Ejecutar: el paso peor entendido de GTD

Habitualmente, cuando alguien habla del método Getting Things Done, el énfasis está en Aclarar y Organizar tus peticiones de atención. Pero estar organizado no sirve para nada si luego no te pasas a la acción.

La productividad personal está en el último paso del flujo de trabajo: Ejecutar.

En este artículo, José Miguel Bolívar hace un resumen de todo que tiene que ver con este paso:

El paso «Ejecutar» consiste en elegir, de manera intuitiva, qué tipo de trabajo hacer y, en su caso, elegir una de las decisiones que se tomaron al «Aclarar» y llevarla a cabo.

Como bien indica José Miguel, la clave es usar tu Intuición Informada1 para elegir la mejor tarea a hacer:

El modelo de 6 niveles de perspectiva de GTD existe para que puedas ver el árbol y el bosque, ya que integra el corto, medio y largo plazo, tanto personal como profesional.

La calidad de tu intuición depende en gran medida de lo bien o mal que entiendas y apliques este modelo y, en particular, sus cuatro niveles superiores.

La clave está en lo que David Allen llama la «Perspectiva»; en mi opinión el elemento más importante de cualquier sistema de efectividad personal.

Desafortunadamente, David dedica sólo 11 páginas de su libro a este tema y en los cursos hay que esperar hasta llegar a nivel 3 para que te explican cómo crear la intuición informada.

Para ejecutar con efectividad, necesitas perspectiva. Yo incluso recomiendo utilizar tus niveles de perspectiva en la fase de Aclarar, para poder evitar el sobrecompromiso.

Otro clave para tener tu perspectiva presente es revisarlo con frecuencia. Tu intuición no estará informada si revisas tu visión sólo una vez al año.

Finalmente, me gustaría ver otro artículo de José Miguel para que nos explica qué hay que hacer después de tachar una tarea de la lista, algo que David Allen nunca ha descrito.

¿Es mejor continuar con tareas de otros proyectos en el mismo contexto o tal vez es beneficioso continuar dentro el proyecto2 ahora que tienes toda la información presente? ¿Debes primero aclarar la próxima acción del proyecto?

  1. Un concepto clave en el método KENSO. ↩︎
  2. La neurociencia ha dejado muy claro los beneficios de trabajar por lote dentro de un mismo «contexto mental». ↩︎

¿De verdad quieres gestionar tu tiempo para mejorar tu productividad?

El día tiene 24 horas. No hay nada que puedes cambiar en esto. Es un hecho.

Por mucho que intentas «gestionar el tiempo», nunca tendrás más que estas 24 horas.

En definitiva, la gestión del tiempo no existe.

En lugar de gestionar tu tiempo, debes intentar de gestionar tu atención. (O aún mejor: gestionar tus intenciones)

José Ignacio Azkue te explica cómo hacer la transición de la gestión del tiempo a la gestión de la atención.

Todos sabemos que nuestra lista de compromisos por cumplir se llena con más facilidad y rapidez de la que deseamos, lo que nos lleva a que se nos nuble nuestro horizonte de prioridades y que, por ello, terminemos atendiendo algunos trabajos y tareas que apenas tienen significado para nosotros. Si de verdad quieres cambiar esta ingrata realidad, tendrás que tener en cuenta unas cuantas cosas:

‘Accountability partner’, el truco infalible para lograr tus objetivos

Para conseguir tus metas, debes estar motivado. Yoriento lo tiene muy claro:

Tener motivación no es tener ánimo, motivación es tener motivos
— Alfonso Alcántara Gómez (Yoriento)

Existen tres tipos de motivación:

  • la motivación intrínseca
  • la zanahoria
  • el palo

En este artículo, Ángel María Herrera explica cómo un «Accountability partner» puede hacer de zanahoria y de palo mediante el proceso de rendir cuentas.

Obviamente supongamos que, cuando inicias un proyecto grande, ya tienes suficiente motivación intrínseca.

