La tranquilidad y la serenidad, dos aspectos importantes en el trabajo

Vivimos en tiempos líquidos1 y muchos profesionales se pasan el día apagando fuegos.

¿Cómo podemos salir de esta carrera de ratas? Pues es muy simple: bajar tu velocidad. Cuando tomas el tiempo para reflexionar, tomarás mejores decisiones y cometes menos errores, evitando así las urgencias.

En un mundo V.U.C.A. las personas tranquilas y serenas sean, probablemente, las únicas que no tienen prisa. Y no la tienen porque es muy posible que se hayan parado a reflexionar acerca de sus prioridades hasta definir a dónde y cómo quieren llegar. Las prisas, las urgencias, la ligereza y los malos sentimientos son los peores consejeros. Establecer un ritmo asumible y veraz es tan imprescindible como conocer el sendero a transitar. Si cada paso que das lo haces de forma pausada y serena, seguro que tu actitud será mucho más positiva y todo tendrá mejor sabor.

  1. Aunque creo que no es nada nuevo↩︎

El propósito, efectividad para comerciales

Jordi Fortuny está publicando una serie de artículos sobre el uso de Getting Things Done para comerciales.

Yo creo que lo buenos consejos de efectividad son independientes del título de tu trabajo, porque la efectividad tiene que ver con el funcionamiento de tu cerebro. Así, creo que este texto también es interesante para profesionales que no trabajan como comercial.

Le que me ha llamada la atención es esto:

Si bien nuestra intuición ya es una herramienta muy potente, para saber qué cosas son las correctas y evitar que naveguemos completamente a la deriva, cuanto más clara sea la información de la que dispongamos, mejor funcionará. De este modo, invertir (fíjate que digo invertir…) un tiempo en reflexionar acerca de ello, aporta muchos beneficios, de los que personalmente destacaría dos:

a) Mejor priorización. […]
b) Mayor motivación. […]

Así pues, te propongo que, para empezar, definamos con más detalle tu perspectiva.

Desde hace mucho tiempo estoy convencido de que el orden correcto para mejorar la efectividad personal es primero la perspectiva y luego el control.1

La razón por este orden es muy sencillo. En la mayoría de los casos, la principal causa de la improductividad es el sobrecompromiso; simplemente hay más trabajo que horas.

Aplicar un flujo de trabajo para organizar tu trabajo en listas no es la solución. La solución es obtener claridad sobre tus niveles de perspectiva y luego usar esta información para priorizar mejor y descartar trabajo.

  1. O mejor como hacemos en KENSO: primero el autoconocimiento, luego el propósito y sólo entonces organización & acción (seguido por entorno). ↩︎

Cómo tomar buenas decisiones

Ser efectivo significa tomar decisiones: ¿Qué hacer y qué no hacer? ¿Cuándo hacerlo? ¿Cuándo dejar de hacerlo?

Si eres capaz de tomar buenas decisiones, serás capaz de ser productivo.

En este artículo extenso, Jaír Amores te explica 10 pasos que puedes seguir cuando tienes que tomar una decisión.

La vida es como un camino lleno de infinitas bifurcaciones. Puedes tomar un camino, u otro. Pero no puedes tomar dos a la vez. O decides ponerte esta ropa, o decides ponerte esta otra. A lo largo del día decidimos muchísimas cosas, la mayoría sin importancia. Otras sí la tienen. Qué trabajo escogeré, qué coche me voy a comprar, con quién me casaré, qué voy a estudiar, qué religión tengo, qué casa compro, compro o alquilo… decido responder o callar… No decidir también es una decisión. Decidimos no decidir.

Descansa sin culpas

Para la efectividad, los periodos de descanso son igual de importantes que los periodos de enfoque en la tarea.

No obstante, gran parte de los profesionales no descansan suficiente y tienen la tendencia de llenar todos los rincones de tiempo can actividades — la mayoría de poco valor.

En este artículo, Mariluz cuenta su propia experiencia cuando decidía dar más importancia al descanso.

