Evita que tus reuniones se conviertan en tertulias

Un tema que sale frecuentemente en los talleres de efectividad personal son las reuniones.

Por un lado, a veces es muy productivo cuando un grupo de personas está en la misma hora en el mismo lugar para trabajar juntos en la misma tarea.

Pero muchas veces las reuniones se convierten en uno de los mayores ladrones del tiempo.

En este artículo, Raúl Hernández nos explica cómo podemos dirigir una reunión de forma efectiva:

Ir recogiendo, de forma pública, el contenido de todas las intervenciones (p.j. en un flipchart). Se trata por un lado de asegurarse de que todos los «hilos de la conversación» quedan recogidos (incluso aquellos que en ese momento no se pueden abordar, para recuperarlos más tarde) y, en la medida de lo posible, irle dando sentido y coherencia. Así todos los asistentes pueden ver «dónde estamos» en cada momento.

De la actitud al éxito

¿Alguna vez has sentido que quieres llegar al nivel más alto? Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás la metodología del deporte de alto nivel para la consecución de tus objetivos con un medallista olímpico, José Luis Abajo mas conocido como «Pirri».

Pirri es ganador de la primera medalla de la historia de la esgrima española en los Juegos Olímpicos de Pekín 2008. Ha ganado dos medallas en el Campeonato Mundial de Esgrima; otras dos medallas en el Campeonato Europeo de Esgrima, y ha participado en innumerables finales.

Es diplomado en ADE con formación en Coaching Deportivo. Colabora de manera activa con el Comité Olímpico Español, el Consejo Superior de Deportes y la Comunidad de Madrid en eventos de promoción deportiva y transmisión de valores. En 2016 decidió retirarse de la competición y pasar a transmitir los valores de la esgrima al mundo empresarial, explicando el método del deporte de élite para la consecución de objetivos. Para Pirri, el autoconocimiento, la estrategia, la disciplina y la nobleza que ofrece la esgrima tienen muchas analogías con los que una persona tiene que usar en su día a día.

Descanso. Cómo y cuándo tomarse una pausa

La gran diferencia entre la productividad personal y la efectividad personal es que en la productividad solo valoramos el tiempo de producción, cuando estamos enfocados en producir.

Pero ahora sabemos que las pausas y los descansos forman una parte importante del trabajo. Es cuando desenfocas cuando tu cerebro organiza y almacena tus pensamientos y crea conexiones nuevas e innovadoras.

David Torné nos da algunas pistas sobre las pausas efectivas.

No sólo es un asunto de energía también de rendimiento. Encontrar la forma para airearse nos permite dejar atrás los problemas tratados (o en espera), descargarlos de la mente y dejar espacio y capacidad de proceso para los siguientes asuntos.

No tengo tiempo (para aprender)

No hay tiempo, porque pasamos los días apagando fuegos. Y pasamos los días apagando fuegos, porque no tomamos tiempo para aprender y prever.

Ya lo hemos explicado en el último episodio del podcast de KENSO, pero si prefieres leer, recomiendo este texto de Javier Martínez Aldanondo:

Lamentablemente para lo que siempre hay tiempo es para pagar las consecuencias de no aprender: repetir errores que ya nos ocurrieron, reinventar ruedas que ya habíamos desarrollado en el pasado, malgastar tiempo buscando información y rehaciendo trabajo por no haber tenido los antecedentes idóneos…

Vivimos en un mundo de autointerrupciones

Una sorpresa que se han llevado muchos alumnos de nuestro curso online Sin Interrupciones es descubrir que la causa principal de las interrupciones son ellos mismo.

Es sus reflexiones a raíz del libro Esclavos del tiempo de Judy Wajcman, Julen Iturbe comenta:

Por una parte hay que considerar que las interrupciones mediadas tecnológicamente son, en promedio, más breves que las presenciales. Sí, ojo con atribuir a las tecnologías ese robo de tiempo que anuncia la fragmentación del trabajo. El caso, y es adonde quería ir, es que «con mucho, el principal elemento iniciador de los distintos episodios de trabajo son los propios trabajadores, que constituyen la razón del cambio una media de 65 veces en cada jornada laboral». Es decir, que somos nosotros mismos quienes nos vamos a otra tarea 8 veces a la hora.

La pregunta más interesante que contesta Julen es «¿Las interrupciones constituyen un problema real?».

Y estoy muy de acuerdo con Julen cuando llegue a la conclusión de que, como muchos otros temas de la efectividad personal, eso «depende»…

¿No tienes tiempo?