Un accountability partner es simplemente alguien con quien revisas cómo vas con tus objetivos personales y profesionales, tras haber establecido un compromiso de apoyo mutuo por ambas partes. Siempre he sido bastante malo aterrizando y dando seguimiento a mis objetivos, y por tanto cumpliéndolos, y desde que lo tengo, he notado un cambio radical. Al final se trata de alguien que te ayuda a ver cómo vas con tus objetivos, del mismo modo que le ayudas con los suyos.

Te propongo un test: ¿cómo empiezas el día... cada día?

Es una buena pregunta: «¿Cómo empiezas el día?».

Porque, como indica Berto Pena:

Con el nivel de exigencia que tenemos, con el volumen de trabajo que sostenemos, con la importancia que la calidad de lo que hacemos tiene, no nos podemos permitir el lujo de empezar el día de cualquier manera.

Recomiendo que dedicas cinco minutos a este test. No es la típica prueba que te dará una puntuación sobre tu rutina matutina, sino una manera de hacerte reflexionar sobre tu rutina y tus hábitos.

El peligro del «No tengo tiempo» es creérselo

Llevo muchos años diciendo que no te falta tiempo. Lo que falta es enfoque.

Como dicen en la PNL y afirma Cristina M.Bayo en este artículo: Las palabras crean realidades…

[…] a veces, pensar que no tenemos tiempo se convierte en profecía auto-cumplida – pues actuamos como si no lo tuviéramos. Del mismo modo, pensar que tenemos tiempo por poco que sea, nos da la opción de utilizarlo.

Aunque las circunstancias influyen, no deciden salvo que tú las dejes.

3 Pasos para evitar sustos al trabajar con otros

Creo que no tiene sentido hablar de la productividad personal sin tener en cuenta el entorno.1

Nadie trabaja solo y una buena colaboración es un factor multiplicador de la efectividad. Es más importante colaborar bien que gestionar bien tu lista de acciones pendientes.

La buena colaboración es el resultado de una buena comunicación. Si quieres evitar sustos en la colaboración, y no perder efectividad, sigue estos tres consejos de Berto Pena:

Al trabajar con otros cada vez hay más «sustos»: olvidos, descoordinaciones, imprevistos, miniurgencias, no se hablan las cosas, ritmos diferentes, duplicidades, «yo creí que»…

Todo eso se acepta como parte del trabajo en equipo, o algo que las personas traen de serie. Y para nada es así. No son más que consecuencias de no tener una cultura productiva de equipo, falta de hábitos colectivos, y de no haber pactado un base lógica sobre la que trabajar juntos.

  1. Hay una razón porque es el cuarto pilar del método KENSO ↩︎

La primavera la efectividad altera

Cada persona es diferente y cada día es diferente.

En mi caso, mi productividad personal incrementa en primavera, mientras Jordi Fortuny menciona un «bajón» en el caso de muchas personas.

Lo importante es conocerte bien a tu mismo, y ser flexible.

No importa qué método de efectividad personal utilizas, cuando estás baja de energía sólo queda una solución: tomar una pausa para recuperar fuerzas.

Sé que estarás pensando que muchas veces, aunque estés con baja energía, no hay más remedio que hacer algo. Cierto. Hay unas prioridades que son claramente objetivas, por ejemplo un plazo determinado. Y si el plazo apremia, no hay más remedio. Aún así, hay siempre cosas en tu área de influencia que puedes hacer.

Operaciones y proyectos

En el fondo, sólo hay dos razones para hacer una tarea:

  1. La tarea te ayuda a acercarte a tus objetivos.
  2. La tarea te ayuda a mantener tu posición actual.

En otras palabras, una tarea siempre debe estar vinculado a una meta/objetivo o a un área de responsabilidad.

En este artículo, Homo Mínimus explora en profundidad estos dos tipos de actividades:

los proyectos son “las unidades mínimas de acción con significado completo” (por analogía con la definición de oración gramatical) y contrastan con las meras tareas, que son piezas de acción pero solo con significado dentro de otra tarea o proceso de orden superior. Un proyecto busca un cambio concreto y engloba multitud de tareas. Las operaciones son también conjuntos de tareas, pero integradas para mantener el statu quo, el funcionamiento habitual de las actividades.

