Cómo resetear tu sistema GTD cuando pierdes el control

Hace pocos días tuve un día tremendo. Tremendo en el sentido bueno de la palabra, un día de subidón. Decisiones importantes en mi vida, muchas ideas de nuevos proyectos y de cómo enfocar los proyectos actuales, muchas horas trabajando pero con muchas, muchas ganas.

Evidentemente, mi enfoque con todo esto era totalmente positivo. Sin embargo, estar trabajando hasta tarde delante del ordenador y con muchas cosas en la cabeza no es bueno para dormir tranquilo…

Qué hacer si tienes demasiadas cosas en la cabeza y no puedes dormir

Me fui a la cama un poco más tarde de lo que es habitual en mi, pero aun así no podía dormir. Tenía muchas cosas merodeando por la cabeza, estaba dando vueltas a las ideas que había tenido y se me ocurrían nuevas ideas que me parecían muy interesantes.

No es algo que me acostumbre a pasar, pero ese día me costaba mucho dormir. ¿Y qué es lo mejor que puedes hacer cuando estás en la cama y no puedes dormir por tener demasiadas cosas en la cabeza? Tras un buen rato dando vueltas en la cama, decidí levantarme e irme al salón. Cogí mi tablet, que utilizo especialmente para organizar mi vida, y abrí mi sistema GTD.

Aprende a resetear tu sistema GTD

Yo no lo planifiqué, ya que estaba en la cama y me tuve que levantar por no dormir. Por supuesto, si puedes planificarlo, mucho mejor: si ves que estás perdiendo el control de tu vida, lo mejor que puedes hacer es planificar de 2 a 4 horas de tu tiempo, de forma que dediques ese bloque exclusivamente a hacer un reset de tu sistema.

En este artículo voy a contarte 3 pasos básicos que tienes que hacer siempre para resetear tu sistema GTD. Si los sigues, cuando acabes de hacer tu reset podrás volver a tener confianza total en tu sistema, algo fundamental si quieres ser productivo y no estresarte.

Coge todos los elementos de todas tus listas y ponlas en tu bandeja de entrada

Este es el primer paso, y quizá nos parecerá excesivo, pero no lo es: es muy importante que cojas todo lo que hay en tu sistema y lo muevas a tu bandeja de entrada. Esto tiene una sencilla razón: si quieres confiar realmente en tu sistema de productividad, es fundamental que en esta revisión especial tengas muy claro todo lo que quedará introducido en tu sistema.

Si no lo haces y te saltas este paso, es muy probable que en el siguiente paso no tengas claro qué es lo que hay en tu sistema, qué es lo que te falta añadir o no harás un buen repaso de todo lo que afecta a tu vida, así que será mucho más fácil que dejes de confiar en tu sistema en muy poco tiempo.

Vacía tu mente

Aparte de todo lo que ya tenías apuntado en tu sistema, que seguramente eran muchas cosas, si tu sistema ha fallado es muy probable que sea porque tenías cosas que no estaban apuntadas. Es exactamente lo que me pasó a mi el otro día: muchas ideas, muchos proyectos, mucho trabajo… así que hice una revisión rápida y no lo acabé de apuntar todo. ¡Meeeec! Uno de los errores más típicos cuando usas GTD.

Por lo tanto, el segundo paso es vaciar la mente. Cuando digo la mente me refiero cualquier cosa, vaciar nuestra vida entera a nuestro sistema. Habrá muchas cosas que ya tendrás apuntadas, pero estoy seguro que habrá muchas otras que se te habrán quedado por el camino.

Para vaciar tu mente, una de las cosas que mejor funciona son las listas de disparadores (o triggers, en inglés). Las listas de disparadores o activadores nos permiten, de una forma estructurada y predefinida, analizar nuestra vida para generar ideas o recordar cosas que quizá no recordaríamos sin esta ayuda. Se pueden resumir, de forma rápida, en:

• Activadores temporales: son aquellos que se refieren a un momento concreto. Para mi, lo ideal es empezar desglosando el día de hoy en todo lo que has hecho. A continuación, analiza los últimos 5–7 días, día a día. Finalmente, es momento de analizar los próximos 5–7 días, pensando y mirando en el calendario sobre lo que tienes que hacer.
• Activadores contextuales: son aquellos relacionados con tus contextos. En este caso es sencillo, porque si usas GTD ya tendrás tus contextos definidos. Coge contexto por contexto y analiza qué más cosas se te ocurren relacionadas con cada uno de ellos. ¿Hay algo que tenga que hacer en casa? ¿Hay algo que debería hacer en la oficina? ¿Tengo que llamar a alguien y no lo tengo apuntado?
• Activadores conceptuales: relacionados con el concepto, con las cosas que tienes que hacer. En ese sentido, Jeroen tiene una lista de disparadores contextuales que puedes utilizar para crear tu propia lista adaptada a tus necesidades.

En cualquier caso, si te inscribes en el curso online de Jeroen sobre Productividad 2.0 aprenderás mucho más sobre cómo vaciar tu mente, entre muchas otras cosas más.

Procesa cada elemento de tu bandeja de entrada

Ya hemos recopilado toda nuestra vida en nuestra bandeja de entrada. También hemos dejado a nuestra mente deambular para apuntar cualquier cosa que nos pasara por la cabeza. Por lo tanto, llega el momento de procesar todo lo que hemos acumulado.

Si usas GTD, estarás muy acostumbrado a procesar cualquier cosa: ve elemento por elemento, sin volverlo a dejar en la bandeja de entrada. Si no tienes mucha práctica con GTD y tienes alguna duda, echa un vistazo a este artículo de Francisco Sáez de Facilethings, aún siendo breve resume muy bien cómo procesar tu bandeja de entrada.

Es muy, muy importante que te tomes con calma todo el proceso de revisar uno a uno cada elemento de la bandeja de entrada. Si realmente quieres que este reset de tu sistema sirva para algo, tienes que comprometerte con todas las decisiones que tomes en este momento. Comprometerse es la única forma de conseguir que tu sistema GTD funcione a la perfección.

Analiza tus revisiones periódicas

Ya has reseteado tu sistema GTD, pero antes de acabar es fundamental que hagas un último paso: analizar tus revisiones periódicas para que tu sistema no vuelva a fallar. En ese sentido, te recomiendo leer este artículo de Jeroen sobre dónde y cuando hacer la revisión semanal: hacer la revisión semanal es un ritual y debemos entenderlo como tal, no nos lo podemos saltar nunca y tiene que ser una revisión suficientemente profunda como para poder confiar en nuestro sistema.

Espero que el artículo sobre cómo resetear tu sistema GTD te sirva si algún día ves que tu productividad no está funcionando como debería. A mi me ha servido muchísimo, lo que te acabo de contar es de hace casi dos semanas y las últimas dos semanas han sido las más productivas en mucho, mucho tiempo.

Como has visto, este es un artículo enfocado a los que usamos GTD. Si todavía no lo estás usando y quieres aprender más sobre productividad, te invito a leer mi artículo dónde respondo la pregunta ¿Es necesario usar GTD para ser más productivo?