Jordi Fortuny ha dedicado un artículo a uno de mis temas favoritos: la falta de tiempo:

Cierto es que, en el trabajo del conocimiento, nos movemos en la premisa que siempre «hay más trabajo que tiempo para hacerlo». Aun así, si analizamos el uso del «no tengo tiempo» veremos que la mayoría de las veces obedece más a una «excusa» que no a una realidad. Llámale excusa, llámale creencia limitante.

Me gusta mucho sus dos consejos, pero creo que falta un tercer consejo: aprender a decir No. No para tener más tiempo, sino para poder dedicar el tiempo a las cosas que realmente valen la pena.

Porque, como afirma David Allen:

Puedes hacer cualquier cosa, pero no todo.

Técnicas de meditación para potenciar tu productividad en el trabajo

Todos los deportistas entrenan sus capacidades antes de competir.

Pero cuando queremos llegar al cim profesional, creemos que con solo hacer cosas ya hay suficiente.

Si tan importante es enfocarte para hacer trabajo de calidad, ¿porque no entrenas tu capacidad de concentración?

En este articulo, Jaimy Hammit comparte algunos consejos para meditar como entrenamiento para ser más productivo:

De media pasamos más de un tercio de nuestras vidas trabajando y puede parecer que tenemos poco tiempo o tendencia a desestresarnos y relajarnos en el trabajo

GTD: conceptos básicos para principiantes

Desde los inicios de este blog he escrito sobre el método Getting Things Done.

GTD es un método complejo, con muchos matices. En los años, varias personas —yo también— han intentado publicar una descripción de este método, pero no es nada fácil.

Raúl Hernández es un excelente escritor y me gusta mucho su explicación de los conceptos básicos de Getting Things Done:

GTD te ayuda a tener «bajo control» todas las responsabilidades y compromisos que tienes en tu vida (la profesional y la personal), y te da herramientas para que esas responsabilidades se transformen en «tareas para hacer». De esta manera, te facilita que luego las hagas efectivamente y, así, avances hacia tus objetivos.

El único que falta en su post es una descripción de los seis niveles de perspectiva. Es normal, incluso David Allen siempre deja este tema para el final, pero en mi experiencia es justo la perspectiva que determina tu efectividad.

Prepárate para el futuro del trabajo

¿Alguna vez has sentido que estamos viviendo un cambio de época revolucionario que trastoca nuestra forma de trabajar, de vivir y de pensar? 
Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás cómo adquirir una forma de pensar propia de un trabajador del futuro (la mentalidad knowmad); y a liderar en los nuevos parámetros digitales, donde nuevas generaciones conviven entre sí con Raquel Roca.

Raquel es licenciada en Periodismo, ha trabajado en diversos medios de comunicación como Televisión Española, Cosmopolitan o Tele5, entre otros. Directora del Master Gestión del Talento en la Era Digital de LaSalle, docente en The Valley, KEMP, Universidad Europea, IEDE… y autora de los libros «Knowmads. Los trabajadores del futuro», «Y este crack ¿te suena?», y su último lanzamiento, «Silver Surfers». Y por delante, todo eso que se muere de ganas por hacer.

De propósitos a objetivos

La mayoría de los profesionales está en modo «sobrevivir al día a día». Se pasan los días apagando fuegos y no dedican tiempo a reflexionar y diseñar su futura.

Hay una razón porque siempre fallamos al conseguir nuestros buenos propósitos para el Año Nuevo.

La clave, según José Josan, es transformar tus propósitos a objetivos:

Los propósitos son el inicio del camino, son deseos a donde llegar. Pero no son suficientes.

Los objetivos son el siguiente paso para cumplir tus propósitos. Aquí defines en forma concreta los pasos a seguir.

Sigue los cinco pasos de José para hacer realidad a tus sueños.

Haz que tus vacaciones cuenten

¿Alguna vez te ha sucedido que las vacaciones han sido de todo menos vacaciones? Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás cómo desconectar, disfrutar y aprovechar de un merecido descanso haciendo que cada día de vacaciones cuente.

5 Prácticas para evitar equivocaciones cotidianas

Si tu jefe o tus compañeros de trabajo se quejan constantemente de ti porque te equivocas en tus labores y prácticamente tus tareas hay que revisarlas varias veces para que exista seguridad de que todo está bien, sigue leyendo a continuación encontrarás algunas prácticas fundamentales para reducir tu tasa de errores mientas trabajas:

¿Qué es la libertad financiera y cómo conseguirla?

¿Alguna vez te has sentido esclavo financiero de tu vida? Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás cómo conseguir la libertad financiera para acercarte a tu propósito con Sergio Fernández.

