Asuntos para resolver

Asuntos = todo lo que entra en tu vida. Asuntos consisten de cosas sueltas, como correo, cartas, acuerdos, promesas que has hecho, nuevas ideas, planes, notas, informes, casi todo que entra en sus pensamientos.Asuntos = todo lo que has dejado entrar en tu mundo psicológica o física y que no pertenece al sitio donde esta ahora. La problema del "trabajo inteligente" -- knowlegde work -- es que ninguna parte del trabajo esta fijado. O como dice Peter Drucker:

En el trabajo inteligente no siempre está claro de que consiste la tarea: hay que pensar que es lo hay que hacer. La pregunta '¿Que es el resultado previsto de este trabajo?' es la pregunta más importante para la productividad de los trabajadores inteligentes. Y esta es una pregunta que pide respuestas arriesgadas. Muchas veces hay varias respuestas correctas; siempre hay opciones. Debes especificar los resultados claramente si la meta es la productividad. Las preguntas principales utilizados por David Allen para todos los tipos de asuntos son siempre los mismos:

¿Hay que hacer algo?

No todos los asuntos que entran tu vida requieren una acción. Una parte de los papeles que recibas puedes tirar directamente en la papelera. Y una parte de los emails que entran en tu buzón merecen ser eliminados directamente. Si más gente aprendían utilizar el botón Suprimir de su teclado había menos problemas. Hay otras cosas que quieres guardar, pero que no requieren directamente una acción. Si creas que vas a utilizarlo en el futuro, ponlo en su bandeja 'Algún día / Quizás'. Una vez a la semana, durante su repaso semanal, pasas por todos los asuntos en esta bandeja. De este manera puedes decidir en cualquier momento trasladar el objeto de la bandeja 'Algún día / Quizás' a la lista de tareas actuales. Y si solo quieres guardarlo para referencia, ponlo en sus archivadores.

¿Que es el resultado para obtener?

La segunda pregunta para hacer, si se puede tomar alguna acción al respeto, es: ¿Que es lo que quiero conseguir con esto? ¿Que resultado deseo? ¿Que es mi meta para este artículo? Solo si sabes a donde deseas llegar, sabes en que dirección tienes que hacer el primero paso. Por hacer este pregunta, te enfocas. No haces las cosas sin pensar solo por que has encontrado algo - no, es mejor tomar un momento para adivinar que significa este artículo en tu vida, en tu trabajo. ¿Que resultado esperas? Necesitas solo diez segundos, pero te ayudaré muchísimo.

Entonces, ¿cuál es el próximo paso?

La tercera pregunta importante: ¿cuál es la próxima acción? O en otras palabras: ¿que exactamente tengo que hacer ahora con esto artículo, esta carta, esto correo, esta tarea? Hay que tomar la decisión lo mas antes posible, si no tu cabeza queda confundida. El próximo paso debe ser una acción concreta. "Planificar una reunión" no es suficientemente concreto. ¿Como vas a planificar? ¿Vas a llamar alguien, envías un correo o pides a tu asistenta organizarlo? "Enviar un correo al equipo para planificar la reunión" ya es mucho mas mejor. O en menos palabras: "Email equipo - planificar reunión". Estos concretos próximos pasos apuntas en su lista de Próximas Acciones. Esta lista utilizas para tomar la decisión de en que vas a dedicar su tiempo. Si has llegado aquí, ya has hecho un gran parte del trabajo de organización: para cada asunto que entra en su vida has pensado si hay que tomar alguna acción al respeto, que es que quieres al final y que es la próxima acción.