Lo único que debes saber si quieres ahorrar tiempo en el trabajo

Mucha gente intenta incrementar su productividad personal por la convicción de poder ganar tiempo si se organizan mejor. Es decir, si mejoran su productividad, tendrán más tiempo libre para otras cosas.

Desafortunadamente, muy pocas veces ganar tiempo da los beneficios esperados.

Cuando estudiaba química en la universidad, me enteré de la existencia de una nueva profesión: había personas que se dedicaban a automatizar tareas utilizando ordenadores. Lo que hoy conocemos como las Tecnologías de la Información y la Comunicación o TIC por entonces en Holanda se llamaba ‘Automatisering’.

Yo creí que la ‘automatisering’ era una profesión fantástica: pensaba que en unos años ya no hacia falta trabajar tanto, porque los ordenadores nos facilitan la vida.

Ahora, veinte años más tarde, sabemos que las cosas no han salido así. Los ordenadores nos ayudan mucho en nuestro trabajo; estamos haciendo cosas que eran imposibles de hacer hace veinte años y la productividad ha incrementado enormemente.

No obstante, trabajamos las mismas horas que antes, o más. El incremento en productividad facilitado por los ordenadores no se ha convertido en más tiempo libre.

Algo similar pasa con la productividad personal. Cuando empiezo a trabajar con alguien, siempre pregunto por los objetivos, el ‘¿por qué?’.

La mayoría de los clientes no han reflexionado sobre qué harán con el tiempo que ganaran. Una vez que han incrementado su productividad, y por tanto son capaces de hacer el mismo trabajo de antes en menos tiempo, habitualmente llenan el tiempo ganado con más cosas por hacer. Más trabajo, nuevos proyectos…

Han ganado más tiempo, pero no tienen más tiempo.

¿Por qué?

¿Qué sentido tiene esforzarte para trabajar más eficaz si el único resultado será un incremento del volumen de trabajo?

Imagínate que un cambio en tus hábitos productivos resulta en 45 minutos de tiempo ganado al día. ¿Qué harías con estos 45 minutos que va a hacer un gran impacto en tu efectividad?

Pero en la realidad, no tendrás un bloque 45 minutos extra; es más probable que liberas 5 minutas cada hora. Eso hace que la pregunta de “Por qué” es aún más importante: ¿Qué podrás hacer en estos cinco minutos que vale el esfuerzo que has tenido que hacer para conseguir este tiempo?

La verdad es que tener más tiempo no necesariamente añade más valor y a veces incluso podemos encontrar una relación negativa entre estos dos parámetros. Cuando tenemos demasiado tiempo disponible, nos aburrimos y acabamos rellenando el tiempo con tareas de poco valor.

En lugar de pensar en simplemente ahorrar tiempo, recomiendo que piensas en ahorrar tiempo para poder hacer una cosa específica.

Para volver al ejemplo anterior, ahorrar 45 minutos para que podrás hacer más trabajo seguramente no vale el esfuerzo, pero si podrías utilizar estos minutos para estar con tus amigos o para ayudar tus hijos con sus deberes será un objetivo con un valor inmenso.

Estos cinco minutos por hora serán significativos si los puedes dedicar para conectar con tus amigos y familia—enviándoles mensajes—o para practicar tocar la guitarra.

Ganar tiempo sólo tiene sentido si utilizas este tiempo para hacer las cosas que tienen sentido para ti y que te ayudarán a ser el tipo de persona que quieres ser. De lo contrario, simplemente no merece el esfuerzo.

Entonces, ¿por qué quieres ahorrar tiempo?

¿Por qué no compartes tu ‘por qué’ en los comentarios para así poder inspirar otros lectores?

Imagen Ganar tiempo cortesía de Shutterstock