¿Menos es más?

Yo creo que todos somos conscientes de la realidad de que hay más trabajo que horas disponibles.

Lo todavía nos cuesta aceptar es que la única solución posible es dejar de hacer cosas. Demasiados clientes me han contactado con la esperanza de aprender una manera mágica de organizar sus tareas de tal forma que pueden hacer más cosas en menos tiempo.

La clave no está en cómo organizar tus tareas. Lo que necesitas es un propósito,1 una brújula que te indica qué hay que hacer y qué hay que dejar de hacer.

Porque, tal como Victoria Miles explica, lo importante no es estar ocupado, sino que hay que conseguir resultados.

[…] podemos decir que la actividad es referida al “hacer”, un hacer que no necesariamente está asociado a un resultado determinado, en cambio la productividad si refiere a lograr un resultado específico que implica tomar algunas decisiones específicas.

Esto es lo que debes hacer en cada pausa del trabajo para mejorar tu productividad y bienestar

Los métodos de productividad personal siempre se han enfocado en gestionar el tiempo y la atención.

La neurociencia reciente ha desvelado cada vez más que eso no es suficiente para conseguir un alto rendimiento.

Resulta que el tiempo que tradicionalmente hemos clasificado como improductivo — las pausas y el descanso — es sumamente importante para la efectividad. No sólo para recargar las pilas, sino por la importancia de los procesos cerebrales que se están llevando a cabo cuando no haces nada.

En este artículo exhaustivo, Tania Sanz enumera todos los beneficios de hace pausas y además propone cinco actividades para aprovechar al máximo tus pausas.

¿Sabías que una pausa de solo 30 segundos puede mejorar tu productividad en un 10%? … imagina lo que puede hacer tu cerebro si logras tomarte una merecida pausa de minutos en el trabajo de forma habitual.

Los principios en los que se debe basar tu productividad personal

Una de las cosas que me interesa es descubrir cuales son los principios irrevocables de la efectividad personal.

En este sentido me ha gustado esta lista elaborada por José Ignacio Azkue:

Tras estos años de experiencia estudiando y testeando algunos métodos, he llegado a la conclusión de que se pueden extraer unas ideas que comparten, de una manera u otra, los métodos más populares o que más éxito han tenido estos últimos años. Así podemos fijarnos en GTD de David Allen, en ZTD de Leo Babauta o en Autofocus de Mark Foster para extraer unas ideas en las que puedas basar tu productividad personal. Te las expongo a continuación.

Desde mi perspectiva, faltan dos cosas importantes en la lista, correspondiendo con dos de los pilares del método KENSO:

  • Autoconocimiento: Sé como eres, cómo tomas decisiones y qué información en qué forma necesitas para apoyarte en la toma de decisiones.
  • Entorno: La capacidad de colaborar y optimizar tu entorno para conseguir tus metas.

Tantas cosas que hacer que no hago nada

Uno de los grandes problemas en la efectividad personal es el sobrecompromiso.

Muchos profesionales me han informado de tener la sensación que al final del día tienes más trabajo pendiente que tenían al principio del día a pesar de haber trabajado mucho durante todo el día. Sí, hay más trabajo que horas disponibles para hacerlo.

Nacho Fomtanedo nos explica cómo salir de esta situación:

Cuando te encuentres abrumado es tiempo de parar, de sacar de la cabeza y del cuerpo todo eso que crees que tienes pendiente y dar tres pasos, por este orden.

Como he escrito ya muchas veces en este blog, la clave no está en tus listas de tareas, sino en tener perspectiva para saber qué es realmente importante y luego decir «No» a todo lo demás.

Evita que tus reuniones se conviertan en tertulias

Un tema que sale frecuentemente en los talleres de efectividad personal son las reuniones.

Por un lado, a veces es muy productivo cuando un grupo de personas está en la misma hora en el mismo lugar para trabajar juntos en la misma tarea.

Pero muchas veces las reuniones se convierten en uno de los mayores ladrones del tiempo.

En este artículo, Raúl Hernández nos explica cómo podemos dirigir una reunión de forma efectiva:

Ir recogiendo, de forma pública, el contenido de todas las intervenciones (p.j. en un flipchart). Se trata por un lado de asegurarse de que todos los «hilos de la conversación» quedan recogidos (incluso aquellos que en ese momento no se pueden abordar, para recuperarlos más tarde) y, en la medida de lo posible, irle dando sentido y coherencia. Así todos los asistentes pueden ver «dónde estamos» en cada momento.

