Descubre la forma más sencilla de liberarse de los errores
No te descubro nada si te digo que ser productivo significa también no cometer errores. Pero… ¿Sabes cómo hacerlo?…
Quiero compartir contigo una forma muy efectiva de librarte de las equivocaciones. Se basa en la utilización de estándares de trabajo. Aunque el nombre no sea demasiado atractivo, sí lo son los resultados.
La estandarización consiste en detallar de forma clara y visual todas las acciones necesarias para desarrollar un determinado trabajo.
La clave es:
Simplificar el trabajo eliminando todas las actividades que no aportan valor y de las que puedes prescindir. Y
Ordenar el resto de actividades en forma de pasos suficientemente detallados para no dejar margen al error.
Los estándares que te propongo son los utilizados en Lean Management.
Son documentos ágiles, en formato tabla, simplificados, incluso con dibujos e imágenes. En ningún caso se trata de procedimientos complicados y espesos.
Los estándares de trabajo Lean van directos al grano, eliminando toda la paja.
Un ejemplo es una sencilla tabla con los pasos ordenados y para cada uno de ellos, recalcar qué es importante no olvidar y el porqué.
Tabla de pasos ordenados
En función del proceso que estás estandarizando, puedes incorporar una columna que incluya lo que necesitas en cada paso: material, equipos, productos, archivos electrónicos…
El objetivo es variabilidad cero
Llevado a la perfección conseguirás hacer el trabajo siempre del mismo modo y por tanto, sin errores.
Estandarizando los procesos todo son ventajas:
- Consigues siempre la misma calidad en el resultado final.
- Prescindes de actividades sin valor y por tanto reduces tiempos de proceso.
- El resultado no depende de quien haga el trabajo así que puedes delegar.
- La formación del personal nuevo resulta más sencilla.
- Evitas dudas y malentendidos.
- Mejoras tu satisfacción y la de tu equipo al poder trabajar de forma ágil.
Puedes hacer estándares básicos de las tareas que sueles repetir y a partir de ellos componer puzzles y crear estándares más complejos.
La estandarización puedes aplicarla a cualquier actividad:
- La preparación de una oferta
- El envío de una campaña de e-mail marketing
- El proceso de limpieza de una habitación
- La atención ante reclamaciones
- La organización de un evento
- La solicitud de una subvención
- Una receta de cocina
- … Y rellena tú los puntos suspensivos con lo que quieras
No infravalores la sencillez de su formato. Es ahí donde radica el poder que tiene.
La esencia, como siempre, es el orden. Esta vez no en los espacios sino en los procesos, pero al fin y al cabo, orden.
Aún así, indudablemente siempre es posible un error; todos nos equivocamos.
Por tanto, otra propuesta es que cuando el error ocurra lo exprimas como una naranja averiguando los motivos por los que ha sucedido y tomes las medidas necesarias para que no se repita, entre ellas, actualizar el estándar.
Pero esto… es una historia para otro día.