Coleccionar tus asuntos
Cosas que entran tu vida pones en una o varias bandejas de asuntos antes de procesarlas. Este hace más fácil coleccionar tus asuntos sin tener que procesarlos en el mismo momento.
Todo el correo que recibo en casa pongo directamente en mi bandeja de asuntos. Solo cuando tengo suficiente tiempo, proceso todo lo que hay en esta bandeja.
Una bandeja de asuntos puede ser una bandeja de plástico -- o de madera -- encima de la mesa, o una carpeta en el bolso o la maleta (para llevarla siempre) y/o la bandeja de entrada del coreo electrónico. La idea es tener lo menos puntos de colección posible, pero lo suficiente para siempre tener una bandeja cerca. Yo tengo una a la esquina de la mesa en el despacho a casa, una bandeja de plástico encima de mi mesa en la oficina, la bandeja de entrada de Outlook y las notas en mi Palm.
¿Me sale una idea buena? Lo apunto en mi Palm o lo escribo en un papel. Si llego a la oficina, pongo todos los papeles en mi bandeja. Si hago una cita, también lo apunto en un papel que pongo en mi bandeja. ¿Y mis apuntes de una conversación, un seminario o una reunión? Correcto, en mi bandeja de asuntos. De esta manera lleno poca a poco mi bandeja con papeles, cartas, post-its llena de ideas y cosas para hacer.
Una vez al día -- a veces mas, a veces menos -- repaso todos los artículos en mis bandejas de asuntos. Uno por uno. Y pos cada objeto hago las preguntas del artículo Asuntos para resolver.
1. ¿Tengo que hacer algo?
(¿No? Lo pongo en la papelera, en la bandeja Algún día/Quizás o en el archivador.)
1. ¿Que es el resultado deseado? ¿Que quiero?
(Toma 10 segundos para pensar)
1. Entonces, ¿cual es el próximo paso?
(Y apuntalo en tu lista de Próximas Acciones)
Después de haber contestado estas preguntas, nunca devuelvo el objeto a la bandeja de entrada. Nada que saco de la bandeja vuelve a esta bandeja.
No quiere decir que finalizo directamente todas las tareas relacionado a esta carta o correo. Repasar las cosas en mi bandeja de asuntos solo consiste en organizar el trabajo que voy a hacer más tarde.
Y por que repaso mi bandeja artículo por artículo, resulta muy fácil cambiar a una otra actividad si suena el teléfono o si alguien entra in mi despacho. Aun mejor: al esperar durante una llamada, muchas veces cojo en objeto desde mi bandeja de entrada para procesarlo.
