El poder de un checklist

Hay un refrán holandés que dice “ni un burro tropieza dos veces con la misma piedra”. Pues yo no soy tan inteligente como el burro y en mi vida he repetido muchos errores.

La causa siempre es la misma: a nuestra mente no le gusta pensar y habitualmente opta por aplicar atajos en lugar de reflexionar. Y una vez que ha aprendido un atajo, siempre lo aplica.

La solución es sencilla: usar un checklist.

Un checklist (también conocido como lista de control o lista de comprobación) es la herramienta idónea para obtener resultados de mejor calidad y constancia.

Para qué usar un checklist

Hay tres situaciones en que es recomendable usar un checklist:

• Hay tareas que siempre debes hacer de la misma forma.
  El ejemplo más conocido de este uso es el checklist que los pilotos de aviones utilizan antes del despegue. Aunque los pilotos siguen los mismos pasos varias veces al día durante muchos años, usan las listas de control para asegurarse que no se olvidan nada, porque puede tener consecuencias desastrosas.
• También hay cosas que no las haces muy a menudo y entonces es útil disponer de una lista para verificar que lo estás haciendo bien.
  Por ejemplo, tengo una lista de viaje (descarga mi lista) con todas las cosas que posiblemente debo llevarme cuando voy de viaje: pasaporte, ropa, libro, neceser, etc.
• Finalmente, un checklist puede ayudarte a desarrollar nuevos hábitos.
  Cuando cambias de trabajo, seguramente habrá tareas que inicialmente no sabes hacer. Puedes usar una lista de control temporal para cada actividad recurrente y consultarlas hasta que has aprendido cómo hacerlo.

Los grandes beneficios de un checklist

¿Por qué hacer listas de control?

El gran beneficio de usar listas de control es que solamente tienes que pensar una vez sobre cómo hacer la tarea.

Una de mis actividades es organizar talleres in-house de efectividad personal para organizaciones. Antes de cada taller tengo que arreglar varias cosas: comprar material, preparar las guías de implementación para los asistentes, verificar las condiciones de la sala, adaptar la presentación, planificar el viaje, etc. Hay docenas de pasos que siempre tengo que hacer, y hay que hacerlos bien.

“El gran beneficio de usar un ‘checklist’ es que solamente tienes que pensar una vez”

Para garantizar la buena ejecución uso un checklist con todas las cosas que debo hacer empezando un mes antes de la fecha del curso. Después de cada taller actualizo la lista arreglando fallos que he descubierto, así que ahora confío completamente en la lista, lo que me da tranquilidad. Si he repasado toda la lista, puedo estar seguro de que todo está arreglado y que tengo todo el material necesario.

• Una lista de control te da una vista general.
• Solo tienes que pensar una vez cómo hacerlo.
• Una buena lista de control te da tranquilidad: realmente sabes que no has olvidado nada.

Desventajas de un checklist

La excesiva dependencia de las listas de control puede comprometer el rendimiento en situaciones donde hay que actuar rápido, por ejemplo, en una urgencia médica o en una emergencia aérea. Por eso es importante que estás familiarizado con los procesos y que las listas no son demasiados complejos.

En cualquier caso, no deberían ser un sustituto del sentido común. La formación intensiva, incluyendo la memorización de los checklist, puede integrar su uso con otras técnicas de resolución de problemas más adaptativas y flexibles.

¿Cómo crear una lista de control?

Un checklist funciona mejor cuando es simple; habitualmente no es necesario crear sub-listas ni listas muy largas.

Hay que tener en cuenta que existen dos tipos de checklists:

• Una lista ‘Leer — Hacer’ debes seguir paso por paso. Es el tipo de lista que utilizan los pilotos.
• Una lista ‘Hacer – Verificar’ es para consultar una vez que has terminado los pasos. La lista de viaje es un ejemplo de este tipo de lista.

Puedes crear las listas en una hoja de papel del bloc de notas (poniendo un guión delante de cada opción en la lista) o de forma electrónico en un fichero de texto, una hoja de Excel o una lista de tareas en Outlook. Tú decides qué funciona para ti.

Yo siempre guardo las listas en el lugar donde las necesito. Tengo muchas listas de control en mi ordenador, pero la lista de viaje está en una hoja dentro de la maleta.

Tu primer checklist

Si estás pensando en hacer la primera lista de control, ¿por qué no empiezas con una lista con posibles checklist para hacer? Unos ejemplos de listas que yo uso:

• Los pasos para planificar la semana o el día.
• Pasos para dar de alta un nuevo contacto en el CRM.
• Listas de viaje (vacaciones, negocios, fin de semana, excursión a la montaña).
• Restaurantes (para visitar y para evitar).
• Libros para leer.
• Pasos para publicar un nuevo episodio del podcast de KENSO.
• Una lista de cosas que no quiero hacer nunca más.
• Mis objetivos a corto plazo.

El único riesgo que corres es que tus amigos también quieren usar tu lista de restaurantes. Entonces pagan ellos, ¿verdad?

Si quieres aprender más sobre los checklist, recomiendo el libro The Checklist Manifesto de Atul Gawande.

¿Qué lista de control utilizas? Compártalo en los comentarios.