Una manera sencilla de reducir las interrupciones causadas por tus compañeros
Una de las grandes causas de pérdida de productividad son las interrupciones. ¿Cuántas veces al día tienes que dejar lo que estás haciendo porque un compañero tiene una pregunta urgente? Tomando en cuenta que después de cada interrupción necesitas una media de 23 minutos para volver al estado de enfoque que tenías antes de la pregunta, queda claro que hay una gran oportunidad para mejorar la eficacia.
La solución es bastante fácil: hablar con tus compañeros, quien seguramente tienen el mismo problema, y establecer un protocolo de comunicación interno. Solo hay que encontrar un momento para sentarse juntos y decidir qué canales y medias de comunicación hay que usar en cada situación. Todo el equipo debe tener claro cómo y cuándo pueden contactar con los demás.
Paso uno: inventario de canales de comunicación
Recomiendo que empezáis creando un inventario de todos las maneras de comunicar que tenéis actualmente. Por ejemplo:
Email
Teléfono
Visita a la mesa de la persona
Dialogo en diagonal por toda la sala de trabajo
WhatsApp
Reuniones de uno a uno
Reuniones en equipo
Mensajería instantánea (Telegram, Slack, Skype, etc.)
…
Paso dos: el protocolo de comunicación interna
Luego haber que pensar en diferentes situaciones de necesidad de comunicación y asignar un o varias canales de comunicación a cada situación.
Piensa, por ejemplo, en:
¿Qué canal queréis utilizar por defecto?
¿Qué canal es mejor para temas urgentes?
¿Y si es muy urgente?
¿Qué hacer cuando hay temas emocionales?
¿Qué canal es mejor para temas sensibles?
Etc.
Este sería un ejemplo protocolo de comunicación interna:
1. El correo electrónico por defecto
Si necesitas comunicarte con un compañero, la mejor manera es enviarle un email. Habitualmente leemos el correo al menos dos veces al día e intentaremos contestar los mensajes en 24 horas (aunque habitualmente contestaremos en menos 4 horas). Raramente es necesario contestar más rápido. El gran beneficio es que cada uno puedo decidir cuándo contestar, porque el email es un canal de comunicación asíncrono.
2. La mensajería instantánea para cosas urgentes
Si es una cosa que no puede esperar 4 horas hasta que el receptor procesa su correo electrónico, podemos usar Skype. Skype es cómodo, porque las demás personas pueden ver tu disponibilidad a distancia. Con la Mensajería Instantánea tendrás una respuesta inmediata. Cuando alguien pregunta una cosa no urgente vía Skype, siempre hay que contestamos, pero también explicaremos que preferimos un email para evitar interrupciones. Por supuesto, cuando realmente necesitamos concentrarnos en una tarea, puedes cerrar el Skype.
3. Teléfono o reuniones en persona para temas muy urgentes o sensibles
Finalmente hay cosas que solo puedes hacer en persona. Si no es muy urgente, podemos planificar una cita. Obviamente, no hay ningún problema cuando nos interrumpimos para una cosa realmente urgente. Y con realmente urgente me refiero a cosas que no pueden esperar ni 15 minutos. También temas sensibles, especialmente cuando hay emociones involucradas, hay que hablarlo cara a cara para no empeorar los problemas.
Recuerda que también existen maneras de mostrar tu disponibilidad a tus compañeros: cierre la puerta de tu despacho o usa un artilugio en cartulina.
Ahora, ¿cómo quieres que tus compañeros contacten contigo? Y sabiendo esto, ¿qué medio de comunicación utilizas si necesitas algo de un compañero?
