Contextos en GTD y trabajo por lotes. El caso de un abogado

En ocasiones constato que la utilización de los contextos tradicionales que propone GTD resulta insuficiente o no se adapta bien a todo el mundo. En este artículo os voy a contar la experiencia de un abogado que utiliza GTD.

Contextos en GTD

Los contextos en GTD son requisitos físicos para hacer una tarea, como puede ser una ubicación (casa, oficina, calle), una persona, una herramienta (internet, teléfono,…), a los que también se ha añadido el tiempo disponible y la energía necesaria.

Los contextos en GTD son criterios que nos facilitan decidir qué tarea estoy en condiciones de hacer de entre todas las tareas que tengo en mi lista de ‘próximas acciones’.

Cuando utilizas un software de gestión de tareas, etiquetas las tareas con el contexto adecuado para su ejecución. Haciendo un filtrado por el contexto en el que te encuentras, el software te presenta las acciones que están marcadas con dicha etiqueta.

El caso de un abogado

El planteamiento que me gustaría explicar en este artículo es el caso de aquellos profesionales, como los abogados, que tienen identificados sus grupos de tareas clave y dedican unos bloques de tiempo a ellas cada semana. Es decir, agrupan tareas en base a un criterio para aprovechar los beneficios del trabajo por lotes. Por ejemplo, un abogado tiene los siguientes grupos de tareas o

Contextos Principales

• Facturación (Billing): son las tareas que cuando las hace conllevan facturar a su cliente. Como preparar y asistir a un juicio, redactar un contrato, asistir a una reunión con su cliente o resolver una consulta.
• Comercial: aquellas tareas relacionadas con captar negocio. Como preparar el contenido de una oferta económica, dar una charla en una jornada empresarial, hacer llamadas para concertar visitas comerciales, o desarrollar un acuerdo de colaboración comercial con un colega de otra provincia o de otra especialización distinta a la mía (mercantil, procesal, laboral, etc.)
• Estudio: son las tareas que implican ponerse al día, principalmente estudiar nueva legislación, interpretaciones, jurisprudencia, sentencias, asistencia a cursos, mejorar un idioma, … todo ello implica sentarse a estudiar para estar al día o mejorar su especialización.
• Mejora: son actividades de otros proyectos que en su actividad implicarán mejoras como puede ser actualizar la página web o diseñar un nuevo servicio a ofrecer.

Los contextos de un abogado

He trabajado con abogados que tienen objetivos y se organizan para conseguirlos y una manera de trabajarlo es generar un cuadro horario semanal que contenga de manera equilibrada los grupos de tareas antes mencionados. (De manera equilibrada significa que cada grupo de tareas tiene que tener las horas necesarias para que su negocio de abogado funcione y consiga los objetivos planteados. En lo que he visto, los abogados que funcionan facturan al menos 4 horas al día y están trabajando entre 10–11 horas/día).

A estos cuatro grupos de tareas los podemos considerar los cuatro contextos principales del abogado. Y las tareas que entran en estas cuatro categorías vendrán etiquetadas con su contexto principal.

Subcontextos

Cada trabajo o encargo que tiene un abogado, perfectamente encaja en lo que llamamos proyectos en GTD. Cuando se desglosa un proyecto en acciones o tareas, cada una de esas tareas se etiquetará con su contexto principal y, adicionalmente, se puede etiquetar con el nombre del proyecto y con otras etiquetas que pueden ser subcontextos, como puede ser #mail, #llamada, #oferta, etc.

Por ejemplo: Hacer una llamada a un cliente (Persianas López, S.L) para confirmar una reunión en la que se le presentará una propuesta de contrato que ha encargado, lo podemos etiquetar con los contextos #Facturación, #López, #Llamar

Por ejemplo: redactar el boceto para una oferta económica para Persianas López, S.L. sobre el asesoramiento al realizar un ERE, lo podemos etiquetar con los contextos #Comercial, #López, #Oferta.

Por supuesto, estos abogados también tienen que hacer otro tipo de tareas necesarias para la actividad: gestionar el e-mail, tareas administrativas como las relacionadas con pasar las horas a facturar a cada cliente, reuniones de seguimiento internas del despacho, etc. Este tipo de tareas tendrán su tiempo en el cuadro horario semanal y su contexto correspondiente #Administrativo, #mail, #seguimiento, …

Concluyendo

Los abogados pueden actuar con eficacia utilizando GTD y los contextos que necesita su profesión. Con ello conseguirá encontrar de manera ágil la tarea adecuada al momento en que se encuentra, conseguirá mejores resultados, reducirá su estrés y aumentará su calidad de vida.

Si eres abogado, ya sabes, GTD te puede ayudar mucho.