De cuando perdimos la soberanía sobre nuestro tiempo

El sobrecompromiso es el problema principal en la efectividad de muchos profesionales. No sabemos decir «No» y tampoco tenemos claro a qué hemos dicho «Sí».

Aunque hay expertos opinando que la gestión del tiempo es una cosa del pasado, yo todavía veo muy necesario administrar bien el tiempo. Lo que ha canbiado es el momento en que debes hacer estimaciones. Donde antes era una parte del proceso «Completar», hoy en día el consejo es hacerlo dentro del proceso de «Clasificar».

Antes de aceptar un nuevo compromiso, debes asegurarte de tener los recursos necesarios: material, dinero y… tiempo.

Solo puedes comprometerte de verdad si sabes que tendrás el tiempo suficiente para llevar a cabo las actividades.

Dice Julen Iturbe:

Soy de los que intento mirar hacia delante y observar qué carga de trabajo puedo asumir. De hecho, ahora mismo estoy en una situación límite. Siendo realista (no siempre lo soy), no puedo aceptar nada más. Lo queramos o no, necesitamos estimar qué tiempo, más o menos, nos ocupará una determinada actividad. El tiempo de reloj se impone.

Un profesional trabajando en estos tiempos líquidos necesita dos habilidades básicas para gestionar bien su tiempo:

  1. la capacidad de estimar el tiempo necesario para actividades rutinarias.
  2. El costumbre de trabajar de forma ágil en ciclos bien definidos para atacar actividades nuevas.

Vísceras y decisiones

La efectividad personal tiene mucho que ver con buscar el equilibrio.

El equilibrio entre planificar y hacer.
El equilibrio entre enfocarte y relajarte.
El equilibrio entre tus diferentes responsabilidades.
El equilibrio entre la gestión del día a día y avanzar hacia tus objetivos.
El equilibrio entre estar conectado y desconectar.

También está el equilibrio entre tomar decisiones basadas en datos y la lógica — sistema 2 — y tomar decisiones usando tu experiencia e intuición — sistema 1.

En muchos entornos profesionales, el enfoque está en la razón, pero David Asensio argumenta que no deberíamos olvidarnos de la emoción.

A día de hoy, con el mundo del big data, estamos enamorados de los números. Pero ¿Dónde queda la emoción? ¿Dónde queda el significado de los mismos? ¿Sabemos que detrás de ellos hay personas que sienten, piensan y padecen?

Pensamos que los datos, son la muestra real y única de la situación de la empresa. Y luego nos lamentamos preguntándonos qué ha pasado si los datos decían una cosa y ha acabado ocurriendo otra totalmente distinta.

Deja de sufrir por lo que te deben, utiliza la lista «A la Espera»

A veces hay trucos pequeños que pueden marcar una gran diferencia. Uno de estos trucos es hacer el seguimiento de las tareas delegadas (o todo a que estás esperando para poder continuar con tus proyectos) en una lista.

Si ahora miro en mi lista «A la espera» veo en un instante que estoy esperando a varias empresas para que aceptan una propuesta de formación, estoy esperando la entrega de varias compras en internet, tengo pendiente de recibir los resultados de una encuesta y estoy esperando información para preparar el guion del podcast.

Gracias a la lista «A la espera» lo tengo todo controlado. Jordi Fortuny explica posa por paso cómo funciona esta lista usando varios ejemplos:

Le has pedido a tu jefa que te apruebe los días de vacaciones y además necesitas que lo haga antes del 3/05, porque tienes que confirmar la reserva del hotel antes de esta fecha. Se lo has pedido el día 15 de abril, por lo tanto deberás estar atento/a y recordárselo teniendo en cuenta esta información.

«Lourdes Ruiz: Aceptación de mi propuesta de días de vacaciones antes del 3/05 (15/04)»

El exceso de planificación afecta a tu productividad

Si estás en un avión y miras a las alas, verás que se mueven bastante. Menos mal… porque los especialistas en metalurgia saben que los objetos demasiados rígidos se rompen fácilmente.

Lo mismo pasa con tu planificación. Una planificación rígida no sirve para nada.