Alguna vez leí los síntomas del cansancio crónico, y por supuesto no me vi reflejada más que en el hecho de que siempre tenía sueño y deseaba dormir: “todo el tiempo”. Tampoco creía vivir con estrés y me he sorprendido fuertemente al descubrir cómo ha cambiado mi vida al descansar mejor y al buscar tener menos pendientes y preocupaciones en mi cabeza.

Me llevó al rededor de 2 meses empezar a sentir que ya no estaba tan cansada y 4 meses después empecé a despertar, por primera vez en mi vida, sintiéndome descansada y contenta de empezar el día. Y en efecto… la mayoría de los días, no requiero despertador.

Tener perspectiva es preguntarte siempre para qué

Para mi, ser efectivo significa hacer las cosas correctas de forma correcta en el momento correcto. Visto así, efectividad es cuestión de intenciones y de elegir bien qué hacer en cada momento.

Este post de José Miguel Bolívar nos explica de forma detallado cuál es la mejor forma de tomar esta decisión:

La idea es dedicar proactiva y regularmente un tiempo a pensar y a decidir qué tiene sentido para nosotros, y qué resultados alineados con ese sentido queremos conseguir en las distintas áreas de nuestra vida.

La ventaja de desarrollar estos hábitos proactivos es que da lugar a una intuición bien informada, lo cual nos va a permitir preguntarnos para qué hacemos lo que hacemos, pero hacerlo de manera inconsciente, intuitiva, lo cual representa una gran ventaja sobre la opción anterior, ya que a) no consume energía y b) no interfiere con ningún principio productivo.

La clave está en esa intuición informada, que se forma mediante los procesos de perspectiva (en GTD) o propósito (en KENSO).

Muchas veces subestimamos la importancia de tener claro qué quieres conseguir y para qué.

No es coincidencia que en nuestros talleres siempre trabajamos primero esta parte tan esencial antes de tratar flujos de trabajo y maneras de organizar tus compromisos.

Blindar el tiempo de ‘no-trabajo’

Con toda la tecnología que tenemos hoy en día, existe el gran riesgo que el trabajo se convierta en una actividad expansiva y liante que acabe ocupando todos los rincones de tu semana.

Amalio Rey nos comparte sus reflexiones sobre la importancia de mantener separaciones entre los diferentes artículos. Recomiendo leer también los comentarios para ver algunos contra-argumentos interesantes…

A mí me preocupa que las nuevas fórmulas de empleo, bajo la promesa de la flexibilidad, estén contaminando el modo en que disfrutamos de la desconexión. Ahora los profesionales se ven obligados a gestionar su tiempo para resolver asuntos laborales en cualquier momento, incluso en vacaciones de verano.

La fuerza del primer paso

Me ha encantado este texto de David Torné en que habla de pasarte a la acción para romper la parálisis por análisis:

La preparación a priori es una buena idea si sabemos regular la dosis. El problema es que no buscamos preparación sino certeza y control, lo que nos lleva a la parálisis.

En los asuntos relacionados con la mejora personal soy partidario de crear una planificación mínima viable: Definir una meta, una dirección, y pasar a la acción de forma inmediata.

El objetivo de cualquier sistema de efectividad personal es minimizar el tiempo de planificar para dedicar el máximo tiempo a hacer las cosas correctas.

No hace falta dedicar una hora al día clasificando tus tareas, sino que hay que tomar decisiones rápidas y pasarte a la acción.

Una vez eliminado la inercia, todo será más fácil.

Algo es más que nada: lo importante es empezar

Una de las causas de la procrastinación es tener tareas demasiadas grandes, tal como lo explica Enrique Benimeli:

Afrontar tareas cuya realización implique no más de 10 o 20 minutos es fácil. Nuestro cerebro «sabe» que en pocos minutos terminaremos y tachar (física o mentalmente) una tarea una vez realizada es siempre una sensación placentera. El problema aparece con las tareas que tienen una duración estimada entre 1 y 3 horas. Ante el panorama que se nos presenta, corremos el peligro de no empezar siquiera. Y con el consiguiente riesgo de posponer la tarea (y hacerlo eternamente).

La solución universal es dividir la tarea en acciones más pequeñas, porque obviamente no tenemos un bloque de tres horas disponible para trabajar sin interrupciones en esta tarea.

