Bases para un uso eficiente del correo electrónico

Nos guste o no, el correo electrónico se ha convertido en una parte fundamental de nuestras vidas y trabajos, pero si analizamos la forma en como lo gestionamos, encontraremos rápidamente muchas mejoras del uso que hacemos de esta herramienta, que conllevarían una sensible mejora en nuestra productividad personal.

Ciertamente se ha escrito, se escribe y se escribirá mucho alrededor de las virtudes y defectos del correo electrónico, también aparecen continuamente nuevas aplicaciones para su gestión, cada vez con más posibilidades, pero no debemos olvidar que al principio de todo estamos nosotros. Nosotros decidimos el tipo de relación, uso o importancia que le damos a este, y con eso quiero decir que son nuestros hábitos los que pueden convertir el correo electrónico en un infierno o en todo lo contrario.

Como es un tema, que de momento, no parece que vaya ir a menos (¿os habéis planteado que los emails desaparecen? ¿estamos preparados para eso?), sigo escribiendo sobre ellos aunque quizá me repita, pero hay algunos puntos que son fundamentales para redactar emails efectivos y que nos ayudan a optimizar este sistema de comunicación, evitando que se convierta en una carga.

O más simple aún, si usas estos consejos básicos, te asegurarás que lean tus emails y contesten lo que preguntas o te envíen lo que pidas, porque muchas veces ni siquiera se leen en profundidad (la famosa lectura en diagonal) provocando las idas y venidas de emails que todos conocemos y sufrimos.

Así pues, como mínimo, ten en cuenta estos puntos:

• Mantén la redacción lo más corta que puedas, vale la pena dedicar más tiempo a pensar como conseguir que el email sea corto que a escribir. Unas 150 palabras sería lo óptimo.
• Ligado con lo anterior, te será más fácil que el email sea corto si utilizas un lenguaje directo, evita las expresiones 'muy literarias' y correctas pero poco efectivas. Si a pesar de todo es imposible ser breve, es útil empezar con un resumen de lo que pretendes así centrarás la atención del receptor.
• Reléelo antes de enviarlo, y no solo una vez. Si es importante, es recomendable que esperes al día siguiente a enviarlo, y vuelvas al leerlo. Asegúrate que está claramente especificada la información que necesitas, o que pretendes (el asunto aquí es clave) y los plazos.

Desde la perspectiva de receptor de mensajes:

• Si te llega un email demasiado largo, no te dé pereza contestar diciendo que añadan un pequeño resumen al principio con los puntos clave, para situarte mejor. Esto es preferible a procrastinar su lectura.
• Pregúntate si tienes necesidad de responder a todo el mundo, evita crear círculos de emails contestando CC's. También es importante decidir si el email es la mejor manera de contestar...¿el teléfono no es más efectivo según que sea?
• Tiempo de respuesta… debes cuidar que sea rápido en temas importantes, pero no te obsesiones en que siempre debes ser rápido. Recuerda que el email es un medio de comunicación asíncrono. Si siempre eres rápido, la gente esperará que seas rápido, por lo que quedarás atrapado en una trampa que tu mismo habrás creado.

Para terminar, recuerda que debes predicar con el ejemplo, así que no exijas lo que tu no haces… aplicarte este principio ya es un buen comienzo.