La productividad personal es inversamente proporcional a los días que hace que has hecho tu última revisión semanal

La última semana de agosto me la cogí de vacaciones e intenté trabajar lo mínimo posible. Si trabajas desde casa, ya sabes que desconectar es muy complicado, pero en cualquier caso, lo hice lo mejor posible: me fui de casa (estuvimos media semana en casa de mis padres y media semana en casa de los padres de Laura, ya que eran las fiestas de ambos pueblos), dejé mis proyectos lo más parados posibles y toqué lo mínimo posible todo el trabajo de la empresa.

Pasada esa semana, llega el lunes y toca volver a trabajar. De locos: llevo unos días de locos. La semana de vacaciones no hice la revisión semanal, y debido a eso la semana siguiente se me desorganizó totalmente. Cuando uno no hace la revisión semanal, su sistema y su productividad van bajando progresivamente hasta que llega un momento que tienden a cero.

Pero antes que nada, vamos a ponernos en perspectiva.

Los 5 pasos de GTD

Si quieres ser productivo implementando el método Getting Things Done, es muy importante que tengas totalmente claros los cinco pasos de GTD.

Estos cinco pasos te permiten llegar a sentir la sensación de control de tu vida, y se pueden resumir así:

• Recopilar o capturar: el primer paso es el de recopilarlo todo, es decir, tenerlo todo apuntado. Y cuando digo todo es todo.
• Procesar o aclarar: el segundo paso es el de procesar todo lo recopilado, es decir, decidir qué es y qué hacer con todo lo que has apuntado.
• Organizar: el tercer paso es el de organizar, es decir, decidir dónde, cuando, con quién… puedes hacer lo que tienes que hacer.
• Reflexionar o evaluar: el cuarto paso es el de revisar, es decir, evaluar nuestro sistema para decidir qué hacer y para mantenerlo actualizado.
• Hacer: el quinto paso es el de hacer… fácil, ¿no?

En mi blog OrganizacionPersonal.com puedes profundizar sobre los cinco pasos de GTD, te recomiendo leerlo si no los conoces o quieres saber más sobre cada uno de los pasos, ya que no es el tema principal de este artículo.

El cuarto paso es imprescindible para ser más productivos

Algunos dirán que Hacer es imprescindible: ¡claro que lo es!

Otros dirán que recopilar, procesar y organizar te ayudan a a hacer mejor: ¡por supuesto!

Pero para mi, para ser productivo de verdad, lo que realmente multiplicará tu productividad si implementas GTD, es el cuarto paso: reflexionar o evaluar.

Lo digo tras años de experiencia usando el método GTD: recopilar y procesar te ayudan a no estresarte, organizar te ayuda a saber luego qué tienes que hacer, pero tu sistema, sea como sea, esté organizado como esté organizado, siempre se acaba desestructurando. Siempre dejas cosas donde no deberías, siempre hay cosas que piensas que ahora mismo no son ni urgentes ni importantes y pasados unos días se convierten en urgencias, etc.

Es por este motivo que el cuarto paso, el paso de reflexionar o evaluar, es tan importante: hacer bien tu revisión diaria (o revisiones diarias), hacer bien tu revisión semanal, te permite asegurarte de que tu sistema está bien actualizado y que hay todo lo que debería haber y no hay nada fuera de sitio.

La productividad personal es inversamente proporcional a los días que hace que has hecho tu última revisión semanal

Volviendo a los inicios del artículo, esa ha sido mi experiencia esta semana, y muchas otras semanas a lo largo de los años que llevo implementando GTD: cuando no haces tu revisión semanal, poco a poco tu sistema se va desestabilizando, así que tu productividad va bajando a medida que pasan más días desde tu última revisión semanal.

Si te fijas, y si estás acostumbrado a hacer tu revisión semanal por ejemplo los viernes, o los domingos, verás que siempre empiezas la semana con todo bajo control, teniendo muy claro qué tienes que hacer y con qué objetivos lo estás haciendo. En cambio, a medida que pasan los días, martes, miércoles, jueves, tu sistema se va descontrolando un poquitín. Ya hay alguna cosa que te olvidas de capturar, o algo que tenías capturado pero no has hecho por no procesar suficeinte, o algo que tienes en tus listas, pero como hoy no has revisado bien tu sistema, te has olvidado.

A medida que pasan los días desde tu última revisión semanal, tu productividad baja.

Pero la revisión semanal es eso, semanal, así que es recomendable hacerla como mínimo una vez a la semana. ¿Por qué una vez a la semana? En primer lugar, porque en general organizamos nuestras vidas por semanas: si no fuera así, quizá haríamos la revisión cada 5 días, o cada 10 días, pero para todos nosotros tiene más sentido hacerla una día fijo de la semana.

En segundo lugar, y más importante que el primero, es que realmente 7 días es una buena cifra. En general, si una semana no haces la revisión, verás que cuando ya llevas ocho, nueve o incluso diez días sin hacerla, tu productividad ha bajado demasiado. Para ser productivo es necesario que tengas tu sistema bajo control, que tengas muy claro que todo lo que está pasando en tu vida está en tu sistema y, por lo tanto, lo único que necesitas es mirar tu sistema y escoger qué hacer, no hay motivo para estresarte o preocuparte.

Gracias, revisión semanal, por hacerme más productivo

No me gustaría acabar este artículo sin dar las gracias a mis revisiones semanales por hacerme más productivo. Es una forma de decirlo, claro, pero la verdad es que cada vez que, por algún motivo, dejo de lado mi revisión semanal, mi sistema se descontrola y acabo haciendo cosas que no debería estar haciendo o olvidándome de algo que tenía que haber hecho.

En ese sentido, te recomendaría que, por un lado, si no haces revisión semanal, te acostumbres a hacerla cuanto antes. Y, por otro lado, si ya tienes por costumbre hacer revisión semanal y, alguna semana, por cualquier motivo, no la haces, no esperes una semana entera más: hazla cuanto antes, evalúa tu sistema, organiza toda tu vida, y vuelve a ponerte a trabajar mucho más tranquilo y teniendo claro qué es en lo que quieres enfocarte.

Eso, sin duda, te permitirá ser más productivo.

Imágenes Revisión y Mar muerto cortesía de Shutterstock