Sergio es empresario, conferenciante y fundador de Instituto Pensamiento Positivo. También es autor de los superventas «Vivir sin Jefe» o «Vivir sin Miedos», y acaba de lanzar su última publicación, «Libertad financiera». Y además su programa de radio, Pensamiento Positivo, fue el primero en España dedicado al desarrollo personal y profesional.

La vida sucede donde está la acción

¿Alguna vez has pensado que suceden cosas en tu vida pero quieres hacer tú quien haga que sucedan para llevar tus talentos a su máxima potencia? Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás cómo lograr un cambio significativo en los resultados de tu vida aplicando la inspiración y el liderazgo con Fernando Álvarez.

Fernando es coach, formador y ponente especializado en la motivación y el comportamiento humano. Lleva ya la mitad de su vida dirigiendo una de las primeras agencias de marketing online, openland.es y es el fundador de Desde la Trinchera, su base para todas las actividades de formación y coaching, donde también tiene su blog Inspirándote y el podcast Código Emprendedor.

Cómo superar la procastinación

¿Alguna vez que tenías una tarea importante en lugar de hacerla has pasado las horas navegando por internet, revisando continuamente tus correos o yendo a la máquina de café por décima vez con tal de no hacerla, diciéndote: total, mañana lo hago? Si es así, no está solo. Ese es el tema principal del programa de esta semana, donde aprenderás qué es y cómo superar la procrastinación.

Ejecutar: el paso peor entendido de GTD

Habitualmente, cuando alguien habla del método Getting Things Done, el énfasis está en Aclarar y Organizar tus peticiones de atención. Pero estar organizado no sirve para nada si luego no te pasas a la acción.

La productividad personal está en el último paso del flujo de trabajo: Ejecutar.

En este artículo, José Miguel Bolívar hace un resumen de todo que tiene que ver con este paso:

El paso «Ejecutar» consiste en elegir, de manera intuitiva, qué tipo de trabajo hacer y, en su caso, elegir una de las decisiones que se tomaron al «Aclarar» y llevarla a cabo.

Como bien indica José Miguel, la clave es usar tu Intuición Informada1 para elegir la mejor tarea a hacer:

El modelo de 6 niveles de perspectiva de GTD existe para que puedas ver el árbol y el bosque, ya que integra el corto, medio y largo plazo, tanto personal como profesional.

La calidad de tu intuición depende en gran medida de lo bien o mal que entiendas y apliques este modelo y, en particular, sus cuatro niveles superiores.

La clave está en lo que David Allen llama la «Perspectiva»; en mi opinión el elemento más importante de cualquier sistema de efectividad personal.

Desafortunadamente, David dedica sólo 11 páginas de su libro a este tema y en los cursos hay que esperar hasta llegar a nivel 3 para que te explican cómo crear la intuición informada.

Para ejecutar con efectividad, necesitas perspectiva. Yo incluso recomiendo utilizar tus niveles de perspectiva en la fase de Aclarar, para poder evitar el sobrecompromiso.

Otro clave para tener tu perspectiva presente es revisarlo con frecuencia. Tu intuición no estará informada si revisas tu visión sólo una vez al año.

Finalmente, me gustaría ver otro artículo de José Miguel para que nos explica qué hay que hacer después de tachar una tarea de la lista, algo que David Allen nunca ha descrito.

¿Es mejor continuar con tareas de otros proyectos en el mismo contexto o tal vez es beneficioso continuar dentro el proyecto2 ahora que tienes toda la información presente? ¿Debes primero aclarar la próxima acción del proyecto?

  1. Un concepto clave en el método KENSO. ↩︎
  2. La neurociencia ha dejado muy claro los beneficios de trabajar por lote dentro de un mismo «contexto mental». ↩︎

¿De verdad quieres gestionar tu tiempo para mejorar tu productividad?

El día tiene 24 horas. No hay nada que puedes cambiar en esto. Es un hecho.

Por mucho que intentas «gestionar el tiempo», nunca tendrás más que estas 24 horas.

En definitiva, la gestión del tiempo no existe.

En lugar de gestionar tu tiempo, debes intentar de gestionar tu atención. (O aún mejor: gestionar tus intenciones)

José Ignacio Azkue te explica cómo hacer la transición de la gestión del tiempo a la gestión de la atención.

Todos sabemos que nuestra lista de compromisos por cumplir se llena con más facilidad y rapidez de la que deseamos, lo que nos lleva a que se nos nuble nuestro horizonte de prioridades y que, por ello, terminemos atendiendo algunos trabajos y tareas que apenas tienen significado para nosotros. Si de verdad quieres cambiar esta ingrata realidad, tendrás que tener en cuenta unas cuantas cosas: