Cómo usar correctamente los contextos para trabajar por lotes

Imagínate que estás cocinando tu plato estrella. En medio del proceso, te das cuenta de que te falta cebolla. Dejas de cocinar y corres al verdulería para comprar la cebolla. Luego continuas cocinando hasta… ¡tampoco tienes carne picada! Vuelves a salir de casa para ir a la carnicería…

Lo que era una receta fácil y rápida, se ha convertido en un proceso largo, simplemente porque no te has preparado bien. Si, antes de empezar a cocinar, hubieras hecho todas las compras en un solo viaje, te hubieras ahorrado mucho tiempo.

Lo que parece tan obvio cuando analizamos los procesos de un proyecto específico — preparar esta receta — no es tan obvio cuando tenemos muchos frentes abiertos.

Descubriendo los contextos

Hace unas décadas, un médico bastante organizado ha descubierto una solución para este problema. Como todos, tenía una enorme lista de tareas. La gran parte de ellas eran tareas que tenía que hacer en el hospital. Pero también tenía tareas personales que sólo las podría hacer cuando estaba en el puerto con su barco.

Este médico decidí crear apartar estas tareas una lista separada. Él llamaba a esta lista su «contexto barco», y la otra lista si «contexto hospital».

El beneficio de las listas por contexto era obvio: separando las tareas del barco de su lista principal, le facilitaba el trabajo porque en cada momento sólo tenia delante estas tareas que podría hacer en su contexto actual.

Más tarde, David Allen se enteró del sistema de organización del médico y ahora conocemos los contextos como parte integral de su método Getting Things Done.

Igual que nuestro médico, mantener una lista de tareas por contexto te ayuda a concentrarte sólo en estas cosas que puedes hacer en tu situación actual.

Los beneficios de trabajar por contexto

Así puedes aprovechar tu viaje a la verdulería para directamente hacer todos tus recados y pasar también por la carnicería y la oficina de correos para recoger el paquete que necesitas para tu trabajo.

Un beneficio adicional — pero muy importante — es que al desglosar tu lista por contexto, estás limitando el número de opciones que debes revisar cuando quieres decidir qué hacer. Esto evita el efecto parálisis por análisis. Habitualmente recomiendo mantener el tamaño de tus listas entre cinco y veinte tareas.

Tradicionalmente, un contexto ha sido definido como una herramienta, un lugar, una persona o una situación necesario para poder completar la acción.

“Cambiar de contexto es caro en tiempo y energía”

La idea detrás de los contextos es que cambiar de contexto es caro en tiempo y energía, tal como hemos visto en la cocina. Aunque es perfectamente posible cambiar de contexto e ir a buscar una herramienta que no tengo a mano, desplazarme a otro lugar o visitar una persona, desde el punto de vista de la eficiencia es mejor primero terminar las tareas que puedo hacer en el contexto actual.

Con los avances tecnológicos en los últimos décadas hemos ido eliminando barreras. Gracias a los móviles y tabletas casi siempre tenemos todas las aplicaciones necesarias a mano. Y gran parte de los equipos han dejado de colaborar de forma presencial y ahora utilizan plataformas online usando la comunicación asíncrono. Es decir, cada vez tenemos menos necesidad de los contextos de herramientas, lugares y personas.

Como consecuencia, la cantidad de tareas disponibles en tu situación actual ha incrementado hasta niveles insostenibles, debido al efecto del parálisis por análisis que he mencionado antes. Si tu lista de tareas contiene demasiados acciones, la vas a ignorar.

Entonces, ¿cómo podemos disminuir el tamaño de las listas de tareas?

Los pseudocontextos

Algunos de mis compañeros recomiendan usar psuedocontextos. El ejemplo más usado es dividir el contexto @ordenador — que en muchos casos es enorme, porque hacemos gran parte del trabajo con esta herramienta — en pseudocontextos por aplicación: @excel, @email, @word, @ etc.

Personalmente no me parece una buena práctica. Me explico: aunque usar el psuedocontexto @excel te permite tener listas más pequeñas y técnicamente necesitas la aplicación Excel para poder actualizar tu contabilidad, en la práctica no te aporta nada, porque no existe ningún coste en tiempo y energía al pasar de Excel a, por ejemplo, Word.

Aún peor, he visto bastantes casos en que las tareas menos apetitosas están vinculadas a una herramienta concreta. Si ya te cuesta bastante ponerte a trabajar en tu contabilidad, imagínate cómo te irá cuando tu organización te da la excusa perfecta para procrastinar: ahora no haré la tarea, porque no estoy en el contexto correcto. Y mientras no abres Excel, podrás evitar la tarea.

El contexto psicológico

Si nos fijamos en el coste de cambiar de contexto, podemos encontrar otro tipo de contexto: el contexto psicológico.

Como en muchos casos, en diferentes ámbitos se usan la misma palabra para cosas distintas. En contexto en la definición del médico y de David Allen no es lo mismo que el contexto usado en la psicología. Entonces, ¿qué es el contexto psicológico?

Lo mejor es explicarlo mediante un ejemplo. Imagínate que te has organizado por pseudocontextos, tal como hemos vista antes. Y en tu pseudocontexto @excel tienes las siguientes tareas:

• Actualizar la hoja de cálculo con los datos de contabilidad

• Planificar los posts del blog para el próximo mes

Decides empezar con la primera tarea, y actualizar tu contabilidad. Para esto abres la hoja de cálculo, revisas todo lo que has entrado ya y luego revisas la carpeta de tíquets en tu ordenador para ver qué gastos aún no has contabilizado.

Después de unos veinte minutos tienes la hoja actualizada y pasas a la siguiente tarea. Pero mientras empiezas a revisar las ideas para los posts del blog, te mente todavía está pensando en los gastos: «Habrá que pensar en añadir el gasto de peaje a la factura de cliente X», etc. Aparentemente, aunque has cambiado de tarea, te mente necesita un tiempo para hacer este cambio. Tienes lo que llamamos «atención residual». Cómo persona productiva capturas todos los ideas que surgen y después de unos minutos ya estás completamente enfocado en la planificación del blog.

El problema de la atención residual siempre surge cuando saltes de un tarea de un ámbito o de un tipo a otra. Esto es el contexto psicológico. Cada vez que cambias de contexto psicológico pierdes tiempo y atención mientras tu mente se adapta al nuevo contexto. Es bastante similar al problema que tenia el cocinero.

Y la solución es la misma que en el caso de los contextos físicos: para evitar los cambios de contexto es mejor trabajar por lotes de tareas similares.

Así, en el caso que hemos visto, en lugar de planificar los post del blog, sería más efectivo quedar dentro del contexto del la contabilidad y cambiar a la plataforma de facturación para directamente añadir los gastos a la factura del cliente. Porque cambiar de aplicación en tu ordenador es casi instantánea, mientras cambiar de contexto psicológico tiene un coste en forma de perdida de tiempo y atención.

Entonces, ¿cómo debo organizar mis tareas?

Cada persona es diferente y no hay soluciones universales.

Hay que prestar atención a tu atención. ¿En qué situaciones notas la atención residual? ¿Cómo definirías este contexto? Entonces, tal vez debes crear una lista especial para esta situación.

Y recuerda: cuanto menos tienes que cambiar de contexto, más eficiente trabajas.