Obviamente, la solución más eficiente es crear un entorno profesional donde es posible hacer tareas de tres horas o más sin interrupciones y así evitar la pérdida de tiempo causada por los cambios de un proyecto a otro1 y los problemas de concentración debido a la atención residual.2

  1. Conocido en la literatura de psicología como ‘context switching’ ↩︎
  2. Cuando cambias de un proyecto a otro, la información del primer proyecto continuará ocupando una parte de tu memoria de trabajo durante un tiempo, dificultando tu capacidad de enfoque en la tarea actual. ↩︎

Si tienes un problema, échate a dormir

Veinticuatro horas no son suficientes. Si quieres trabajar las ocho horas, comer sana, estar con tu familia y amigos, tener tiempo para el ocio y el aprendizaje debes buscar más tiempo.

Un lugar donde puedes encontrar tiempo es en las horas en que no estás haciendo nada, por las noches.

Aparentemente, estas son las reflexiones de una parte significante de los profesionales, que se han obsesionado con la productividad y que quieren aprovechar al máximo todas las horas del día.

Como consecuencia de la búsqueda de más horas activas, no llegan a dormir las siete, ocho o nueve horas que necesita su cuerpo y mente. Y sin darse cuenta, han disminuido de forma significante su rendimiento durante el día.

Porque las horas de descanso son igual de importantes que las horas de enfoque.

¿Alguna vez te has ido a la cama tratando de resolver un rompecabezas vital, dándole mil vueltas a ese asunto que no te deja darte un descanso? Probablemente a todos nos ha pasado, y cuando llega la mañana, a veces la respuesta ha aparecido en tu mente de forma espontánea, como la inspiración creativa de un escritor.

Este post repasa una serie de estudios científicos mostrando la importancia del sueño.

El pseudoescanso que practicamos con tanto móvil e infoxicación

Para ser productivo, el descanso es igual de importante que los periodos de enfoque.

Lo que pasa es que parece contraintuitivo: pensamos que cuando estamos descansando no somos productivos y por eso nos cuesta.

El resultado es que tomamos pausas en que no desconectamos de verdad del trabajo y que no nos regeneran. Berto Pena usa el término ‘pseudoescanso’ para estas pausas.

Para mí la palabra Descanso no hace justicia a todo lo que tiene detrás. Significa que sabes desconectar de Internet y la tecnología cuando de verdad quieres reiniciar tu mente, que sabes decir “no” a las alertas, las notificaciones y los chequeos, que te distraes con actividades distintas a lo que habitualmente frente al ordenador, que tienes ratos donde no miras el reloj y tampoco tu lista de tareas, donde te dejas ir y estás a tu aire, haciendo algo o haciendo nada, estando con quien aprecias o quieres, o a solas, alejándote de toda la actividad y el ruido del día y la semana.

Yo mantengo una lista con pequeñas actividades para regenerar mi energía durante el descanso para así tener más ideas y más energía para trabajar con enfoque.

Ser feliz te hace ser más productivo, y ser productivo te hace ser más feliz

Me ha gustado mucho este artículo de Belén Martínez sobre la relación entre la productividad personal y la felicidad.

Felicidad y productividad van de la mano siempre. Si una persona no es feliz, difícilmente puede ser productiva. Y al mismo tiempo, si una persona no es productiva, seguramente que no acabe siendo del totalmente feliz.

Lo explica muy bien a través de los 5 aspectos de las personas felices que repercuten en la productividad.

Nada más que añadir…

Pensar rápido frena tu efectividad

Ser efectivo es cuestión de optimizar el uso de tu cerebro.

A veces hay que evitar que la parte más intuitivo toma las decisiones y habrá que enfriar una idea, tal como Paz explica en este artículo:

Cuando nos encontramos ante una pregunta difícil y no somos capaces de encontrar rápido una respuesta satisfactoria, se activa este mecanismo de sustitución.

Lo que hacemos a continuación es que buscamos una pregunta más fácil, relacionada de algún modo con la pregunta difícil, y la respondemos en su lugar.

El problema es que usar la heurística como alternativa al razonamiento a veces da buen resultado y otras veces conduce a serios errores.

¿Sabes en qué situación te puedes fiar de la heurística y cuándo no?