Debes ser flexible y evitar el exceso de planificación:

La principal razón para dejarnos llevar por el impulso de planificar más de la cuenta suele ser el miedo e inseguridad. No confías en ti lo suficiente y te procuras algo de seguridad y control así, planificando. Creemos que teniendo todo planificado hasta el más mínimo detalle, lo tendremos todo bajo control pero, desengáñate, tener todo bajo control es imposible!

Usa la tecnología sin que ella te use a ti

Si hay dos auténticos ladrones del tiempo, son el móvil y las redes sociales.

En este artículo, David Torné explica qué medidas — algunos bastante extremos — ha tomado para dejar de ser controlado por la tecnología.

Quiero recuperar la sensación de llevar siempre conmigo una navaja suiza y no la máquina tragaperras en que se ha acabado convertido. No me roba dinero pero sí atención y bienestar. En los últimos meses he dado los primeros pasos para volver a convertir mi smartphone en una herramienta útil.

  • Sin notificaciones. Quitar las notificaciones de todas las apps. Es el cambio más relevante. Ya no salto cada vez que oigo – o me parece oír – un ruidito. (Configuración> Notificaciones)

Enfoca lo que quieres conseguir, efectividad para (no-)comerciales

A veces me hacen mis clientes de mentoring me preguntan ayudarles a «transformar» la visión y los objetivos que les marcan su empresa a objetivos, proyectos y acciones personales.

Aparentemente, Jordi Fortuny ha encontrado la misma pregunta y elabora sobre este tema en este post en que habla de los objetivos para comerciales.1

[…] no debes asumir estos objetivos directamente como tus objetivos. Este es un error frecuente. ¿Influyen en los tuyos? Sí. ¿Son los tuyos? No. Debes empezar por diferenciar los objetivos de la empresa, de tus objetivos personales.

Obviamente, no puedes ignorar los objetivos de la empresa, aunque no has sido bien definidos y están situados en tu «círculo de preocupación». Al aceptar estos objetivos, se han convertidos en compromisos…

Como he explicado hace tiempo en este blog, la clave está en «mapear» los objetivos de tu empresa en objetivos personales. Debes hacerlos tuyos…

  1. Aunque sus consejos son perfectamente aplicables a cualquier profesional del conocimiento. ↩︎

Las 5 claves para conocer tu ritmo productivo

El método de productividad ideal para todas las personas no existe

Todos somos distintos, pensamos distinto, tenemos un nivel de consciencia distinto, una energía distinta y recargamos nuestra energía de distinta manera.

Nuestro estado óptimo para escribir un documento de 20 páginas es distinto, para algunos será a las 6 de la mañana y para otros a las 10, nos alimentamos distinto, algunos hacemos ejercicio y otros no, algunos necesitan dormir 8 horas mientras que otros se conforman con 7.

De ahí que sea tan tan importante conocerse a uno mismo y, también, escucharse, para saber cuándo somos más productivos, cuándo lo somos menos, y cuándo necesitamos parar.

La efectividad personal empieza con el autoconocimiento.

Si quieres conocer tu propio ritmo de trabajo, puedes seguir los cinco pasos sencillos que nos recomienda Inma Gil

Cuando la solución a todos tus males está delante de tus narices: Pomodoro

La técnica Pomodoro puede ser útil para estos trabajos con tareas muy grandes que requieren grandes bloques de concentración. El ejemplo típico — y la situación en que se encontraba el inventor del método — es estudiar.

Aunque existen mejores técnicas, Pomodoro siempre ha sido una opción popular por su atractivo nombre y simplicidad del método.

En este post, Laura Sargantana explica cómo descubrí el método y cómo está usándolo.

No sólo no he perdido la concentración en lo que estaba haciendo sino que me siento mucho mejor. Y sé que cuando mi marido me vea con el Pomodoro encima de la mesa se va a alegrar, y de verdad.

Carga cognitiva, atención y escoger mi siguiente acción

Una de las preguntas más frecuentes que recibo es «¿Cómo debo organizar mis tareas?»

David Torné se ha hecho la misma pregunta, después de notas que su sistema actual no era óptima. En este post explica porqué no le sirve clasificar sus tareas por contexto y cómo ha cambiado su sistema.

