lista de posibles acciones para el proyecto. Por ejemplo por que he tomado tiempo para una sesión de Tormenta de ideas, y cada vez que tengo una idea para avanzar el proyecto, lo apunto en esta lista para no tener que recordarlo.

Lista de proyectos

Para proyectos complejos necesitas una lista de todos los proyectos con sus acciones. Tengo estas acciones separadas de mi lista de Próximas Acciones, en que solo tengo las tareas que puedo hacer en las próximas semanas. Durante mi Revisión Semanal reviso la lista de proyectos y decido que tareas debo mover a mis lista de Próximas Acciones. Siempre intento tener al menos una accione para cada proyecto en mi lista de Próximas Acciones, para garantizar progreso en todos los proyectos. Al finalizar una Próxima Acción para un proyecto, vuelvo a mi lista de proyectos y arrastro el siguiente paso de este proyecto a mi lista de Próximas Acciones. Mi lista de proyectos es muy importante y por tanto lo consulto cada día o al menos cada dos días.

Documentación de proyecto

Además de las listas con acciones para cada proyecto, para muchos proyectos también tengo otra documentación. Si este material es en forma digital, lo pongo en la carpeta con en nombre del proyecto in mi carpeta Mis Documentos\Proyectos. Para documentación en papel también tengo una carpeta en mi archivadora, ordenado por nombre de proyecto. De esta manera puedo encontrar rápidamente la documentación del proyecto.

Planificación

Puedo decir muchas cosas sobre la planificación de proyectos, pero solo hay que recordar una cosa: igual que sea un proyecto simple o complejo, lo que importa son las acciones concretas. Diagramas Gantt y otras esquemas pertenecen a la documentación del proyecto. Los utilizo para mirar que acciones debo hacer yo, que acciones tengo que poner en mi lista de Próximas Acciones o mi lista de En Espera, etc. Si miras de esta manera a proyectos, resulta más fácil. Y paso por paso avanzas hacia tus metas, ¡siempre con la cabeza vacía!