GTD es para gestionar las cosas que no haces

Ser productivo significa ser capaz de enfocarte en la mejor tarea posible. No todas las tareas pendientes son iguales. Hay muchas que no aportan mucho valor a tu vida, como contestar correos y responder preguntas ad-hoc de tus compañeros. También hay unas pocas acciones que realmente marcan la diferencia; tareas que te acercan hacia tus objetivos. Es lógico enfocarte primero en estas tareas de alto valor y luego dedicar tiempo a tareas menos importantes.

El problema es que no siempre tienes claro cuáles son estas tareas clave. Tu cerebro da relativamente más prioridad a tareas que dan resultados rápidos y menos a las tareas con beneficios a largo plazo. Además, con el gran volumen de trabajo que tienes, es difícil encontrar la aguja en el pajar.

Lo he dicho muchas veces en este blog, hay más trabajo que horas. Incluso cuando mantienes una lista completa de todos tus compromisos—lo recomiendo—verás que esta lista crecerá, simplemente porque el volumen de tareas que recibes es más grande que las acciones que finalizas.

Dos listas

Tengo un consejo para ti que soluciona este problema. En lugar de trabajar con una lista grande de tareas, es mejor tener al menos dos listas:

1. La lista de tareas activas contiene todas las tareas con un compromiso de finalizarlo en la próxima semana.
2. La otra lista, llamado esta semana no¹ contiene todas las cosas que quieres hacer, pero de las cuales ya sabes de antemano que no puedes dedicarles tiempo durante la semana que viene.

Revisa las acciones que actualmente tienes en tu lista de tareas y hazte esta pregunta: ¿Realmente voy a tener la posibilidad de hacerlo durante la semana que viene? Si la respuesta es No, mejor sacar esta tarea de la vista para poder trabajar con menos opciones durante la semana.

La Paradoja de Elección nos ha enseñado que tener más opciones no siempre es mejor, especialmente cuando se trata del trabajo pendiente.

La palabra importante aquí es compromiso. En mi lista de tareas activas sólo quiero ver las tarea que realmente voy a hacer. Todo lo de más, lo aparco hasta más tarde en la otra lista, porque no son para esta semana.

GTD es, más que nada, para gestionar todas las acciones que no hago en este momento.

1. Algún día/Quizás en GTD ↩

Imagen Lista cortesía de Shutterstock