Como programador no dispongo de un gran número de contextos. Ordenador Y como contexto muy residuales: Internet, Mail, Llamada. No puedo estructurar mis responsabilidades en listas breves partiendo de este criterio. Pierdo toda la fuerza que me aporta el recurso.

Cada persona es diferente y debe encontrar su propia clasificación de las tareas. No vale copiar…

¿Cómo debería ser el espacio de trabajo según la neurociencia?

Las interrupciones son uno de los problemas más comunes en la efectividad personal que encuentro en mis clientes.

Parece que es un problema difícil de solucionar, porque implica que tu y tus compañeros tienen que modificar la forma de comunicar y trabajar.

Pero hay cosas que puedes hacer, mediante hábitos, conversaciones y un buen diseño de entorno. David Carulla ha recopilado una serie de consejos para crear un espacio de trabajo altamente efectivo:

¿Te imaginas un lugar específico para tareas de alta concentración? Seria un espacio muy similar a una biblioteca. Un espacio libre de interrupciones.

La neurociencia nos dice que el tiempo máximo de concentración al día es una media de 210 minutos. Por eso, debemos poner una limitación de forma que no puedas estar más de 3’5 horas diarias en ese espacio.

Si te interesa este tema del diseño del entorno, recomiendo también leer el libro (es gratis) The Open Office is Naked de Theo Compernolle.

PS: en unos días lanzaremos en KENSO nuestro primer curso online que trata precisamente de cómo trabajar sin interrupciones.

La tranquilidad y la serenidad, dos aspectos importantes en el trabajo

Vivimos en tiempos líquidos1 y muchos profesionales se pasan el día apagando fuegos.

¿Cómo podemos salir de esta carrera de ratas? Pues es muy simple: bajar tu velocidad. Cuando tomas el tiempo para reflexionar, tomarás mejores decisiones y cometes menos errores, evitando así las urgencias.

En un mundo V.U.C.A. las personas tranquilas y serenas sean, probablemente, las únicas que no tienen prisa. Y no la tienen porque es muy posible que se hayan parado a reflexionar acerca de sus prioridades hasta definir a dónde y cómo quieren llegar. Las prisas, las urgencias, la ligereza y los malos sentimientos son los peores consejeros. Establecer un ritmo asumible y veraz es tan imprescindible como conocer el sendero a transitar. Si cada paso que das lo haces de forma pausada y serena, seguro que tu actitud será mucho más positiva y todo tendrá mejor sabor.

  1. Aunque creo que no es nada nuevo↩︎

El propósito, efectividad para comerciales

Jordi Fortuny está publicando una serie de artículos sobre el uso de Getting Things Done para comerciales.

Yo creo que lo buenos consejos de efectividad son independientes del título de tu trabajo, porque la efectividad tiene que ver con el funcionamiento de tu cerebro. Así, creo que este texto también es interesante para profesionales que no trabajan como comercial.

Le que me ha llamada la atención es esto:

Si bien nuestra intuición ya es una herramienta muy potente, para saber qué cosas son las correctas y evitar que naveguemos completamente a la deriva, cuanto más clara sea la información de la que dispongamos, mejor funcionará. De este modo, invertir (fíjate que digo invertir…) un tiempo en reflexionar acerca de ello, aporta muchos beneficios, de los que personalmente destacaría dos:

a) Mejor priorización. […]
b) Mayor motivación. […]

Así pues, te propongo que, para empezar, definamos con más detalle tu perspectiva.

Desde hace mucho tiempo estoy convencido de que el orden correcto para mejorar la efectividad personal es primero la perspectiva y luego el control.1

La razón por este orden es muy sencillo. En la mayoría de los casos, la principal causa de la improductividad es el sobrecompromiso; simplemente hay más trabajo que horas.

Aplicar un flujo de trabajo para organizar tu trabajo en listas no es la solución. La solución es obtener claridad sobre tus niveles de perspectiva y luego usar esta información para priorizar mejor y descartar trabajo.

  1. O mejor como hacemos en KENSO: primero el autoconocimiento, luego el propósito y sólo entonces organización & acción (seguido por entorno). ↩︎