Descanso. Cómo y cuándo tomarse una pausa

La gran diferencia entre la productividad personal y la efectividad personal es que en la productividad solo valoramos el tiempo de producción, cuando estamos enfocados en producir.

Pero ahora sabemos que las pausas y los descansos forman una parte importante del trabajo. Es cuando desenfocas cuando tu cerebro organiza y almacena tus pensamientos y crea conexiones nuevas e innovadoras.

David Torné nos da algunas pistas sobre las pausas efectivas.

No sólo es un asunto de energía también de rendimiento. Encontrar la forma para airearse nos permite dejar atrás los problemas tratados (o en espera), descargarlos de la mente y dejar espacio y capacidad de proceso para los siguientes asuntos.

No tengo tiempo (para aprender)

No hay tiempo, porque pasamos los días apagando fuegos. Y pasamos los días apagando fuegos, porque no tomamos tiempo para aprender y prever.

Ya lo hemos explicado en el último episodio del podcast de KENSO, pero si prefieres leer, recomiendo este texto de Javier Martínez Aldanondo:

Lamentablemente para lo que siempre hay tiempo es para pagar las consecuencias de no aprender: repetir errores que ya nos ocurrieron, reinventar ruedas que ya habíamos desarrollado en el pasado, malgastar tiempo buscando información y rehaciendo trabajo por no haber tenido los antecedentes idóneos…

Vivimos en un mundo de autointerrupciones

Una sorpresa que se han llevado muchos alumnos de nuestro curso online Sin Interrupciones es descubrir que la causa principal de las interrupciones son ellos mismo.

Es sus reflexiones a raíz del libro Esclavos del tiempo de Judy Wajcman, Julen Iturbe comenta:

Por una parte hay que considerar que las interrupciones mediadas tecnológicamente son, en promedio, más breves que las presenciales. Sí, ojo con atribuir a las tecnologías ese robo de tiempo que anuncia la fragmentación del trabajo. El caso, y es adonde quería ir, es que «con mucho, el principal elemento iniciador de los distintos episodios de trabajo son los propios trabajadores, que constituyen la razón del cambio una media de 65 veces en cada jornada laboral». Es decir, que somos nosotros mismos quienes nos vamos a otra tarea 8 veces a la hora.

La pregunta más interesante que contesta Julen es «¿Las interrupciones constituyen un problema real?».

Y estoy muy de acuerdo con Julen cuando llegue a la conclusión de que, como muchos otros temas de la efectividad personal, eso «depende»…

¿No tienes tiempo?

Jordi Fortuny ha dedicado un artículo a uno de mis temas favoritos: la falta de tiempo:

Cierto es que, en el trabajo del conocimiento, nos movemos en la premisa que siempre «hay más trabajo que tiempo para hacerlo». Aun así, si analizamos el uso del «no tengo tiempo» veremos que la mayoría de las veces obedece más a una «excusa» que no a una realidad. Llámale excusa, llámale creencia limitante.

Me gusta mucho sus dos consejos, pero creo que falta un tercer consejo: aprender a decir No. No para tener más tiempo, sino para poder dedicar el tiempo a las cosas que realmente valen la pena.

Porque, como afirma David Allen:

Puedes hacer cualquier cosa, pero no todo.

Técnicas de meditación para potenciar tu productividad en el trabajo

Todos los deportistas entrenan sus capacidades antes de competir.

Pero cuando queremos llegar al cim profesional, creemos que con solo hacer cosas ya hay suficiente.

Si tan importante es enfocarte para hacer trabajo de calidad, ¿porque no entrenas tu capacidad de concentración?

En este articulo, Jaimy Hammit comparte algunos consejos para meditar como entrenamiento para ser más productivo:

De media pasamos más de un tercio de nuestras vidas trabajando y puede parecer que tenemos poco tiempo o tendencia a desestresarnos y relajarnos en el trabajo

GTD: conceptos básicos para principiantes

Desde los inicios de este blog he escrito sobre el método Getting Things Done.

GTD es un método complejo, con muchos matices. En los años, varias personas —yo también— han intentado publicar una descripción de este método, pero no es nada fácil.

Raúl Hernández es un excelente escritor y me gusta mucho su explicación de los conceptos básicos de Getting Things Done:

GTD te ayuda a tener «bajo control» todas las responsabilidades y compromisos que tienes en tu vida (la profesional y la personal), y te da herramientas para que esas responsabilidades se transformen en «tareas para hacer». De esta manera, te facilita que luego las hagas efectivamente y, así, avances hacia tus objetivos.

