Utiliza modos de trabajo para mejorar tu productividad

David Allen, autor de Getting Things Done o GTD, insiste en que una vez adquirida la organización personal mediante su flujo de trabajo es esencial adquirir la habilidad de poder cambiar de enfoque con facilidad. El tener todo bajo control debe ser el paso previo para poder estar 100% presente en lo que hagas en cada momento.

Por ejemplo podemos estar concentrados realizando un informe importante, a continuación asistir a una reunión de ventas y terminar la jornada respondiendo mails. En todas las situaciones estaremos por lo que hay que estar en el momento. Cuando estoy redactando el informe no estoy pensando en la inminente reunión porque si debo preparar algo lo habré hecho con antelación (si no no estaría haciendo el informe). Cuando estoy en la reunión estoy escuchando con atención y haciendo aportaciones valiosas, no estoy pensando en el informe, y mucho menos en revisar el correo o las redes sociales con el móvil. Finalmente cuando salgo de la reunión me concentro en contestar los mails pendientes que permiten una respuesta rápida y anotando las tareas derivadas de los mails más complejos. Nuevamente mientras reviso el mail no estoy pensando ni en el informe ni en la reunión, solo en dejar la bandeja de entrada a cero cuando antes.

Una ayuda a la hora de cambiar rápidamente de enfoque o de tarea, puede ser utilizar lo que llamo modos de trabajo. Los modos de trabajo son la manera en la que me enfrento a las diferentes tipos de tarea que realizo durante el día. Esencialmente divido las tareas en 2 tipos: o bien son tareas complejas y exigentes que necesitan un nivel máximo de concentración, o bien son tareas muy rápidas o mecánicas que puedo hacer aunque me distraigan otros asuntos. Utilizaré por lo tanto 2 modos básicos de trabajo, el modo Offline y el modo Online.

El modo Offline

Cuando necesito un espacio tranquilo y alto nivel de concentración utilizaré el modo Offline. Este modo consiste en predisponer mi entorno para eliminar el mayor número de distracciones posible y permitir enfocarme y concentrarme en hacer con efectividad una tarea.

Para ponerme en modo Offline cerraré en el PC todas las aplicaciones que me distraen: correo, mensajería instantánea, redes sociales, en general todo lo innecesario y dejar solo lo imprescindible y necesario para hacer el trabajo.
Haré lo mismo con el móvil, por ejemplo utilizaré la aplicación Llama para bloquear el perfil Silencio durante el tiempo que necesite estar concentrado. Si no quieres silenciar del todo el móvil por si recibes llamadas urgentes, al menos elimina las notificaciones sonoras de aplicaciones tipo WhatsApp. Algo sencillo y efectivo es también ponerlo boca abajo para que las notificaciones en pantalla tampoco nos distraigan.

Para evitar las interrupciones ponte unos auriculares o cascos, aunque no conectes la música, simplemente para que la gente sepa que estás concentrado y no quieres que te interrumpan. Educa a tus colaboradores más habituales a que si te ven con auriculares solo te interrumpan para cosas urgentes. Si te interrumpen por algo que puede esperar simplemente responde “te busco en X minutos” y te anotas un recordatorio para que la persona vea que no olvidarás hacerlo. Si necesitas justificar el retraso en la respuesta (por ejemplo porque es tu jefe quién te interrumpe) explícale que ahora no te puedes ocupar porque estás concentrado en completar un trabajo de calidad que requiere no ser interrumpido. Normalmente debería entenderlo y además quedará satisfecho por tomarte tu trabajo tan en serio.

Lo mismo aplica si alguien nos llama al teléfono y no es una urgencia. Si alguien abusa del teléfono para asuntos no urgentes además le explicaremos que para cosas como esa que puede esperar mejor nos envíe un correo.

El modo Online

Por contra, habrán momentos del día en los que necesitemos estar disponibles para trabajar en equipo e interactuar con los colaboradores. En el modo Online no perderemos el tiempo deliberadamente sino que aprovecharemos que hay ciertas tareas que requieren menos atención para estar disponibles para otras personas.

En el modo Online habilitaremos nuevamente las notificaciones que creamos oportunas. Por ejemplo activaremos la mensajería instantánea para revisar si hay mensajes y por si alguien nos quiere preguntar algo en ese momento.
Es un buen momento para procesar nuestras bandejas de entrada, vaciar el correo electrónico que ha ido llegando mientras estabas Offline y revisar las notificaciones de redes sociales corporativas.

También habrán tareas sistemáticas o rápidas de ejecutar que podremos realizar en este modo, por ejemplo leer un artículo de un blog, realizar la facturación mensual, enviar un correo a alguien o hacer limpieza de tus carpetas temporales. Asegúrate de tener bien identificadas este tipo de tarea en tu lista de próximas acciones.

Planificación diaria

La clave para utilizar sabiamente estos modos de trabajo es añadirlos en tu planificación diaria. En lugar de planificar cada día qué tareas realizarás, planifica cuanto tiempo estarás en cada modo y como los distribuirás durante tu jornada.

Lo mejor es comenzar el día en modo Offline. Aprovecha tu momento del día más productivo eligiendo una tarea importante el día anterior y completándola a primera hora de la mañana, antes de que comience la tormenta de correos e interrupciones. Si tu oficina es como todas y es costumbre comentar las mejores jugadas del partido del día anterior nada más llegar al lugar del trabajo, puedes probar a encerrarte en una sala apartada para lograr la mayor concentración (normalmente las salas están vacías a esas horas).

Una vez completada esa tarea, ponte en modo Online para procesar las bandejas de entrada, echar un vistazo a la agenda para ver los compromisos del día y buscar los huecos en los que nuevamente te pondrás en modo Offline. Asegúrate de que tienes todos los momentos Online que necesitas. Yo personalmente por mi tipo de trabajo necesito estar muy disponible, por lo que como mínimo estaré Online 4 veces al día, a las 9h, a las 12h, a las 15h y a las 17:30h aproximadamente. Todos esos momentos Online son de unos 15 minutos de duración aproximada, excepto el primero de las 9h que es de una media hora ya que aprovecho para hacer la revisión diaria de mi sistema GTD.

Para tener claro qué implica para ti cada modo de trabajo, crea una checklist para detallar los pasos necesarios para pasar de un modo a otro (poner móvil en silencio, cerrar correo, ponerte los auriculares). Sobre todo al principio cuando no tengas este hábito te ayudará a no dejarte ningún elemento de distracción abierto y a tener más seguridad de que no te dejas ningún canal de comunicación olvidado cuando vuelves al modo Online.

Finalmente comentar que el modo Online no es el modo descanso. Es necesario tomarse pequeños descansos durante la jornada de trabajo para recargar pilas y ser más productivos. Algo que puedes hacer es dividir tu tiempo de Offline en Pomodoros de 25 minutos, y también aprovechar los cambios de modo de trabajo para tomarnos una pausa.

Concluyendo

Utilizar sabiamente los modos de trabajo nos permite ser más efectivos en nuestro trabajo a la vez que nos ayuda a gestionar los numerosos canales de comunicación y posibles distracciones en el lugar de trabajo. Además es algo muy sencillo de implementar y no requiere inversión de ningún tipo.

Prueba a crear tus propios modos de trabajo y aplícalos durante unos días para comprobar sus beneficios. Después, no olvides dejar tu comentario para explicar la experiencia. Estaré encantado de saber el resultado y responder cualquier duda o sugerencia.