Homogeneizar para mejorar la productividad

Un concepto clave en la efectividad personal es la definición del resultado deseado: ¿Qué está acabado cuándo he terminado?

Daniel Grifol nos explica a través de algunos ejemplos claros por qué es tan importante tenerlo bien definido:

Hay que decidir qué es algo “hecho”. Parece una tontería, pero algo hecho ¿es algo entregado? ¿Es algo revisado? ¿es algo archivado? ¿es algo terminado a la espera de validación?

Si tratas de aplicar GTD, olvida las TMIs

Obviamente, nadie puede estar en desacuerdo con el título1 de este post de Sergio Pantiga. El concepto de las Tareas Más importantes (TMI) no consta en los libros de David Allen.

Incluso en el caso de personas que aplicamos la metodología GTD, es común caer en el error de planificar o priorizar de este modo. Pero siento deciros (¡y decirme!) qué hacer esto es herencia de nuestros viejos hábitos, y contradice la base de los principios que tratamos de aplicar.

En GTD, no se planifica ni se prioriza de ese modo.

Pero GTD es el medio, no el objetivo. El objetivo es ser más efectivo, y el método es solo el camino.

Más interesante que la cuestión si las TMI encajan dentro de GTD, es preguntarte si las TMI te pueden ayudar a ser más efectivo.

Yo no utilizo las TMI en mi propia planificación, pero eso no quiere decir que no pueden ser útiles para nadie.

Hace unos años ya escribí esto sobre el tema de las Tareas Más Importantes:

La diferencia entre los diferentes métodos productivos está en el tamaño de esta lista de opciones, pero todos trabajan con un sistema de dos listas: una lista con las cosas que quieres hacer lo antes posible — lo llamamos por el momento la lista de acciones activas — y una lista con cosas que por el momento no las harás — que llamamos la lista de acciones aparcadas.

Estas dos listas funcionan como dos vasos comunicantes: a veces hay que mirar si hay acciones aparcadas que debes activar para hacer lo antes posible y otras veces hay que verificar las acciones activas para ver si hay que aparcar alguna acción.

La frecuencia en que revisas estas listas, para ver si hay acciones que deben cambiar de lista, determina el tamaño de la lista de tareas activas.

Algunos métodos como Getting Things Done sólo ejecutan este proceso de vasos comunicantes una vez a la semana, resultando en una lista enorme de acciones activas — próximas acciones en GTD — con docenas o incluso cientos de acciones.

Yo hago este proceso cada día y como resultado trabaja con una lista mucho más reducida con sólo las tareas para hoy. Las personas que trabajan con las Tareas Más Importantes tienen una lista que sólo sirve para algunas horas.

Yo creo que cada uno debe encontrar su propio punto óptimo en frecuencia de revisar y tamaño de lista de acciones.

  1. He eliminado el símbolo ® del título original, porque indicará que yo reclamo ser el propietario de la marca GTD. ↩︎

Objetivos y ansiedad: la eficiencia autolimitada

Ser efectivo de verdad no es conseguir más resultados con menos esfuerzo. No, ser productivo se trata justo de hacer menos cosas; se trata de hacer las cosas correctas.

Hoy se habla de que la robótica y los avances de la industria —o lo que venga después— nos conducen a un mundo de eficiencia máxima. Donde el concepto “máxima” es siempre relativo porque siempre se vislumbra un estado posterior. Si lo puedes medir, lo puedes mejorar. Así que no hay vuelta atrás. La carrera de la rata continúa y no tiene fin. Pero la lógica nos dice que al final acabaremos rompiendo la baraja. El trabajo y sus varas de medir, con la eficiencia a la cabeza, nos conducen a un callejón sin salida: el permanente estado de eficiencia máxima, la tensión total.

Mira lo que has hecho hoy. ¿Cuál de las tareas terminadas realmente cambian tu situación en un año?

‘Deprisa’ y ‘flexibilidad’, frenos a la efectividad

Yo creo que las organizaciones más productivas son aquellos donde es posible trabajar desde la calma. Desafortunadamente, eso no es lo habitual.