El único que falta en su post es una descripción de los seis niveles de perspectiva. Es normal, incluso David Allen siempre deja este tema para el final, pero en mi experiencia es justo la perspectiva que determina tu efectividad.

De propósitos a objetivos

La mayoría de los profesionales está en modo «sobrevivir al día a día». Se pasan los días apagando fuegos y no dedican tiempo a reflexionar y diseñar su futura.

Hay una razón porque siempre fallamos al conseguir nuestros buenos propósitos para el Año Nuevo.

La clave, según José Josan, es transformar tus propósitos a objetivos:

Los propósitos son el inicio del camino, son deseos a donde llegar. Pero no son suficientes.

Los objetivos son el siguiente paso para cumplir tus propósitos. Aquí defines en forma concreta los pasos a seguir.

Sigue los cinco pasos de José para hacer realidad a tus sueños.

Ejecutar: el paso peor entendido de GTD

Habitualmente, cuando alguien habla del método Getting Things Done, el énfasis está en Aclarar y Organizar tus peticiones de atención. Pero estar organizado no sirve para nada si luego no te pasas a la acción.

La productividad personal está en el último paso del flujo de trabajo: Ejecutar.

En este artículo, José Miguel Bolívar hace un resumen de todo que tiene que ver con este paso:

El paso «Ejecutar» consiste en elegir, de manera intuitiva, qué tipo de trabajo hacer y, en su caso, elegir una de las decisiones que se tomaron al «Aclarar» y llevarla a cabo.

Como bien indica José Miguel, la clave es usar tu Intuición Informada1 para elegir la mejor tarea a hacer:

El modelo de 6 niveles de perspectiva de GTD existe para que puedas ver el árbol y el bosque, ya que integra el corto, medio y largo plazo, tanto personal como profesional.

La calidad de tu intuición depende en gran medida de lo bien o mal que entiendas y apliques este modelo y, en particular, sus cuatro niveles superiores.

La clave está en lo que David Allen llama la «Perspectiva»; en mi opinión el elemento más importante de cualquier sistema de efectividad personal.

Desafortunadamente, David dedica sólo 11 páginas de su libro a este tema y en los cursos hay que esperar hasta llegar a nivel 3 para que te explican cómo crear la intuición informada.

Para ejecutar con efectividad, necesitas perspectiva. Yo incluso recomiendo utilizar tus niveles de perspectiva en la fase de Aclarar, para poder evitar el sobrecompromiso.

Otro clave para tener tu perspectiva presente es revisarlo con frecuencia. Tu intuición no estará informada si revisas tu visión sólo una vez al año.

Finalmente, me gustaría ver otro artículo de José Miguel para que nos explica qué hay que hacer después de tachar una tarea de la lista, algo que David Allen nunca ha descrito.

¿Es mejor continuar con tareas de otros proyectos en el mismo contexto o tal vez es beneficioso continuar dentro el proyecto2 ahora que tienes toda la información presente? ¿Debes primero aclarar la próxima acción del proyecto?

  1. Un concepto clave en el método KENSO. ↩︎
  2. La neurociencia ha dejado muy claro los beneficios de trabajar por lote dentro de un mismo «contexto mental». ↩︎

¿De verdad quieres gestionar tu tiempo para mejorar tu productividad?

El día tiene 24 horas. No hay nada que puedes cambiar en esto. Es un hecho.

Por mucho que intentas «gestionar el tiempo», nunca tendrás más que estas 24 horas.

En definitiva, la gestión del tiempo no existe.

En lugar de gestionar tu tiempo, debes intentar de gestionar tu atención. (O aún mejor: gestionar tus intenciones)

José Ignacio Azkue te explica cómo hacer la transición de la gestión del tiempo a la gestión de la atención.

Todos sabemos que nuestra lista de compromisos por cumplir se llena con más facilidad y rapidez de la que deseamos, lo que nos lleva a que se nos nuble nuestro horizonte de prioridades y que, por ello, terminemos atendiendo algunos trabajos y tareas que apenas tienen significado para nosotros. Si de verdad quieres cambiar esta ingrata realidad, tendrás que tener en cuenta unas cuantas cosas:

‘Accountability partner’, el truco infalible para lograr tus objetivos

Para conseguir tus metas, debes estar motivado. Yoriento lo tiene muy claro:

Tener motivación no es tener ánimo, motivación es tener motivos
— Alfonso Alcántara Gómez (Yoriento)

Existen tres tipos de motivación:

  • la motivación intrínseca
  • la zanahoria
  • el palo

En este artículo, Ángel María Herrera explica cómo un «Accountability partner» puede hacer de zanahoria y de palo mediante el proceso de rendir cuentas.

