En una Holacracy, tomar decisiones es un proceso rápido

Si comparas el método de productividad personal Getting Things Done con el método de gobernanza dinámica Holacracy notarás que tienen una cosa en común: ambos métodos parecen muy rígidas a la primera vista.

Cuando explico a alguien por primera vez en qué consiste GTD, la reacción más habitual es el miedo a tener que estar todo el día gestionando las diferentes listas de acciones. El método GTD está compuesto por varios hábitos productivos que todos trabajan de forma conjunta con un objetivo: darte la máxima libertad para poder enfocarte en tu tarea actual. Para poder conseguir este objetivo, primero hay que reservar una pequeña parte de tu día para montar un sistema. Si haces esta parte con mucha disciplina, tendrás más tiempo disponible para ser creativo en tu trabajo. Un poco de rigidez en algunos momentos puntuales del día tiene como resultado mayor flexibilidad.

Reuniones en Holacracy

De la misma forma, las estructuras fijas de las reuniones en Holacracy tienen como objetivo dedicar el menos tiempo posible a discutir el trabajo para tener más autonomía y libertad para hacer tu parte de las tareas.

Dentro de la metodología existen varios tipos de reuniones—reunión de trabajo, reunión de roles, reunión de check-in—y cada reunión tiene una estructura muy rígida. El rol de Facilitador es responsable de mantener la estructura y dirigir cada reunión.

Desde mi experiencia, aprender a ser un buen facilitador es la parte más compleja de una holocracia, porque no sólo hay que dominar muy bien las estructuras de los diferentes tipos de reuniones, sino también hay que saber guiar a los demás participantes por el proceso haciendo preguntas para aclarar temas y interrumpir las explicaciones si es necesario.

Un ejemplo: el Proceso de Elección Integrativa

A veces un grupo o círculo tiene que votar, por ejemplo para decidir quién tendrá el rol de facilitador. Esta votación habitualmente es parte de una reunión de roles—o reunión de gobernanza—y tiene una estructura fija para llegar a un acuerdo en poco tiempo:

1. Descripción del rol
   El facilitador de la reunión explica las funciones y responsabilidades del rol y determina la duración de la asignación del rol. Los demás participantes de la reunión no podrán intervenir.
2. Votación
   Cada participante apunta su voto en un papel utilizando la forma “nombre nomina a nombre”. Si, por ejemplo, quiero nominar a José apuntaré “Jeroen nomina a José”.
3. Ronda de nominaciones
   Una por una, el facilitador lee los votos y pregunta a cada miembro los motivos que le han llevado a nombrar a esa persona. Cada miembro explica brevemente por qué cree que la persona nominada es la persona idónea para el rol. No hay lugar para discusiones en esta fase y el facilitador debe parar cualquiera interrupción de los demás asistentes.
4. Cambio de nominaciones
   Una vez que todas las nominaciones han sido explicadas, los participantes tendrán la posibilidad de modificar su nominación basándose en la información nueva presentada en el paso anterior.
5. Propuesta
   El facilitador cuenta las nominaciones y formula una propuesta para elegir el candidato con más nominaciones. Existen reglas en Holacracy para crear una propuesta en el caso de que haya varios candidatos con el mismo número de votos.
6. Ronda de objeciones
   Cada participante tiene la posibilidad de explicar si ha identificado problemas con la propuesta. La definición de objeción en una holocracia es mucho más estricta que en el uso común. No quiere decir no estar de acuerdo, sino percibir que hay algo sustancial que afecta el núcleo de los objetivos de la organización, algo intolerable para el sistema organizativo. Sólo se acepta problemas que podrían dañar el funcionamiento del círculo y que están basados en conocimiento actual y no en preocupaciones o predicciones del futuro. Existe un sub-proceso en holacracy para tratar con estos problemas y adaptar la propuesta.
7. Integración de la propuesta
   El facilitador registra la decisión tomada por el Proceso de Elección Integrativa en el sistema de gobernanza.

Como has visto, son siete pasos muy rígidos que han sido diseñados específicamente para crear un proceso eficaz que evita largas discusiones. El beneficio es obvio: gracias al proceso, el círculo puede concluir una elección en pocos minutos. Cuanto menos tiempo dura una reunión, más tiempo tendrán los miembros para dedicarse a sus propias tareas.

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Imagen Votar cortesía de Shutterstock