En la mayoría de las organizaciones es normal pasar los días apagando fuegos y gestionando imprevistos, habitualmente fruta de falta de previsión y reflexión.

También en nivel personal existe el riesgo de perder mucho tiempo haciendo cosas que podrían haber sido evitadas, tal como explica José Miguel Bolívar en este artículo.

Cuando se demanda más «flexibilidad» a otras personas, la mayoría de las veces es consecuencia de un trabajo previo insuficiente, o incluso inexistente, de anticipación y previsión.

Qué es procrastinar y por qué te ocurre

La efectividad personal está llena de palabrotas. La más común es la procrastinación.

¿Sabes qué significa esta palabra? Y más importante: ¿sabes cómo combatir la procrastinación? Oscar Moreno te lo explica:

[…] se trata individualmente de un trastorno que tiene su origen en asociar, la acción que se debe realizar, con el cambio, el dolor o la incomodidad.

Fíjate que muchas veces, sabemos lo que tenemos que hacer (digo muchas veces, no siempre)

Pero nos encontramos en un problema, cuando, eso que tenemos que hacer, lo asociamos con algo “negativo”.

Cinco reflexiones tras mi último curso de formación

Como formador, siempre me gusta aprender de otras formadores, y por eso me ha llamada la atención este artículo de David Sánchez.

Una formación es un proceso de adquisición de habilidades que soluciona un problema o una necesidad específica.

Existen muchas maneras de formar y si tengo que creer nuestros alumnos, la mayoría de las formaciones se limitan a transmitir información.

Siempre intento hacer las cosas correctas y por eso hemos desarrollado el taller de KENSO aplicando las mejores prácticas en la formación.

En nuestras formaciones, siempre intentamos pasar por cuatro fases:

  1. Entender muy bien los principios básicos de la efectividad personal; el por qué y para qué.
  2. Ver qué hay que hacer y cómo aplicar las técnicas y herramientas.
  3. Adaptar lo aprendido a tu propia realidad.
  4. Crear un plan de implementación.

De estas cuatro fases, el segundo punto es lo menos importante. Hoy en día no nos falta información. Los alumnos no se apuntan a un curso para escuchar la teoría, sino para descubrir su propio por qué, para adaptar el material a su manera de ser y para saber cómo van a utilizarlo en su día a día.

[…] me gustaría compartir contigo algunas reflexiones que me encuentro repetidamente en las formaciones que facilito para la mejora de la efectividad personal con GTD. Ahí van.

Las reflexiones de David son interesantes, porque explican lo que, desde mi punto de vista, debería ser el núcleo de cualquiera formación en efectividad personal.

No se trata de explicar qué flujo de trabajo exacto deben aplicar, sino de entender la mente, de crear un plan para poco a poco implementar pequeñas mejoras, para aprender cómo crear nuevos hábitos, para analizar sistemáticamente tu manera de organizarte y de enfocarte en tu zona de influencia.

Los 7 mejores libros para regalar y ser más libre y productivo

Un libro siempre es un buen regalo, porque ¿quién no quiere recibir conocimiento?

En mi lista de los mejores regalos para personas altamente efectivas he incluido varios libros de efectividad personal, pero esta lista de Belén Martínez es un buen complemento.

Si te regalan un libro que te está ayudando a conseguir más tiempo, ¿no crees que es el regalo perfecto? Entretenimiento, conocimiento y tiempo, todo en uno. No sé a ti pero a mí me parece el mejor regalo que me podrían hacer.

‘Ownership’ y proactividad, imprescindibles para la efectividad

Hoy comparto un artículo interesante de la mano de José Miguel Bolívar, en que habla de la importancia de dos actitudes esenciales.

[…] está muy bien que te plantees aprender alguna metodología de efectividad personal, pero mi consejo es que, si realmente quieres sacarle partido, antes dediques el tiempo necesario a cambiar tus actitudes.

Creo que es algo muy importante y he visto con mis propios ojos como muchos profesionales pierden el tiempo intentando implementar un flujo de trabajo y o sistema de efectividad personal.

Por eso, en KENSO trabajamos siempre primero el autoconocimiento. Luego pasamos al propósito (o la perspectiva para los amantes de GTD) antes de hablar de cómo organizarte.