Obviamente supongamos que, cuando inicias un proyecto grande, ya tienes suficiente motivación intrínseca.

Un accountability partner es simplemente alguien con quien revisas cómo vas con tus objetivos personales y profesionales, tras haber establecido un compromiso de apoyo mutuo por ambas partes. Siempre he sido bastante malo aterrizando y dando seguimiento a mis objetivos, y por tanto cumpliéndolos, y desde que lo tengo, he notado un cambio radical. Al final se trata de alguien que te ayuda a ver cómo vas con tus objetivos, del mismo modo que le ayudas con los suyos.

Te propongo un test: ¿cómo empiezas el día... cada día?

Es una buena pregunta: «¿Cómo empiezas el día?».

Porque, como indica Berto Pena:

Con el nivel de exigencia que tenemos, con el volumen de trabajo que sostenemos, con la importancia que la calidad de lo que hacemos tiene, no nos podemos permitir el lujo de empezar el día de cualquier manera.

Recomiendo que dedicas cinco minutos a este test. No es la típica prueba que te dará una puntuación sobre tu rutina matutina, sino una manera de hacerte reflexionar sobre tu rutina y tus hábitos.

El peligro del «No tengo tiempo» es creérselo

Llevo muchos años diciendo que no te falta tiempo. Lo que falta es enfoque.

Como dicen en la PNL y afirma Cristina M.Bayo en este artículo: Las palabras crean realidades…

[…] a veces, pensar que no tenemos tiempo se convierte en profecía auto-cumplida – pues actuamos como si no lo tuviéramos. Del mismo modo, pensar que tenemos tiempo por poco que sea, nos da la opción de utilizarlo.

Aunque las circunstancias influyen, no deciden salvo que tú las dejes.

3 Pasos para evitar sustos al trabajar con otros

Creo que no tiene sentido hablar de la productividad personal sin tener en cuenta el entorno.1

Nadie trabaja solo y una buena colaboración es un factor multiplicador de la efectividad. Es más importante colaborar bien que gestionar bien tu lista de acciones pendientes.

La buena colaboración es el resultado de una buena comunicación. Si quieres evitar sustos en la colaboración, y no perder efectividad, sigue estos tres consejos de Berto Pena:

Al trabajar con otros cada vez hay más «sustos»: olvidos, descoordinaciones, imprevistos, miniurgencias, no se hablan las cosas, ritmos diferentes, duplicidades, «yo creí que»…

Todo eso se acepta como parte del trabajo en equipo, o algo que las personas traen de serie. Y para nada es así. No son más que consecuencias de no tener una cultura productiva de equipo, falta de hábitos colectivos, y de no haber pactado un base lógica sobre la que trabajar juntos.

  1. Hay una razón porque es el cuarto pilar del método KENSO ↩︎

La primavera la efectividad altera

Cada persona es diferente y cada día es diferente.

En mi caso, mi productividad personal incrementa en primavera, mientras Jordi Fortuny menciona un «bajón» en el caso de muchas personas.

Lo importante es conocerte bien a tu mismo, y ser flexible.

No importa qué método de efectividad personal utilizas, cuando estás baja de energía sólo queda una solución: tomar una pausa para recuperar fuerzas.

Sé que estarás pensando que muchas veces, aunque estés con baja energía, no hay más remedio que hacer algo. Cierto. Hay unas prioridades que son claramente objetivas, por ejemplo un plazo determinado. Y si el plazo apremia, no hay más remedio. Aún así, hay siempre cosas en tu área de influencia que puedes hacer.

Operaciones y proyectos

En el fondo, sólo hay dos razones para hacer una tarea:

  1. La tarea te ayuda a acercarte a tus objetivos.
  2. La tarea te ayuda a mantener tu posición actual.

En otras palabras, una tarea siempre debe estar vinculado a una meta/objetivo o a un área de responsabilidad.

En este artículo, Homo Mínimus explora en profundidad estos dos tipos de actividades:

los proyectos son “las unidades mínimas de acción con significado completo” (por analogía con la definición de oración gramatical) y contrastan con las meras tareas, que son piezas de acción pero solo con significado dentro de otra tarea o proceso de orden superior. Un proyecto busca un cambio concreto y engloba multitud de tareas. Las operaciones son también conjuntos de tareas, pero integradas para mantener el statu quo, el funcionamiento habitual de las actividades.