Como planificar tu día para lograr tener tiempo libre
La falta de tiempo es un problema típico. Todos nosotros queremos acabar con las tareas del día y no solo eso tener más tiempo libre para hacer eso que nos encanta.
Sin embargo, algunos días no hay suficiente café en el mundo para lograr terminar esa larga lista de tareas pendientes.
¿Te suena familiar?
Por eso en este artículo quiero presentarte los 3 mejores secretos para gestionar mejor tu tiempo, dejar la pereza y tener tiempo extra (sin motivación requerida).
“Lo que pensamos, es de poca importancia. Lo único realmente trascendente es lo que hacemos.”
Antes de continuar, tengo esta tarea para ti:
7899879473827482370Honestamente, ¿leíste la numeración completa?
Seguramente no. Al igual que, más de una vez has querido encontrar el botón de encendido para lograr empezar y terminar una tarea.
¿Cuántas veces has usado frases para justificarte como: "falta de motivación" o "falta de fuerza de voluntad"?
La buena noticia es que ni la motivación, ni la fuerza de voluntad son necesarias para lograr tomar acción y planificar tu día correctamente. Porque se trata de establecer hábitos en tu rutina diaria
Vamos a ello.
1) Programa tus actividades por horarios y no por listas de cosas por hacer
Para muchas personas (yo la primera) es más fácil visualizar lo que hay que hacer si se escribe. Y está bien, pero no es suficiente con solo hacer la lista.
Las listas de tareas son sólo el primer paso. Porque la parte más importante es asignarles un tiempo en tu horario. ¿Por qué?
Te hace ser realista sobre lo que puedes hacer. Te permite hacer tareas cuando es eficiente, no sólo porque es el #7.
Hasta que está en tu calendario y se asigna una hora, esa lista de cosas por hacer es sólo una lista de buenos deseos.
Piensa cuando ibas en el colegio, tus clases y actividades estaban por horarios y no por listas. Era una forma de asegurar que se hiciera todo lo planeado.
Si lo analizas, esto tiene una gran ventaja: colocas el trabajo en donde mejor puede realizarse.
Tal vez estés pensando:
Pero Tania, hay cosas urgentes que cambian el plan de último minuto
Te entiendo.
Construir tu horario no tiene que ser perfecto. Algunas cosas cambiaran. De todos modos, es necesario tener un plan, de lo contrario perderás más tiempo.
Para planear correctamente es necesario que contemples esas cosas ‘urgentes’ que sabes pueden surgir de repente. Como: una llamada importante, una junta, distracciones, etc.
Si una actividad sin distracciones y sin cosas urgentes te toma 30 minutos. Entonces dale un espacio de 45 o 50 minutos por si algo ocurriera de improviso.
Construir tu horario te ayuda a enfrentar la realidad y saber cuánto tiempo tienes disponible para hacer una determinada actividad.
De tal forma que cuando se termine, sabes exactamente que sigue sin tener que pensarlo mucho.
OK. Pero, ¿Cómo puedo construir mi horario?
Esa pregunta nos lleva al siguiente punto.
2) Construye tu horario de atrás hacia adelante
A veces damos por hecho que el día tiene 24 horas y a partir de que despertamos podemos planear el día.
Es un gran error.
Planear el día de mañana a tarde solo hace que todo se posponga aún más. Porque llega la noche y aún tienes mil cosas por hacer. El estrés y la falta de tiempo no son una buena combinación.
Cuando planeas de atrás para adelante das por hecho la hora en la que terminaras con el trabajo. Dejando tiempo extra para hacer lo que más te gusta.
Suena interesante ¿no?
Supongamos que sales del trabajo a las 5:30 pm. Entonces, a partir de ahí hacia atrás tienes que empezar a programar tus actividades.
Al establecer una fecha límite y trabajar hacia atrás para que todo encaje te da una sensación de tener más control. Y no solo eso, esto lo ayuda a trabajar mejor: porque te obliga a ser eficiente.
Está comprobado que cualquier cosa que aumenta tu percepción de control sobre una situación puede disminuir tu nivel de estrés.
Un estudio reciente1 comprobó estos resultados mediante un experimento de oficina simulada. Se les pidió a un grupo de participantes que terminaran un número de tareas dadas con un horario ya establecido. Mientras que a un segundo grupo, se les pidió que planearan las tareas con su propio horario.
El segundo grupo obviamente experimento más control sobre el trabajo. Los resultados mostraron que la fatiga mental percibida fue menor en este grupo.
Para manejar proyectos a largo plazo, necesitas leer el siguiente y último punto.
3) Haz tu plan semanalmente
Nunca vas a conseguir ganar el juego con sólo mirar hoy y nunca pensar en el mañana. Cierto.
Una buena idea es, hacer un plan semanal.
Durante el trabajo, nuestras tareas son relativamente similares. Así que no será demasiado esfuerzo para ti, planear con antelación y bajo horarios tu semana.
Solo así estarás un paso adelante de los proyectos que tienes que tienen que salir a flote. Sabrás cada día lo que estás haciendo con cada hora. Sabrás cada semana lo que estas haciendo con cada día de la semana y sabrás cada mes lo que estas haciendo con cada semana del mes.
Como sabes este plan será a grandes rasgos y puede verse modificado. Pero tendrás un dibujo general de lo que hay que pintar, sin salirte de la raya.
Esto también aplica para tu tiempo libre. ¿No me crees? …
En un estudio científico2 se demostró que las personas que planificaban su tiempo libre tenían una mejor percepción de calidad de vida.
Con todo esto, no quiero decir que seas una máquina y todo este por horarios. Pero si es importante tener un plan incluso para tu merecido fin de semana.
Ahora que nos fijamos en la imagen completa, serás capaz de ser más productivo en cada hora que tiene tu jornada laboral y la mejor parte es que estarás haciendo espacio para tu tiempo libre.
Toma acción hoy
Tanto hacer el plan como seguirlo a lo largo de la semana, se trata de un hábito.
Empezar con un hábito puede conllevar un poco de esfuerzo de tu parte. La buena noticia es que esto solo pasa al principio. Una vez que el hábito está incorporado a tu rutina es automático.
Elige un día de la semana para hacer tu plan. Mejor si es el lunes temprano o el domingo por la tarde.
Estos son los pasos a seguir:
- Escribe tu lista de tareas y pendientes por hacer. Si es una lista muy grande, divídela en varias listas pequeñas.
- Reparte tus tareas a lo largo de los días y establece un horario para cada tarea. Se realista, e incluye dentro del horario esas cosas "urgentes" que puedan surgir.
- Contempla tu tiempo libre distribuyendo esas tareas de atrás hacia adelante. Empezando con tu hora de salida hacia tu hora de entrada al trabajo.
Y tú, ¿Cómo planeas tus actividades laborales? ¿Te queda tiempo libre?
Comparte conmigo tu respuesta en los comentarios de aquí abajo.
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- Hockey, G. R. J., & Earle, F. (2006). Control over the scheduling of simulated office work reduces the impact of workload on mental fatigue and task performance. Journal of experimental psychology. Applied, 12(1), 50-65. ↩
- Wang, W. C., Kao, C. H., Huan, T. C., & Wu, C. C. (2011). Free Time Management Contributes to Better Quality of Life: A Study of Undergraduate Students in Taiwan. Journal of Happiness Studies, 12(4), 561-573. ↩
