Combina tus tareas personales y profesionales con Taco

Mi especialidad es enseñar el mejor sistema de productividad personal. Siempre recomiendo construir un sistema holístico que sirva para ambos tu trabajo y tu vida personal. La razón es sencilla: la mente no es capaz de separar estos dos ámbitos.

A veces, un sistema holístico para todo la vida puede ser un problema, por ejemplo, cuando tu empresa cuenta con una plataforma de colaboración, dónde se gestiona todas las tareas de todas las personas. ¿Qué debes hacer entonces: gestionar tus tareas personales con la herramienta de la empresa—visible para el jefe—o trabajar con dos sistemas separados?

Mi consejo general es que no debes compartir tu lista de tareas con otras personas, porque pierdes el control sobre el contenido y el nivel de detalle de la descripción de las tareas, lo que lleva a una pérdida de confianza en tu sistema. En la mayoría de los casos es mejor duplicar las tareas del sistema corporativo a tu sistema personal.

Trabajar con múltiples sistemas

Hace poco yo mismo me encontré con este problema. Trabajo como freelance y siempre he tenido suficiente con mi gestor de tareas personal para gestionar mis clientes y proyectos. No obstante, últimamente mi trabajo se está haciendo un poco más complejo, con algunos proyectos más grandes y una cartera más grande de clientes. El resultado es que para gestionar mi trabajo ya no depende sólo de mi gestor de tareas, sino además necesito una herramienta para gestionar mis proyectos grandes y un CRM.

OmniFocus todavía es el centro de mi productividad, pero también tengo tareas registradas en Basecamp y Podio.

Taco

Aquí es dónde entra una aplicación que he descubierto recientemente: Taco. Es una aplicación para reunir las tareas desde más de 35 plataformas diferentes: Gmail, Evernote, Github, Asana, Todoist, Remember The Milk, Things, Zendesk, Salesforce…

Pantalla de Taco

Gracias a Taco puedo tener una lista enorme con todas mis tareas de OmniFocus, Basecamp y Podio juntas. Obviamente, tener una lista tan grande no es práctico para trabajar. Aunque es posible trabajar desde esta lista, el objetivo de Taco es elegir las tareas que vas a hacer hoy y enfocarte en finalizar estas tareas elegidas. Cada mañana paso mis Tareas Más Importantes a la pantalla principal de Taco, para tener una visión enfocada de mis prioridades.

Mi valoración

Taco no es perfecto. Aunque ofrece filtros para limitar las tareas a importar para la mayoría de las plataformas, no he encontrado ninguna manera de limitar las tareas de OmniFocus a sólo las tareas disponibles.

Después de haber utilizado Taco durante un tiempo, sé que la versión no es suficiente para mi. Lo que realmente necesito no es una aplicación para gestionar mis Tareas Más Importantes—algo que puedo hacer fácilmente en una hoja de papel, sino una forma de trabajar con todas mis tareas. Para esto, hace falta una estructura diferente de presentar las tareas: en lugar de la barra lateral deberían ocupar la pantalla principal. Además es imprescindible poder agrupar las tareas por categoría, etiqueta, contexto y/o proyecto y aplicar más filtros para ver sólo las tareas que quiero ver en este momento.

¿Qué te parece la aplicación Taco? ¿Sería útil para tu flujo de trabajo? ¿Qué servicios utilizas para gestionar tus tareas? Explícalo en los comentarios.