Como NO comunicar en equipo, parte 1: interrupciones en la oficina
Aunque estoy especializado en la Productividad Personal tengo que admitir que ser productivo no siempre es algo personal. No estás solo en este mundo: trabajas con otras personas—compañeros, proveedores, usuarios, clientes—y también en tu tiempo libre haces actividades con tu pareja, tu familia o tus amigos. Aunque todos tenemos nuestros momento de altas y bajas niveles de eficacia, si dependes de otras personas verás que a veces tu productividad personal disminuye justo porque estás interactuando con ellos. Si estuvieras todo el día encerrado en una habitación, tu eficacia sólo dependería de ti. Si colaboras con otros, el número de factores que afectan tu eficacia incrementa significativamente.
Obviamente, trabajar con otros no necesariamente es un elemento negativo: colaborando en un equipo de compañeros puedes hacer cosas que son imposibles de hacer solo. Disfrutarás más de la película si la puedes comentar con tus amigos que mirándola solo en casa. En un equipo de trabajo podrás dividir las tareas y enfocarte sólo en lo que tu sabes hacer mejor.
La mayoría de las oficinas han sido diseñados para maximizar el número de interrupciones
No obstante, muchos de mis clientes me han comentado que las interrupciones de sus compañeros forman la mayor fuente de distracciones. En la última década, muchas empresas han optado por oficinas abiertas para reducir los costes y promover la creatividad e interacción entre los trabajadores. Si todo el equipo está en la misma sala es posible solucionar cualquiera duda en poco tiempo, simplemente preguntándola a tus compañeros. Cuando quieres preguntar algo a un compañero, no es necesario levantarse de la mesa ni redactar un texto para enviarlo electrónicamente.
Pero esta facilidad de comunicarse también tiene un lado negativo. En una oficina abierta recibes más interrupciones de tus compañeros y además hay más distracciones porque puedes oír a tus compañeros hablando de sus temas.
La mayoría de los trabajadores de conocimiento no disponen de buenos hábitos productivos. Cuando su trabajo está bloqueado porque necesitan información de un compañero, no saben gestionarlo bien. Lo mejor que pueden hacer es pasar la pilota al compañero para no olvidarlo.
¿Es posible ser productivo en una oficina abierta?
Por un lado, las oficinas abiertas incrementan la creatividad y la comunicación en el equipo, pero al mismo momento también facilitan interrupciones y distracciones. No existe ninguna solución única y fácil para este problema, pero se puede hacer algo.
Como he indicado antes, una de las causas de interrupciones de compañeros es la falta de buenos hábitos productivos. En mi curso de gestión del tiempo explico cuál es la función de los contextos de @personas en GTD—desde mi experiencia la mejor manera de disminuir las interrupciones innecesarias.
Además, creo que cada equipo de trabajo debería hacer un inventario de los canales de comunicación disponibles y el uso que dan a cada canal. Luego podréis crear un protocolo de comunicación interna enlazando tipos de mensajes y contenidos con canales de distribución.
Finalmente, las oficinas abiertas no son aptas para todo tipo de trabajo. Un trabajador que todo el día está hablando por el teléfono debería tener un despacho cerrado para no distraer a sus compañeros. Yo soy partidario de oficinas con una mezcla de espacios abiertos y despachos cerrados donde cada persona pueda elegir el lugar que mejor encaje con su preferencia personal y el trabajo que debe hacer en este momento.
¿Qué prefieres tu: una oficina abierta o un despacho cerrado? ¿Y qué haces para disminuir las interrupciones y las distracciones causadas por tus compañeros de trabajo? Explícalo en los comentarios.
Imagen Oficina abierta cortesía de Shutterstock
